Hesap Dönemi, Bilanço ve Netice Hesapları:

Madde 68- Kooperatifin hesap dönemi takvim yılıdır. İlk faaliyete geçildiği yıldaki hesap dönemi kooperatifin kurulduğu tarihten baslar ve ayni yılın 31 Aralık tarihinde sona erer. Yönetim kurulu her yıl 31 Aralık tarihi itibariyle envanter yapar, bilançoyu ve gelir-gider farkı hesaplarını hazırlayıp genel kurul toplantısından en az bir ay önce denetim kurulu üyelerine verir. Denetim kurulu üyeleri bunları en çok on gün içinde inceleyerek müştereken düzenleyecekleri raporla birlikte yönetim kuruluna iade ederler. Bilanço ve netice hesapları genel kurul toplantısından en az 15 gün önce kooperatif merkezinde ortakların incelemesine sunulur ve isteyenlere birer sureti verilir,

Muhasebe Usulü:

Madde 69- Kooperatifin hesapları, genel kabul görmüş muhasebe prensip ve usullerine uygun olarak tutulur ve mali durum tabloları buna uygun şekilde hazırlanır.

Gelir Gider farkı ve Dağıtımı:

Madde 70- Gelir-gider farkı genel kurulca onaylanan yıllık bilançoya göre tespit edilir. yönetim ve denetim kurulu üyelerine gelir-gider farkından pay verilemez ve kooperatif yalnız ortakları ile işlem yapar. Gelir-gider müspet farkının % 1’i, bilanço tarihinden itibaren üç ay içinde 1163 sayılı Kanunun 94’ncü maddesi uyarınca Sanayi ve Ticaret Bakanlığı emrindeki fona yatırılır. Ortaklarla yapılan işlemlerden doğmuş bulunan geri kalan farkın tamamı yedek akçe olarak ayrılır. Yedek akçeler ortaklara dağıtılamaz. Gelir-gider farkı menfi olduğu takdirde, ortaya çıkan açık yedek akçelerden, bunun yetmemesi halinde ortak sermaye paylarından ve 71’nci maddeye göre oluşturulan özel fondan karşılanır.

Özel Fon:

Madde 71- Kooperatif ortak dışı işlemlerde bulunmuş ise, 70’nci madde gereğince fon için ayırım yapıldıktan sonra, geri kalan müspet farkın tamamı kooperatifin gelişmesine yarayacak islerde kullanılmak üzere özel bir fon hesabından toplanır. Bu fonda toplanan hasılanın kullanımına ilişkin esaslar genel kurulca kararlaştırılır.

Borç Senetlerinin Takibi:

Madde 72- Kooperatifçe, borç taksitleri veya ara ödemeleri karşılığında ortaklardan alınan borç senetleri için, ortaklara, bunların ödenme tarihi ve tutarlarını gösteren imzalı ve mühürlü bir alindi belgesi verilir. Bu senetler, muhasebe kayıtlarına geçirilir. Senetlerin ciro edilmesinde besiretli bir tacir gibi davranılır.

Devir Teslim Tutanağı:

Madde 73- yönetim kurulu üyeleri ve memurları, görev devir ve teslimleri sırasında, sorumlulukları altındaki para, mal, defter, belge ve diğer kooperatif varlıklarını bir tutanakla yeni görevlilere teslim etmekle yükümlüdürler.

Avanslar ve Ödemeler:

Madde 74- Kooperatifin amaç ve isleri dışında avans verilemez ve ödeme yapılamaz. Her türlü ödemelerin geçerli belgelere dayandırılması şarttır. Verilecek avansin sebebi, miktarı, süresi, geri alınma şartları, kapatılması şekli ile kasada günlük olarak bulundurulacak azami para miktarı ve kooperatif parasının amaçlara uygun şekilde değerlendirilmesi usulü yönetim kurulu tarafından belirlenir.

Kooperatifin Aczi Halinde Yapılacak İşler:

Madde 75- Kooperatifin aciz halinde bulunduğunu kabul ettirecek ciddi sebepler mevcut ise, yönetim kurulu piyasada cari fiyatlar esas olmak üzere, derhal bir ara bilançosu tanzim eder. Son yılın bilançosu veya daha sonra yapılan bir tasfiye bilançosu veyahut da yukarıda sözü geçen ara bilançosu kooperatif mevcudunun borçlarını artık karşılamayacağını gösteriyorsa yönetim kurulu Sanayi ve Ticaret Bakanlığına durumu bildirerek genel kurulu derhal olağanüstü toplantıya çağırır. Son yılın bilançosunda kooperatif varlığının yarısı karşılıksız kalırsa yönetim kurulu derhal genel kurulu toplantıya çağırarak durumu ortaklara arz eder. Aynı zamanda ilgili mahkeme ile Sanayi ve Ticaret Bakanlığına bilgi verir. Mali durumun düzeltilmesinin mümkün görülmesi halinde yönetim kurulunun veya alacaklılardan birinin isteği üzerine mahkeme iflasın açılmasını erteleyebilir. Bu takdirde, mahkeme mevcutlar defterinin tutulması, yönetim memuru (yediemin) atanması gibi kooperatif varliginin korunmasına ve devamına yarayan tedbirleri alır.

DEFTERLER:

Tutulacak Defterler:

Madde 76- Kooperatifte aşağıdaki defterlerin tutulması zorunludur.

1. Yevmiye defteri,

2. Defteri kebir,

3. Envanter defteri,

4. Karar defteri,

5. Ortaklar defteri.

Kooperatifçe bu defterlerden başka, kasa defteri ile isin mahiyet ve öneminin gerektirdiği diğer defterler de tutulur.

Yevmiye Defteri:

Madde 77- Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin belgelerden çıkarılarak tarih sırasıyla ve madde halinde düzenli olarak yazılmasına mahsus defterdir.

Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır.

a) Madde sıra numarası, (Makine ile tutulan muhasebelerde zorunlu değildir.)

b) Tarih,

c) Borçlu hesap,

d) Alacaklı hesap,

e) Meblağ, (yardımcı hesaplara taksim edilenlerin, izahat sütununda gösterilmesi şarttır.)

f) Her kaydın dayandığı belgenin türü, tarihi ve numarası, Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar hakli sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilemez. Yevmiye defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmek şarttır.

Defteri Kebir:

Madde 78- Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir surette hesaplara dağıtılan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

Defteri kebirdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri ihtiva etmesi şarttır.

a) Tarih,

b) Yevmiye defteri madde numarası,

c) Meblağ,

d) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.

Envanter Defteri:

Madde 79- Envanter defterine, kooperatifin açılış tarihinde ve müteakiben her hesap dönemi sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur. Kanunda aksine hüküm olmadıkça hesap dönemi sonu için çıkarılacak envanter ve bilançoların ertesi hesap döneminin ilk üç ayı içinde tamamlanmış olması gerekir. Envanter defterine geçirilen envanter ve bilanço yönetim kurulunca imza ve notere ibraz olunur. Noterce son kaydın altına (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmek şarttır.

Karar Defteri:

Madde 80- Karar defterine genel kurul ve yönetim kurulu tarafından görüşmeler sonucunda verilen kararlar yazılır. yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri olarak ayrı ayrı tutulur. Genel kurul karar defterine yönetim kurulunca aslına uygunluğu tasdik edilmis olarak genel kurul tutanakları yazılır veya yapıştırılır.

Ortaklar Defteri:

Madde 81- Ortaklar defterine, her ortağın adi soyadı, is ve konut adresi, kooperatife giriş ve çıkış tarihleri ile yatırdığı veya çektiği paralar tarih sırasıyla yazılır. çıkarılan ortaklarla ilgili çıkarma kararının gerekçeli olarak bu deftere yazılması ve çıkarma işleminin kesinleştiği tarihin gösterilmesi gerekir.

Defterleri Tasdik Ettirme Yükümlülüğü:

Madde 82- Kooperatifin tutmak zorunda olduğu yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve her iki karar defteri kullanılmaya başlanılmadan önce Notere ibraz olunur. Noter bu defterleri mühür ve imzasıyla tasdik eder.

Defter ve Belgelerin Saklanması:

Madde 83- Kooperatifle ilgili yazı, mektup, telgraf, fatura, cetvel, senet, makbuz, tutanak, şartname, proje, hakediş, fiş gibi belgelerle ödemeleri gösteren belgeler, mukavele, taahhüt, kefalet, sair teminat senetleri ve mahkeme ilanları gibi belgeler muntazam bir şekilde dosya halinde muhafaza edilir. Bu belgelerle defterler son kayıt tarihinden itibaren on yıl geçinceyse kadar saklanır Kooperatifin sona ermesi halinde ilgili belgeler saklanmak üzere kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki il Sanayi ve Ticaret Müdürlüğüne tevdi olunur.