Kooperatif Genel kurul gündeminin ve belgelerinin hazırlanması:

Genel olarak olağan genel kurullarda hazırlanması zorunlu olan belgeler şunlardır:

1. Gündem(EK. 3)
2. Yönetim kurulu yıllık çalışma raporu.(EK. 4)
3. Denetçiler raporu.(EK. 5)
4. Bilanço, envanterve gelir-gider hesabı.
5. Çalışma programı ve tahmini bütçe.
6. Ortaklar cetveli (hazirun cetveli).
7. Gündemde yer alan konulara ait diğer belgeler.

(Yukarıda belirtilen belgeler en az 5’er nüsha olarak hazırlanmalıdır.)

Gündemin hazırlaması:

Gündem genel kurulda görüşülerek kararı alınacak konuları içerir. Gündemi çağrı yapan organ hazırlar. Gündemde genel kurul kararını gerektiren bütün konuların bulunması gerekir. Özellikle Kooperatifler Kanununun 42. ve Anasözleşmenin 23. maddesinde sayılan “genel kurulun devir ve terk edemeyeceği yetkiler” kapsamındaki iş ve işlemler söz konusu ise muhakkak bu hususların gündemde bulunması zorunludur. Aksi halde bu yetki kararları alınmadan yetkilerin kullanılması “yetki tecavüzü” olduğundan suç oluşturur.[1]

Kooperatif ortakları, gündemde yer alan konulara göre genel kurula iştirak edip etmeyeceklerini belirlediğinden, gündem maddelerinin hiçbir duraksama ve kuşkuya fırsat vermeyecek şekilde açıkça yazılması gerekir. Aksi halde görüşülerek karar alınan konu hakkında daha sonra bir itiraz (bozma davası) söz konusu olduğunda, gündemde olmayan yada gündemde açıkça yazılı olmayan konuların görüşülüp karar alınamayacağı nedeniyle bu konuda alınan kararın iptali (bozulması) söz konusu olabilmektedir.

Kooperatif ortakları genel kurulda görüşülüp karara bağlanacak konuları ancak gündemle öğreneceklerinden toplantı çağrısına ve ilan yapılıyor ise ilana gündem yazılır.

Gündemde yazılı olmayan konular görüşülemez.[2] (Buna “gündemin muayyenliği” veya “gündeme sadakat ilkesi” denir.) Ancak dörtten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az 20 gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme konulması zorunludur. Bu talebin müştereken (Anasözleşmeye göre noterden) yapılması gerekir.[3] (EK. 6)

Gündemde olmayan hususların görüşülmemesi ilkesinin bazı istisnaları söz konusudur. Şöyle ki; Kooperatife kayıtlı ortaklardan en az 1/10’unun gündem maddelerinin görüşülmesine geçilmeden önce yazılı ve müştereken teklifte bulunmaları halinde;

1. Hesap teknik komisyonunun seçilmesi.
2. Bilançoincelemesinin ve ibranın geriye bırakılması.
3. Çıkan ve çıkarılan ortaklar hakkında karar alınması.
4. Genel kurulun yeni bir toplantıya çağırılması.
5. Kanun, anasözleşme ve iyi niyet esasları ile genel kurulkararlarına aykırı olduğu ileri sürülen yönetim kurulu kararlarının iptali.
6. Yönetim kurulu üyeleri ile denetçilerin azli ve yerlerine yenilerinin seçilmesi.

ile ilgili hususlar genel kurula katılanların yarıdan bir fazlasının kabulü ile gündeme alınır.[4]

Olağan genel kurul gündeminde bulunması gereken konular:

Olağan genel kurul gündeminde aşağıdaki maddelerin bulunması gerekir.

1. Açılış ve başkanlık divanı teşkili.
2. Saygı duruşu.
3. Yönetim, denetim, tasfiye memurları, üst birlik kurulları tarafından verilen raporların okunması.
4. Bilanço, envanterve gelir-gider farkı hesaplarının incelenmesi, kabulü veya reddi.
5. Yönetim Kuruluile Denetim Kurulu üyelerinden eksilenler varsa yerine yenilerinin seçilmesi  ile yıl içinde  yedeklerle tamamlanamayan yönetim ve denetim kurulları tarafından atanan yönetim ve/veya denetim kurulu üyelerinin genel kurulun onayına sunulması.
6. Süresi biten yönetim ve denetim kuruluüyeleri ile tasfiye memurlarının seçilmesi.
7. Gelecek yılın bütçeve çalışma programının görüşülmesi ve karara bağlanması.
8. Gerekli görülen diğer hususlar. (Bu maddenin kapsamı genel kurulun devir ve terk edemeyeceği yetkiler ile yönetim kurulunun gerek gördüğü konuları kapsar.)[5]

KK’nın 42. maddesinde genel kurulun devir ve terk edemeyeceği yetkiler 8 madde halinde belirtilmiştir. Bunlardan 5. kanun veya anasözleşme ile genel kurula tanınmış olan konular hakkında karar vermektir. Diğer taraftan kooperatif anasözleşmesinin 23. Maddesi de aynı amaçla düzenlenmiştir. Bu hususlara uyulması zorunludur. Ayrıca kooperatifin durumuna göre aşağıdaki hususların da genel kurul kararını gerektirmiş olması nedeniyle bu konularla ilgili bir karara ihtiyaç var ise, bu hususa da gündemde yer verilerek karar alınması gerekir.

Bu hususlar;

1. Anasözleşmenin değiştirilmesi söz konusu ise gündeme değiştirilecek madde numaraları yazılır.[6] (Daha evvel Bakanlıktan ya da İl Müdürlüğü’nden değişiklik için izin alınmış olmalıdır. Faaliyet süresinin uzatılması, faaliyet konusuna yeni hükümler eklenmesi, unvan değişikliği gibi konularda bu kapsamdadır.)
2. Anasözleşmenin bir yasaya intibakı gerekiyor ise,
3. Yönetim, denetim, üst birlik ve hesap tetkik komisyonu üyelerinin seçilmesi gerekiyor ise,
4. Kooperatifin üst kuruluşa (Kooperatifler Birliğine) girmesi ve temsilci seçmesi gerekiyor ise,[7] (mevzuatta üst birlikten çıkılmasının genel kurulkararını gerektirdiğine dair bir hüküm olmadığı halde, üst kuruluşa girilmesinin genel kurul kararını gerektirmiş olması nedeniyle, üst kuruluştan çıkmanın da genel kurul kararını gerektirdiği doğrultusunda bir görüş mevcuttur. Kişisel olarak bu görüşe katılmamakla beraber böyle durumlarda bir anlaşmazlığın oluşmaması için üst kuruluştan çıkma ile ilgili de genel kuruldan karar alınması yerinde olacaktır.)
5. Kamu kurum ve idareleri herhangi bir iş ve işlem için genel kurulkararı istiyor ise,
6. Çıkarılan ortak genel kurula itiraz etmiş ise,
7. Azlık genel kurulistemiş ve gündemde yer almasını istediği hususları belirtmiş ise,
8. Ödemelerini zamanında yapmayan ortaklara vade farkı uygulanmak isteniyor ise, (Ortakların yapacakları ödemelerin miktar, zaman ve ödeme şartları ile gecikme halinde uygulanacak esasları tespit etmek genel kurulun devir ve terk edemeyeceği yetkileri arasında olması nedeniyle, gecikme farkıile ilgili bu kapsamda karar alınabileceği gibi, ayrı bir gündem maddesi ile de bu kararın alınması mümkündür.)
9. Yeni giren ortaklardan farklı bir ödeme isteniyor ise,[8] (Bu kapsama; mevcut ortaklardan daha fazla ödeme istemi ile birlikte belirlenen bu ödemelerin ödeme esasları da bu kapsamdadır.)
10. Çıkan veya çıkarılan ortaklara yapılacak ödeme geciktirilmek isteniyor ise,[9] (Kooperatifin mevcudiyetini tehlikeye düşürebilecek iadeve ödemelerin genel kurul kararıyla ve üç yılı aşmamak koşuluyla geciktirilmesi mümkün olduğundan, şartlar bu doğrultuda ise bu konu ile ilgili karar alınabilir.)
11. Bağışyapılması gerekiyor ise,
12. Yönetim ve denetim kuruluüyelerine ücret, huzur hakkı, tahsisat vs. ödentiler yapılmak isteniyor ise, (Uygulamada bu ödentiler bütçede belirtilip, genel kurul tutanağına yazılması suretiyle yerine getirilmektedir. Ancak bakanlık bu hususun gündemde ayrı madde olarak görüşülmesini istediğinden ayrı madde olarak gündemde yer alması gerekir.)
13. Ortakların ödemeleri (Bu kararın ödeme miktar, zaman ve şartlarını belirtir şekilde alınması gerekir.)[10] Şartların kapsamında ödemelerin senede bağlanarak yerine getirilmesi, vade farkı ödenmesi, kısmi ödemelerin önce ana borca ya da faize mahsupedilmesi gibi uygulamada duraksama yaratacak konulara açıklık getirilir.
14. Sabit fiyatla (bedelle) ortak alınmak isteniyor ise,
15. 15. Kamu kurum ve idarelere taahhüt verilmesi, teminatve ipotek verilmesi, ipoteğin kaldırılması, kredi ve borç alınması, arsanın tevhit, terk, terkin ve ifraz işlemleri yapılmak isteniyor ise.
16. 16. Arsa alımında ve satımında takip edilecek usül ile alınacak arsanın yerini ve azami fiyatını, satılacak arsanın asgari fiyatını belirlemek için arsa alımı ile ilgili veya arsa satımı ile ilgili karar alınması.[11]
17. 17. Proje ile imalatve inşaat yaptırılma yöntemi ile ilgili karar alınması,
18. 18. Ortaklara tercihli tahsisusulü ile konut (veya işyeri) tahsis edilmek isteniyor ise,[12]
19. 19. Genel hizmet tesislerinin sayı, cins ve özellikleri belirtilmek isteniyor ise.
20. 20. Kur’a yönetmeliği hazırlanmış ise, (kural olarak yapı kooperatiflerinde yer belirlemesi noter huzurunda çekilen kur’a yöntemiyle yerine getirilmekle birlikte, bu belirlemede birden çok yeri olan kişilerin yan yana gelmesi, ya da bazı kişilerin kur’aya girmeden yer seçmesi gibi uygulamalar düşünülüyor ise, bu hususun daha önceden genel kurulca karara bağlanması gerekmektedir. Aksi halde, yani bütün ortaklar eşit şekilde kur’a ya giriyor ise kur’a yönetmeliğinin genel kurulca karara bağlanması gerekmemektedir.)
21. 21. Hazırlanan yönetim planında özellik arz eden bir durum söz konusu ise, (yapı kooperatiflerinde kat irtifakının kurulması sırasında tapuya ibrazı ve tescili gereken yönetim planı her ne kadar KMK’nın 12. ve 28. maddelerine göre hazırlanmakta ise de, günümüzde çoğu kooperatifin işletme sürecinde daha iyi yönetilmesi için işletme kooperatifi olarak tür değiştirdiği görüldüğünden, bu esası da göz önünde tutarak hazırlanan Site Yönetim Planlarındaki özelliklerin bütün ortaklar tarafından bilinmesi uygun düşmektedir.
22. 22. Bazı kişilerin kur’aya iştirak ettirilmeden tercihli olarak konut seçme hakkı tanınması isteniyor ise,
23. Herhangi bir konu için özel ibraya gereksinim var ise,
24. Ortaklığa kabul edilmeyen kişi, denetçiler aracılığı ile genel kurula müracaat etmiş ise,
25. Konut, işyeri ve ortak sayısının tespiti konusunda karar alınması,
26. Bakanlıkça görüşmesi istenen hususlar,[13] (Bakanlığın görüşülmesini istediği hususların özetle gündemde belirtilmesi gerekir. Zira ortaklar daha evvel bu şekilde haberdar olmak suretiyle genel kurula iştirak edip etmeyeceklerini kendileri değerlendirebilirler.)
27. 4’ten az olmamak üzere ortakların en çok 1/10’u tarafından genel kurultoplantısından en az 20 gün önce yazılı olarak bildirilmiş konular var ise.
28. Gelir-gider farkının ortaklara dağıtılması isteniyor ise, (Bazı kooperatiflerin fazla taşınmazlarını satarak satış gelirini ortaklarına dağıtmaları söz konusu olduğu gibi, bazı kooperatiflerin da gelir fazlası olduğu taktirde bu gelirler fazlalarını ortaklara dağıtmaları mümkün olabilmektedir. Bu şekilde bir dağıtımdüşünülüyor ise, KK’nın 38, 39. maddeleri ile Anasözleşmenin 68. maddesinde belirtilen hususlar göz önünde tutulmak suretiyle dağıtım kararının genel kurulca alınması zorunlu bulunmaktadır.)
29. Kooperatifin dağılması veya başka bir kooperatifle birleşmesi gerekiyor ise,
30. Kooperatifin tür değiştirmesi gerekiyor ise, (Yapı kooperatiflerinin amacını gerçekleştirdikten sonra KK’nın 81. maddesine göre işletme kooperatifi olarak tür değiştirmesi mümkün olduğu gibi, Bakanlığın belirttiği tebliğe uygun olarak gerekli işlemleri yapması halinde anonim şirkete dönüşmesi veya bir anonim şirketle birleşmesi de mümkün olabilmektedir. Bu şekilde bir uygulama düşünülüyor ise genel kurulöncesi yapılması gereken prosedürler tamamlanarak bu konunun genel kurulca karara bağlanması gerekmektedir.)
31. Ortakların mevcut kişiler sorumluluklarının ağırlaştırılması ve ek ödeme istenilmesi söz konusu ise,
32. Haklarında kamu davası açılmış yönetim kuruluüyelerinin görevine devam edip etmeyecekleri konusu, (KK’nın 56. maddesine göre yönetim kurulu hakkında kamu davası açılmış ise bu hususun ilk genel kurulda gündem maddesi yapılarak bu yönetim kurulu üyelerinin görevine devam edip etmeyeceği hususuna genel kurulca karar verilmesi gerekmektedir.)