Kooperatiflerin Kullanacağı Muhasebe Programı Nasıl Olmalıdır ?

Kooperatiflerin Kullanacağı Muhasebe Programı Nasıl Olmalıdır ?

Mali Müşavir Evren ÖZMEN-info@ozmconsultancy.com

Günümüzde paket muhasebe ticari programlarının hızla modası geçerken SAAS dediğimiz tarzda programlar bir çok noktada karşımıza çıkmaktadır. Bu anlamda kooperatiflerin kullanacağı programda kendimce olması gereken özellikleri yazdım. Bunların tamamını bir muhasebe programında beklemek mümkün olmadığını biliyorum. Ancak  bence artık kullanılan programların bir anlamda hem satın alma-hem crm-hem muhasebe- hem de finans programı aynı zamanda icra takip programı olması gerekiyor. Hepsinin aynı programda olması mümkün olamayacağı için en azından bu tarz programlar ile uyumlu çalışacak bir alt yapısı olması bence önemli

 

Ekran Resmi 2018-11-11 11.06.31

1- Genel Kurulda alınan kararlara istinaden alınan ödeme kararlarını bir seferde döneme yayarak tahakkuk edebilmelidir.

2-Banka hareketlerini otomatik olarak ortakların carilerine işleyebilmelidir.

3-İşletme Projesi/Tahmini Bütçeyi muhasebe programına yüklemek mümkün olmalı ve yüklenen tahmini bütçe ile fiili durumu kontrol edebilmelidir. Tahmini bütçede yazan hesap kalemleri dışında gider hesabı açmak için yönetici onayı gerekli olmalıdır.

4-Vade farklarını tahsil edilirken ana para faiz ayrımını doğru yapmalıdır.

5-Vade farklarını doğru hesaplamalıdır. Bileşik faiz hesaplaması yapmamalı, faize faiz tekrar hesaplamamalıdır.

6-Düzenli aralıklar ile ödemesini yapmayan ortaklara mail göndermesi gerekmektedir. Mail gönderilmesi için onay verilmesine gerek olmayıp, her ayın belli tarihlerinde kendisi göndermelidir.

Ekran Resmi 2018-11-11 11.12.33.png

7-Ortakların kişisel bilgilerinin tutulması için alanlar olması gerekmektedir. Ortağın ve vekalet verebileceği herkesin imzası sistemde taranmış olarak bulundurulmalı ve genel kurul günü gerektiği takdirde imza taraması yapabilmelidir.

8-Alacak raporunu haftalık olarak yönetim kurulu ve ilgililere göndermelidir. Alacak raporunun formatı basit sade anlaşılabilir ve grafikli olmalıdır.

9-Yönetim ve Denetim kurulu raporlarını bakanlık formatına uygun olarak hazırlayabilmelidir.

10-Ana sözleşmeye göre üç ayda bir hazırlanması gereken denetim raporu programdan çıkartılabilmelidir.

11-Denetim kurulu raporunun hazırlanması ile ilgili denetim kurulu üyelerinin mail adreslerine hatırlatma mailleri göndermelidir. Maile dönüş olmadığı takdirde tekrar gönderilmelidir.

12-Yönetim kurulu raporunun aslında koop bis sistemi üzerinden hazırlanması gerekmektedir. Ana sözleşmeye göre bu raporların hazırlanma süreleri genel kuruldan en az 15 gün önce olduğu için muhasebe programı yönetim kurulu ve ilgililere hatırlatma maili göndermelidir.

13-Hazır un cetvelini bakanlığın formatına göre hazırlamalıdır.

14-Koop bis sistemine ortakların bilgilerini muhasebe programından otomatik aktarmalıdır.

15-Ödemesini zamanında yerine getirmeyen ortakların ihtarname ve uyarı yazılarını herhangi bir komuta gerek kalmadan düzenli olarak hazırlayıp, yönetim kurulu ve avukatlara mail olarak otomatik göndermelidir.

16- Günlük Kasa ve Tahsilat raporunu otomatik olarak her sabah ilgililere mail atmalıdır.

17-Satıcı faturalarının girişinde vade alanını doldurmadan kayıt edilmesine imkan vermemeli, bu sayede sistemden haftalık aylık ödeme tabloları çıkartılmalıdır.

18-Muhasebe programı içinde vergi ödenebilmesi mümkün olabilmelidir.

19-Gider faturaları taranarak muhasebeleştirilebilmeli, ayrıca manuel evrak girişi olmaması gerekmektedir.

20-Muhasebe programı içinde satın alma yaparken teklif toplanabilmeli, trusted supplier gibi bir bölümde bulunan satıcılardan sadece alım yapılabilmelidir.Bu konu kooperatiflerde son derece önemli olup,  şaibe olmaması açısından gereklidir.

21-Yönetim kurulu onayları ve banka çıkışları mutlaka sistem içinde banka ile entegre olarak giriş-onay şeklinde olmalıdır. Ödemelere onaya düşmeli ödeme yetkisi olanlar sistemden onaylamadığı sürece ödeme çıkmamalıdır.

22-Muhasebe programı tarafından hazırlanan aylık gelir-gider , nakit girişi-çıkışı gibi raporlar. Yönetim kurulunun uygun gördüğü zaman aralıkları ile ortakların mail adreslerine gönderilmelidir.

23-Muhasebe programı üzerinden sadece mali konular değil, diğer bazı hatırlatmalar ( emlak vergisi , kutlama v.b. ) mailing yapılabilmeli. Bu mailler hem genel hem de kişinin bilgilerine göre özelleştirilebilmelidir.

Ekran Resmi 2018-11-11 11.03.27.png

24-Kooperatif ortaklarının meslek gruplarından yaş aralıklarına, çocuk sayılarına v.b. bütün dataları toplanmalı ve demografisi yönetim kuruluna bilgi olarak sunulabilmelidir.

25-Maillerin altına kişisel verilerin korunması ile ilgili bilgilendirme notları eklenmelidir.

26-Düzenli aralıklar ile anket yapmalıdır veya Survey Monkey gibi programlar ile entegre çalışabilmelidir.

27-Tahsilat noktasında daha verimli olunabilmesi adına raklet programı örnek alınabilir.

28-Mailchimp alt yapısı kullanabilmesi ve oradaki şablonlar üzerinden mailing yapılması kolay hale getirebilir. Ortaklar edinilen bilgilere göre segmente edilerek mail gönderilebilir.

29-Dönemsel olarak kooperatifte olan gelişmeleri https://www.getrevue.co/ üzerinden newsletter gibi gönderilebilir. Örnek olarak inşaat aşamasında ise beton döküldü v.b. oturum aşamasında ise sitemizde şu işler yapıldı gibi. Bu news letterin düzenli gönderilmesi ortaklar ile yönetim arasında iletişimi artıracak ve sorunların çözülmesinde fayda sağlayacaktır.

30-Aylık Bordro raporu adı altında bir rapor çıkarabilmeli , bu rapor sadece rakamlardan değil, departman bazında hangi departmanın maliyeti ne kadar ? ödenen ücretin ne kadarı ssk ne kadarı vergi göstermesi gereklidir.

Kooperatif Muhasebe programı.png

31-Aynı şekilde dış kaynak kullanımı yapılan yerlerde güvenlik, temizlik ve peyzaj için ödenen faturalarda bu rapora eklenip, çıkarılabilmeli, dış kaynak iç kaynak kullanımı karşılaştırılması da yapılabilmelidir.

32-Mutabakatların otomatik ve sistem üzerinden kendiliğinde e- mutabakat şeklinde yapılması zaten olmaz ise olmazdır.

33-Çek ve senet ile tahsilat var ise sistemde alınan çekin senetin vadesine göre gecikme faizi hesaplanabilmesi mümkün olmalıdır.

34-Kooperatifin sözleşmeleri mutlaka sisteme girilmeli, sözleşmelerin damga vergilerinden , son tarihleri, ödeme şartlarındaki değişiklikler v.b. parametler programa tanımlanmalı, unutulan ve kendiliğinde uzayan sözleşmeler olmamalıdır.

35-Kooperatifin kira gelirleri ile ilgili olarak ise de aynı şekilde sözleşme kira artış tutarlarını otomatik olarak ekleyip kira tutarını sözleşmeye göre kendi hesaplamalıdır.

36-Programın herhangi bir paydaşına tahsilatlar konusunda insiyatif vermemeli, bütün süreçleri otomatikleştirmelidir.

37-Program üzerinden satın alma yaparken – talep girme- teklif toplama- onaya düşme-onaylanma-ödeme- süreçleri giriş onay şeklinde ve süresinde yapılmayan işlerin bir üstüne bekleyen iş diye raporlanacak şekilde kurgulanması gerekmektedir.

38- Kat maliki/ortak/ üye şifre ile kendi ödemelerini ve bildirimlerini hem cep telefonundan hem de internet sayfasından görebilmeli ödeme yapabilmelidir.

39-Hasarlarda Sigorta talebi otomatik açılmalı sistemden sigortaya program üzerinden gönderilebilmelidir.

40-İcratek v.b. programlar ile uyumlu çalışabilmesi gerekiyor.

41-Gib sistemine bağlanarak sistem için beyanname onaylama, görüntüleme ve ödeme mümkün olmas gerekmektedir.

42-Sgk sistemine bağlanarak işe giriş, işten çıkış, prim hizmet bildirge onay, iptal v.b. yapılması gerekmektedir.

43-Trellodaki gibi görev dağıtımı ve son tarih eklenebilir.

Şu an için aklıma gelenler bunlar , yeni bir husus aklıma gelir ise ekleyeceğim. Sizler de önerilerinizi yazarsanız memnun olurum

Saygılarımla

[contact-form-7 404 "Not Found"]

 

Kooperatiflerde ön muhasebe personelinin önemi ve görev tanımı- MALİ MÜŞAVİR EVREN ÖZMEN

Kooperatiflerde ön muhasebe personelinin önemi ve görev tanımı- MALİ MÜŞAVİR EVREN ÖZMEN

info@ozmconsultancy.com

Ekran Resmi 2018-04-26 14.08.10.png

Bilindiği üzere kooperatifler gerek mevzuat gerek faaliyet konuları kapsamında limited ve anonim şirketlerden ayrılmaktadır. Bu nedenle ön muhasebe personelinin yeterliliği kooperatifin başarısında önemli rol oynar.

Bu nedenle kooperatiflerde ön muhasebe firmalardaki ön muhasebe işlemlerine göre zaman zaman farklılık arz etmektedir.

Kooperatiflerde ön muhasebe personelinin genel olarak yapması gereken iş ve işlemler aşağıda sıralanmış olup, tereddüt uyandıran hususlarda tarafımızla iletişime geçilmesini rica ederiz.

1 Logo

  • Ön muhasebe personelinin günlük olarak banka giriş ve çıkışlarını kontrol etmeli, kooperatifte ön muhasebe programı var ise muhasebe programına işlemeli, ön muhasebe programı yok ise excel sayfalarına ortakların carilerini günlük olarak yazması gerekmektedir. Kasadan tahsilat kesinlikle yapılmamalıdır. Ofis programlarına hakim olması gerekmektedir.

Ekran Resmi 2018-04-26 14.15.26.png

  • Banka ekstreleri banka tarafından aynı anda hem mali müşavirlik firmasına hem de ön muhasebe personeline gönderilmesi gerekmektedir.
  • Ortaklar ile ilişkilerinde her zaman kibar ve problem çözme yanlısı olup, kesinlikle ortaklar ile tartışmaya girmemelidir. Cari hesap ekstrelerini ortaklar ile düzenli olarak paylaşmalıdır. Ödemesini aksatan ortaklara yönetim kurulunun belirlediği şekil ve zamanlarda iletişime geçmelidir.

Ekran Resmi 2018-04-26 14.16.35.png

  • Zorunlu olmadığı takdirde problemleri yönetim kurulu görüşme talebine gelmeden çözmelidir.
  • Günlük olarak kasa, banka ve ödeme, tahsilat listelerini yönetim kurulu ile paylaşılmalıdır.
  • Yönetim kurulu toplantılarının duyurusunun ve gündeminin ilgililere gönderilmesi, takiplerinin yapılması gerekmektedir

Ekran Resmi 2018-04-26 14.17.20.png

  • Ortaklarla ve 3. Kişiler ile mutabakatların düzenli olarak yapılması gerekmektedir
  • Yönetim kurulu karar defterine kararların danışmanların görüşü alınarak yazılması ve imzalarının takibinin yapılması gerekmektedir.
  • Kooperatif ortaklarının dosyalarının muntazaman tutulmasını sağlanması, eksik bilgi ve belgelerin zamanında tamamlanması gerekmektedir. Kooperatif ortaklarının ihraç sürecinde eksik bilgi belge nedeni ile ihraç zaman zaman mümkün olamamaktadır.

Ekran Resmi 2018-04-26 14.18.45.png

  • Ortaklar defterinin güncel tutulması ve genel kurul öncesi hazirun cetvelinin ortaklar defterine uygun girilmesi gerekmektedir.
  • Ortakların isimlerinin koop-bis sistemine eksiksiz girilmesi gerekmektedir.
  • Mali Müşavir ve Avukatı ile sürekli iletişim halinde olması , tereddüt ettiği noktalarda mutlaka bilgi alması gerekmektedir.
  • Kooperatifin sözleşme süreçlerinde danışmanlara gönderilmesi, danışmanların notlarını müteakip yönetim kurulu ile paylaşılması, gerekli kararların alınması ve sözleşmeler için ayrı bir dosya açılması gerekmektedir.

 

  • Kooperatif merkezine gelenlerin ve arayanların günlük olarak yönetim kurulu ile paylaşılması gerekmektedir.
  • Kooperatife ait mail adresi üzerinden, kooperatifi temsil ettiğini bilerek kurumsal ve kibar şekilde mail göndermesi gerekmektedir. Yönetim kurulu ile paylaşılacak gizli dosyaların mutlaka şifrelenmesi gerekmektedir.
  • Gelen ve giden evrak defterini son derece titiz olarak tutulması gerekmektedir.

Bilgilerinize sunarız

Saygılarımızla

Mali Müşavir Evren ÖZMEN- info@ozmconsultancy.com

[contact-form-7 404 "Not Found"]