Kooperatif Yönetim Kurulunun Görevleri-İntibak Sonrası

Kooperatif Yönetim Kurulunun Görevleri-İntibak Sonrası

Kooperatiflerde İntibak Sonrası Hangi Uygulamalar Değişecek?

Kooperatif İntibak İşlemleri Sonucunda Hangi Konularda Değişiklik Olacak?

Yapı Kooperatiflerinde İntibak Sonrası Yeni Ana Sözleşme Hükümleri Kapsamında Hangi Uygulama Farklılıkları Olacak?

1-Yönetim Kuruluna Yeni Ek Görevler

  • Kooperatif Yönetim Kurulları artık seçildikten sonra seçilme şartlarını taşıdıklarına dair belgeleri, denetçilere vermek ile görevli olacaklardır.
  • Kooperatifin ortak olduğu kooperatif, şirket ve teşekküllerde kooperatifi temsil etmek üzere temsilci tayin etme görevi kooperatif yönetim kuruluna ait olacaktır.
  • Ortaklara yılda iki kere bilgilendirme yapılması zorunlu oluyor. İntibak sonrası yeni kooperatif ana sözleşmesine göre koopereatif yönetim kurullarının yılda en az iki kez Genel kurulda alınan kararların uygulamaya geçirilmesi ve inşaatların durumu ile ilgili olarak e-postası bulunan ortaklara e-posta yolu ile diğerlerine mektup ile bilgilendirme yapmak
  • Koopbis Sistemine Girişlerin yapılması kooperatif yönetim kurulunun görevi olmuştur. 17.11.2016 tarihli ve 29891 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Yapı Kooperatiflerine Ait Bilgilerin Elektronik Ortamda Kaydına Dair Tebliğ uyarınca ortak bilgileri ile kooperatife ait taşınmaz bilgilerini mali bilgiler ile bilançoları e-kooperatif sistemine kaydetmek.

Koopbis Yükümlülüğüne 6 Ay Ek Süre. Kooperatifler İçin İzlenmesi Gereken Yol Haritası ve İntibak Ana Sözleşme

Koopbis Yükümlülüğüne 6 Ay Ek Süre

Kooperatifler için önemli bir süre uzatması haberi geldi. Koopbis düzenlemesine göre, kooperatiflerin Ticaret Sicili kayıtları, finansal tabloları, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporları, genel kurul toplantı evrakları ve ortakların bilgileri gibi verileri KOOPBİS’e aktarmaları gerekiyordu. Ancak birçok kooperatif bu süre içinde bu görevi yerine getiremedi.

Ticaret Bakanlığı, bu süreyi uzatma yetkisini kullanarak, veri girişi ve aktarım sürecini altı ay daha uzattı. Bu uzatmanın ana nedeni, birçok kooperatifin sistemsel sorunlar nedeniyle veri girişlerini tamamlayamamış olmaları ve toplu aktarımın çalışmamasıydı.

Excel ile veri aktarımı 24 Ekim 2023 tarihinde başlatıldı. Yeni son tarih, 26 Nisan 2024 tarihine kadar uzatıldı. Kooperatiflerin yapması gerekenler şunlardır:

  1. 31 Aralık 2023 tarihli mali tablolarını hesap dönemi sonundan hemen sonra hazırlamak.
  2. Hazır hale gelen mali tabloları, yönetim-denetim kurulu raporları ve diğer bilgileri KOOPBİS sistemine en geç 26 Nisan 2024 tarihine kadar yüklemek. Dış denetim gereken kooperatifler ise dış denetçi raporunu süresi içinde yüklemelidir.

Geçmiş yıllardan farklı olarak, genel kurul hazırlıkları artık hesap dönemi kapandıktan sonra başlamalıdır. Aksi takdirde, Koopbis sistemine zamanında yüklenmeyen belgeler nedeniyle yönetim kurulu üyeleri sorumlu tutulacaktır.

Unutulmaması gereken bir diğer konu ise intibak ana sözleşmedir. Ana sözleşmelerini intibak ettirmeyen kooperatifler ve üst kuruluşlar dağılmış sayılacakları için kooperatifler, en geç 26 Ekim 2024 tarihine kadar intibak işlemlerini gerçekleştirmelidir. 2023 olağan genel kurulu için gerekli çalışmaların yapılması önemlidir. Aksi takdirde, bu konularla ilgili karar alınmazsa, 26 Ekim 2024 tarihine kadar olağanüstü genel kurul yapılması gerekebilir.

Sorularınız için: [email protected]

Saygılarımla

KOOPERATİFLER İÇİN KOOPBİS REHBERİ

KOOPBİS Rehberi

Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) ile ilgili işlemlerini ve sorumluluklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehberde, yöneticilerin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevler ve sorumluluklar açıklanmaktadır.

1.Giriş

2.KOOPBİS’in Tanımı ve Amacı

3.Kooperatif Yöneticilerinin Sorumlulukları

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Kontrol Listesi

5.İdari Para Cezaları ve Cezai Sorumluluklar

6.Özet Tablolar

1.Giriş: Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) ile ilgili işlemlerini ve sorumluluklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehberde, yöneticilerin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevler ve sorumluluklar açıklanmaktadır.

2.KOOPBİS’in Tanımı ve Amacı: Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan ve kooperatiflerle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan bir merkezi veri tabanıdır. KOOPBİS’in amacı, kooperatiflerin işlemlerini kolaylaştırmak, denetimi artırmak ve kooperatiflerin işleyişini şeffaf kılmaktır.

3.Kooperatif Yöneticilerinin Sorumlulukları: Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinde belirli işlemleri gerçekleştirmekle sorumludur. Bu işlemler şunları içerir:

(Rehberin 3.1–3.9 maddeleri burada detaylı olarak açıklanacaktır.)

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Kontrol Listesi: Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevleri içeren bir check list tablosu bu bölümde sunulmaktadır.

5.İdari Para Cezaları ve Cezai Sorumluluklar: Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülüklerin ihlal edilmesi durumunda uygulanabilecek idari para cezaları ve cezai sorumluluklar bu bölümde ele alınmaktadır.

6.Özet Tablolar

1-Giriş 

Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi) işlemleri ve sorumlulukları hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehber, KOOPBİS işlemlerinin nasıl yapıldığı, yöneticilerin sorumlulukları ve süreler, idari para cezaları ve cezai sorumluluklar, sıkça sorulan sorular ve iletişim bilgileri gibi konuları içermektedir.

2-KOOPBİS Nedir? 

Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan, kooperatifçilikle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan ve merkezi veri tabanı niteliği taşıyan bir sistemdir. KOOPBİS, kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyelerine, belirli işlemleri gerçekleştirebilme yetkisi sağlar. Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinden ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını ve ortaklara ilişkin bilgileri gibi verileri yönetebilir ve güncelleyebilir.

3-Kayıt ve Giriş İşlemleri 

Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS sistemine kayıt olma ve giriş yapma süreçleri şunları içerir:

  • KOOPBİS’e kayıt olma işlemi, yöneticilerin kimlik bilgilerini ve kooperatif bilgilerini sisteme girerek gerçekleştirilir.
  • Kullanıcı adı ve şifre belirleme: Yöneticiler, kayıt işlemi sırasında kendilerine özel bir kullanıcı adı ve şifre oluşturmalıdır.
  • Giriş yapma: KOOPBİS’in web adresine giderek kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapılır.

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği (KBSY) kapsamında, kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

KOOPBİS yetkilisi sayılan kooperatif yönetim kurulu üyeleri tarafından doğrudan veya yetki verilecek bir görevli tarafından sistem aktif bir şekilde kullanılır. KBSY madde 11çerçevesinde KOOPBİS yetkilisi;

  • Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde,
  • Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini en geç on beş gün içinde sisteme işlemekle görevli ve sorumludur.

İşlemler ve Süreçler 

KOOPBİS üzerinde gerçekleştirilmesi gereken işlemler ve bu işlemlerin nasıl yapılacağına dair adım adım açıklamalar şunlardır:

  • Yeni ortak kaydı: Yöneticiler, yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini sisteme en geç 15 gün içinde kaydetmelidir.
  • Bilgi güncelleme: Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgilerin güncellenmesi, en geç 15 gün içinde gerçekleştirilmelidir.
  • Genel kurul toplantısı: Genel kurul toplantılarına katılmaya hak kazanmış olan ortakların listesini KOOPBİS üzerinden alınmalıdır.
  • Yıllık faaliyet raporu ve finansal tablolar: Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço ve gelir gider farkı hesapları, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlenmelidir.

Kooperatif ortakları: yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir-gider farkı hesaplarını ve denetçi raporu ile varsa dış denetçi raporunu genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün öncesinden itibaren KOOPBİS’den inceleyebilirler. Ayrıca, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye de buradan ulaşabilirler.

Sorumluluklar 

Kooperatif yöneticilerinin veya KOOPBİS yetkilisinin işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülükler ve süreler şunlardır:

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğin 11’inci maddesinde, Kooperatif yönetim kurulunun (veya atayacağı KOOPBİS yetkilisinin) yapmakla sorumlu olduğu görevleri;

  • Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
  • Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
  • Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
  • Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce ortağın rekolte beyanı, ürün teslimi ve borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,
  • Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve

denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali

durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az on

beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

  • Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı

hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde

KOOPBİS’e yüklemek,

  • Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen

değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil

ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve

gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en

geç on beş gün içinde İl Müdürlüğü’ne bildirmek,

  • KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin

KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve

genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde

bulundurmak,

  • KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak,

şeklinde düzenlenmiştir.

Kooperatif Denetçileri Bakımından sorumluluklar;

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği kapsamında kooperatif denetçileri; KOOPBİS üzerinden görev aldığı kooperatifin organ üyelerinin ve ortaklarının bilgileri ile Denetçinin “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği” kapsamındaki yükümlülükleri, “KOOPBİS İşlemleri” başlığı altında anlatılmıştır.

KOOPBİS’de belirlenen diğer verilere erişmek, bilgilerin doğru ve güncelliğini denetlemek ve gerektiğinde verilerin düzeltilmesi için kooperatif yöneticilerini ve sistem yöneticisini uyarma konusunda yetkilidir.

Ayrıca denetçilerin; söz konusu Yönetmelikte yer alan KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumluluklarını zamanında ve eksiksiz bir biçimde yerine getirip getirmediğini takip etmesi ve gerekli gördüğünde uyarılarını yapması, hem kooperatifin ortaklarınca takip edilebilir şeffaf işletmeler niteliğini koruması hem de ilerleyen dönemlerde kooperatifin cezai yaptırımla karşılaşmaması için bir otokontrol niteliği de taşımaktadır.

Kooperatif Dış Denetçisi Bakımından sorumluluklar;

KOOPBİS İşlemleri:

KBSY- Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği uyarınca, dış denetçinin, kooperatifin hesap döneminin sonundan itibaren en geç üç ay içerisinde raporunu hazırlaması ve genel kurula sunulmak üzere yönetim kuruluna teslim etmesi gerekmektedir.

Bu raporun, genel kurul yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlenmesi kooperatifin KOOPBİS yetkilisi tarafından yüklenmesi gerekmektedir (KBSY m.11).

Aksi halde kooperatifin cezai sorumluluğu doğabilecektir.

Dış denetçi, bu aşamada hem kooperatifin genel kurul düzenlemesini etkilemeyecek şekilde raporunu teslim etmek hem de raporun KOOPBİS’e raporun yüklenmesi veya diğer aşamalarda eksik gördüğü hususlara da raporunda değinmekle mükelleftir (KDY m. 38).

KBSY’nin 8’inci maddesinde ise İl Müdürlüklerinin yetkileri düzenlenmiştir. Bunlardan birisi de dış denetçilere dair bilgilerin güncellenmesi taleplerinin karşılanmasına ilişkindir. Bu doğrultuda, dış denetçilerin hukuki durumlarında değişiklik olması (istifa, ölüm, azil, şartları kaybetme vb.) halinde değişikliklere ilişkin güncelleme talebinin üç iş günü içerisinde KOOPBİS’e işlenmesi gerekmektedir.

Dış denetçinin KOOPBİS’e bilgi ve belge yükleme yetkisi olmadığından, kooperatifin organsız kalması gibi durumlarda veri girişi İl Müdürlüklerince yapılacaktır. Bu bakımdan dış denetçinin konuyla ilgili talebinin ivedilikle iletilmesi gerekmektedir.

 

 

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Kontrol Listesi

Sıra Sorumlu Yapılacak İş Süre
1 KOOPBİS Yetkilisi Yeni ortakların bilgilerini KOOPBİS’e kaydetmek 15 gün
2 KOOPBİS Yetkilisi Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de yapmak 15 gün
3 KOOPBİS Yetkilisi Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak
4 KOOPBİS Yetkilisi Tarım satış kooperatiflerinde ortağın rekolte beyanı, ürün teslimi ve borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak 20 gün önce
5 KOOPBİS Yetkilisi Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlemek 15 gün önce
6 KOOPBİS Yetkilisi Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden 15 iş günü içerisinde KOOPBİS’e yüklemek 15 iş günü
7 KOOPBİS Yetkilisi Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün içinde İl Müdürlüğü’ne bildirmek 15 gün
8 KOOPBİS Yetkilisi KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak
9 KOOPBİS Yetkilisi KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak
10 Dış Denetçi Hesap döneminin sonundan itibaren en geç 3 ay içerisinde raporunu hazırlayıp yönetim kuruluna teslim etmek 3 ay
11 KOOPBİS Yetkilisi Dış denetçi raporunu genel kurul yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlemek 15 gün önce
12 İl Müdürlüğü Dış denetçilere dair bilgilerin güncellenmesi taleplerinin karşılanması
13 Dış Denetçi Hukuki durumlarında değişiklik (istifa, ölüm, azil, şartları kaybetme vb.) olması halinde değişikliklere ilişkin güncelleme talebinin 3 iş günü içerisinde KOOPBİS’e işlenmesi 3 iş günü
14 İl Müdürlüğü Kooperatifin organsız kalması gibi durumlarda veri girişi yapmak

 

5.Cezai Sorumluluklar

Kooperatifin ticaret sicili kayıtlarının, finansal tablolarının, yönetim kurulu ve denetçi raporlarının, genel kurul toplantı evrakının, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerinin KOOPBİS’e işlenmesini sağlamayan (KK Ek m.5/2) ve Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğine aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, “her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk Lirası idari para cezası” ile cezalandırılır. Aynı denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı ise “onbin Türk Lirasını” geçemez.

KOOPBİS yetkilisi, yönetim kurulu üyelerinin sadece anılan Yönetmelik kapsamında gerçekleştirebilecekleri işlemleri KOOPBİS üzerinde yapmaya yetkilidir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

 

 

 

 

 

 

6.Özet Tablolar

Tablo-1:Tanımlar

Konu Açıklama
KOOPBİS Tanımı 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’na göre kurulan, tüm kooperatifleri kapsayan, merkezi veri tabanı niteliği taşıyan sistem
Kooperatif Kaydı Kooperatif kuruluş işlemlerinin tamamlanmasının ardından ilgili Bakanlığın yetkili birimi tarafından kooperatifin KOOPBİS üzerinden işlem yapabilmesi için kooperatif kaydı oluşturulur.
Erişim Kooperatif ortak ve yöneticilerinin e-Devlet Kapısı (www.turkiye.gov.tr) üzerinden erişimi mümkündür.
Usul ve Esaslar KOOPBİS’in kullanılmasına yönelik usul ve esaslar Ticaret Bakanlığınca çıkarılan Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğinde (KBSY) düzenlenmiştir.
KOOPBİS Yetkilisi Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir. Kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi de atanabilir.
Yetkilendirme İşlemi Kooperatif yönetim kurulu kararıyla KOOPBİS yetkilisinin belirlenmesi ve izin merciine iletilerek yetki tanımlama işlemi gerçekleştirilir.
Yetkilendirme Değişiklik ve İptal KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.
İzinler ve Bildirimler Kooperatifin amacı ve faaliyet konusuna uygun olarak yürüteceği iş ve işlemlerle ilgili kamu kurum veya kuruluşlarına başvurularak bildirimler yapılıp gerekli izinler alınır.
Sorumluluklar Kooperatif yönetim kurulu üyeleri, kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından sorumludur.
KOOPBİS İşlemleri KOOPBİS yetkilisi sayılan kooperatif yönetim kurulu üyeleri tarafından doğrudan veya yetki verilecek bir görevli tarafından sistem aktif bir şekilde kullanılır.

 

 

 

 

 

 

 

Tablo-2: Koopbis Sorumluluklar

 

Görev Süre
Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’e kaydetmek Ortaklığa kabul edildikten sonra en geç 15 gün
Kooperatif ortaklarının bilgilerini (adres, iletişim, pay ve ödeme durumu vb.) güncellemek En geç 15 gün
Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak
Tarım satış kooperatiflerinde, genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakların rekolte beyanı, ürün teslimi ve borç veri girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak Genel kurul toplantısından en az 20 gün önce
Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgileri KOOPBİS’e işlemek Genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce
Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini KOOPBİS’e yüklemek Toplantıyı takip eden en geç 15 iş günü içerisinde
Kooperatif organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte İl Müdürlüğü’ne bildirmek Değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün
KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak
KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak

 

 

 

 

 

 

Tablo-3: Görevler

Süre
Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’e kaydetmek Ortaklığa kabul edildikten sonra en geç 15 gün
Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de ilgili alanlara işlemek En geç 15 gün
Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak
Tarım satış kooperatiflerinde, genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakların rekolte beyanı, ürün teslimi ve borç veri girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak Genel kurul toplantısından en az 20 gün önce
Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgileri KOOPBİS’e işlemek Genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce
Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini KOOPBİS’e yüklemek Toplantıyı takip eden en geç 15 iş günü içerisinde
Kooperatif organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte İl Müdürlüğü’ne bildirmek Değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün
KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak
KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmes  

 

KOOPERATİFLER İÇİN KOOPBİS Rehberi

KOOPERATİFLER İÇİN KOOPBİS Rehberi


1.Giriş

2.KOOPBİS’in Tanımı ve Amacı

3.Kooperatif Yöneticilerinin Sorumlulukları

3.1. Yeni Ortak Kaydı

3.2. Ortak Bilgi Güncellemeleri

3.3. Genel Kurul Katılımcı Listesi

3.4. Tarım Satış Kooperatifleri İçin Özel İşlemler

3.5. Yıllık Faaliyet Raporları ve Mali Tablolar

3.6. Genel Kurul Toplantı Belgeleri

3.7. Organ ve Hukuki Durum Değişiklikleri

3.8. Aydınlatma Metni

3.9. İl Müdürlüğü’ne Bildirimler

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Check List Tablosu

5.İdari Para Cezaları ve Cezai Sorumluluklar

6.Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

7.İletişim Bilgileri ve Destek

KOOPBİS Rehberi

1.Giriş: Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) ile ilgili işlemlerini ve sorumluluklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehberde, yöneticilerin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevler ve sorumluluklar açıklanmaktadır.

2.KOOPBİS’in Tanımı ve Amacı: Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan ve kooperatiflerle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan bir merkezi veri tabanıdır. KOOPBİS’in amacı, kooperatiflerin işlemlerini kolaylaştırmak, denetimi artırmak ve kooperatiflerin işleyişini şeffaf kılmaktır.

3.Kooperatif Yöneticilerinin Sorumlulukları: Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinde belirli işlemleri gerçekleştirmekle sorumludur. Bu işlemler şunları içerir:

(Rehberin 3.1–3.9 maddeleri burada detaylı olarak açıklanacaktır.)

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Check List Tablosu: Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevleri içeren bir check list tablosu bu bölümde sunulmaktadır.

5.İdari Para Cezaları ve Cezai Sorumluluklar: Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülüklerin ihlal edilmesi durumunda uygulanabilecek idari para cezaları ve cezai sorumluluklar bu bölümde ele alınmaktadır.

6.Sıkça Sorulan Sorular (SSS): Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS ile ilgili sıkça sordukları sorular ve bu sorulara verilen yanıtlar bu bölümde derlenmiştir.

7.İletişim Bilgileri ve Destek: KOOPBİS ile ilgili sorunlar, sorular veya ihtiyaç duyulan teknik destek için başvurulabilecek iletişim bilgileri ve destek kaynakları bu bölümde sunulmaktadır.


Giriş

Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi) işlemleri ve sorumlulukları hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehber, KOOPBİS işlemlerinin nasıl yapıldığı, yöneticilerin sorumlulukları ve süreler, idari para cezaları ve cezai sorumluluklar, sıkça sorulan sorular ve iletişim bilgileri gibi konuları içermektedir.

KOOPBİS Nedir?

Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan, kooperatifçilikle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan ve merkezi veri tabanı niteliği taşıyan bir sistemdir. KOOPBİS, kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyelerine, belirli işlemleri gerçekleştirebilme yetkisi sağlar. Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinden ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını ve ortaklara ilişkin bilgileri gibi verileri yönetebilir ve güncelleyebilir.

Kayıt ve Giriş İşlemleri

Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS sistemine kayıt olma ve giriş yapma süreçleri şunları içerir:

  • KOOPBİS’e kayıt olma işlemi, yöneticilerin kimlik bilgilerini ve kooperatif bilgilerini sisteme girerek gerçekleştirilir.
  • Kullanıcı adı ve şifre belirleme: Yöneticiler, kayıt işlemi sırasında kendilerine özel bir kullanıcı adı ve şifre oluşturmalıdır.
  • Giriş yapma: KOOPBİS’in web adresine giderek kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapılır.

İşlemler ve Süreçler

KOOPBİS üzerinde gerçekleştirilmesi gereken işlemler ve bu işlemlerin nasıl yapılacağına dair adım adım açıklamalar şunlardır:

  • Yeni ortak kaydı: Yöneticiler, yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini sisteme en geç 15 gün içinde kaydetmelidir.
  • Bilgi güncelleme: Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgilerin güncellenmesi, en geç 15 gün içinde gerçekleştirilmelidir.
  • Genel kurul toplantısı: Genel kurul toplantılarına katılmaya hak kazanmış olan ortakların listesini KOOPBİS üzerinden alınmalıdır.
  • Yıllık faaliyet raporu ve finansal tablolar: Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço ve gelir gider farkı hesapları, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlenmelidir.

Sorumluluklar

Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülükler ve süreler şunlardır:

  • KOOPBİS’e bilgi ve belge yüklemek,
  • İşlemleri zamanında gerçekleştirmek,
  • İlgili mevzuata uygun hareket etmek.

KOOPBİS İşlemleri İçin Kooperatif Yöneticileri Check List Tablosu:

KOOPBİS İşlemleri İçin Kooperatif Yöneticileri Check List Tablosu:

Sıra Görev Durum
1 Yeni ortak bilgilerini KOOPBİS’e kaydetme (15 gün içinde)
2 Ortak bilgi güncellemelerini KOOPBİS’e işleme (15 gün içinde)
3 Genel kurul katılımcı listesini KOOPBİS’ten alınması
4 Tarım satış kooperatifleri için rekolte beyanı, ürün teslimi ve borç veri girişi (genel kurul toplantı tarihinden en az 20 gün önce)
5 Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetleme raporlarını KOOPBİS’e işleme (genel kurul toplantısından en az 15 gün önce)
6 Genel kurul toplantı tutanakları ve belgelerini KOOPBİS’e yükleme (toplam 15 iş günü içinde)
7 Organ, hukuki durum ve kooperatif künye değişikliklerini İl Müdürlüğü’ne bildirme (15 gün içinde)
8 Aydınlatma metni hazırlama ve uygun yerlerde bulundurma
9 KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan güncellemeler için İl Müdürlüğü’ne bildirimde bulunma

Bu tablo, kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevleri içermektedir. Yöneticiler, bu tabloyu kullanarak süreçleri adım adım takip edebilir ve tamamlanan görevleri işaretleyerek süreçlerin düzenli ve zamanında gerçekleştirilmesini sağlayabilir.

KOOPBİS İşlemleri

KOOPBİS İşlemleri

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği kapsamında kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyelerine bazı sorumluluklar getirilmiştir.

Bu kapsamda; Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan, kooperatifçilikle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan ve merkezi veri tabanı niteliği taşıyan Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) üzerinde işlem yapmaya kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri yetkilidir.

Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir kişi de atanabilir.

Bu durumda hem yönetim kurulu üyelerinden her biri hem de atanan kişi KOOPBİS yetkilisi olur. KOOPBİS yetkilisi, yönetim kurulu üyelerinin sadece anılan Yönetmelik kapsamında gerçekleştirebilecekleri işlemleri KOOPBİS üzerinde yapmaya yetkilidir.

KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Burada esas olan, bahse konu Yönetmelikte yer verilen yükümlülüklerin eksiksiz bir şekilde ve zamanında yerine getirilmesidir. Bu kapsamda; kooperatif ve üst kuruluşları yönetim kurulu üyeleri, kooperatifin; ticaret sicili kayıtlarını, fınansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, gayrimenkul durumlarını, ortaklarının kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS’e aktarmakla yükümlüdür

Kooperatifler İçin KOOPBİS Yol Haritası

Kooperatifler İçin KOOPBİS Yol Haritası

Kooperatifler İçin KOOPBİS Yol Haritası

 Mali Müşavir Evren ÖZMEN

Kooperatiflerde denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu arttırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan KOOPBİS-Kooperatif Bilgi Sistemi uygulamada birçok farklılık getirmektedir.

Ana hatları ile KOOPBİS sistemi ile getirilen yeni düzenlemeler; hazirun cetvellerinin sistemden hazırlanması, genel kuruldan en az 15 gün önce mali tabloların ve raporların KOOPBİS sistemine yüklenmesi, ortaklara aydınlatma metninin imzalatılması ile genel kurul sonrası gündem dahil birçok belgenin en geç 15 gün içinde KOOPBİS sistemine yüklenmesi olarak özetleyebiliriz.

KOOPBİS sistemi henüz kullanıma hazır olmayıp, kullanıma açıldıktan sonra en geç altı ay içinde kooperatifler tarafından KOOPBİS yetkilisinin belirlenip cezai sorumluluk söz konusu olmaması için yönetmelikte belirlenen bilgi ve belgelerin yüklenmesi gerekmektedir.

KOOPBİS Nedir? (Kooperatif Bilgi Sistemi)

Tüm kooperatif ve üst kuruluşlar ile kooperatif ortaklarının, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezî veri tabanının yönetildiği sisteme KOOPBİS -Kooperatif Bilgi Sistemi denir.

Kooperatifler tarafından hangi işlemler yapılacaktır?

1-Kooperatif yönetim kurulu tarafından KOOPBİS yetkilisi belirlenmesi

KOOPBİS yetkilisi: Kooperatif yönetim kurulu üyelerini ve/veya kooperatif yönetim kurulunun KOOPBİS işlemlerini yürütmek için yetki verilen kişiyi/kişileri ifade eder.

 

KOOPBİS yetkilisi kim veya kimler olabilir?

Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir.

  • Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi atanabilir.

Kooperatif personel veya personelleri de KOOPBİS yetkilisi olabilir

  • KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
  • KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yönetim kurulu kararının fiziki veya dijital bir nüshası ile yetkilendirilen kişinin TCKN’si ve iletişim bilgileri İl Müdürlüğüne iletilerek yetki tanımlama talebi gerçekleştirilir. Bu süreç KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.

 

2-KOOPBİS’te kooperatiflerin hangi bilgileri yer alacaktır?

KOOPBİS’te,

  • Kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları,
  • Finansal tabloları,
  • Gayrimenkul durumları,
  • Yönetim kurulu ve denetçi raporları,
  • Genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınır.

Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

3-Belirlenen KOOPBİS yetkilisinin görevleri ve sorumlulukları nelerdir?

KOOPBİS yetkilisi;

  • Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
  • Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
  • Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,

Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

  • Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,
  • Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,

 

Kooperatif Ortakları İçin Aydınlatma Metni ile ilgili yapılması gerekenler

KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek KOOPBİS yetkilisinin görevleri kapsamındadır. ( Örnek Aydınlatma Metni kitapçığın sonunda mevcuttur)

4-KOOPBİS sistemine en geç ne zamana kadar giriş yapılması gerekmektedir ? Giriş yapılmaması halinde cezai sorumluluklar nelerdir ?

KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde

  • Ticaret sicili kayıtlarını,
  • Finansal tablolarını,
  • Faaliyet raporlarını
  • Genel kurul toplantı evrakını
  • Ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemeleri
  • Gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgileri

Gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

KOOPERATİF ORTAKLARI İÇİN ÖRNEK AYDINLATMA METNİ

Ticaret Bakanlığı Kooperatif Bilgi sistemi kullanıcılarının ad-soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, ana baba adı, T.C.Kimlik No, yerleşim yeri, iletişim bilgisi ve kooperatif ortaklık bilgileri gibi kişisel verilerini

  1. a) Kooperatifçilik hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması ve otomasyonun artırılması
  2. b) Genel kurul belgelerin elektronik ortamda üretilmesi

c)Kooperatif ortaklarının haklarının kurulması

d)Denetim faaliyetlerinde kullanılması

  1. e) Devlet desteklerinin ve ekonomik politikaların koordinasyonunda kullanılması
  2. f) Ülke kooperatifçiliğinin gelişmesi

Amaçları ile sınırlı olarak işlenmektedir.

Bu kişisel veriler yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

Bu kişisel veriler

1163 Sayılı Kanununun 24’üncü ve ek 5. maddeleri ile 1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 453’üncü maddesi kapsamında,

6698 Sayılı Kanununun 5 inci maddesinde belirtilen kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebebine dayalı olarak

Kooperatif yöneticilerinin elektronik veya fiziki ortamda doldurduğu formlar, genel kurul toplantılarında üretilen belgelerin taranarak sisteme yüklenmesi veya diğer kamu kurumları ile gerçekleştirilen veri paylaşımı entegrasyonları üzerinden otomatik olarak işlenmektedir.

6698 sayılı Kanunun, kişisel verisi işlenen kişinin haklarını düzenleyen 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi dilekçe yoluyla Ticaret Bakanlığı’nın “Üniversiteler Mahallesi Dumlupınar Bulvarı No 151 PK 06800 Çankaya/Ankara” adresine yazılı olarak iletebilirsiniz.

Tarih-İsim, Soyad-İmza

İletişim-Özmen Mali Müşavirlik

[email protected]

www.ozmconsultancy.com

 

Kooperatife ortak nasıl olunur ?-mali müşavir evren özmen

Kooperatif Nedir ?.

ORTAKLIK SIFATININ KAZANILMASI

1.1 Ortaklık Şartları

  1. a) Medeni hakları kullanma yeterliliğine sahip olmak:

Medeni hakları kullanma ehliyeti (fiil ehliyeti); bir kimsenin bizzat kendi fiil ve işlemleriyle kendi lehine haklar, aleyhine borçlar yaratabilme iktidarıdır.

Fiil ehliyeti, 4721 sayılı Türk Medeni Kanununda düzenlenmiş olup, fiil ehliyeinin ikisi olumlu, birisi olumsuz olmak üzere üç şartı vardır. Olumlu şartlar, “ayırt etme gücüne sahip olmak” ve “ergin olmak”; olumsuz şart ise “kısıtlı olmamak” tır.

Tüzel kişilerde ise fiil ehliyeti, kanunen bulunması zorunlu organlarının tümünün mevcut olması halinde kazanılır.

  1. b) Yazılı olarak kooperatif yönetim kuruluna başvurmak:

Kooperatife ortak olmak isteyen gerçek kişiler, kooperatif ana sözleşmesi hükümlerini bütün hak ve ödevleriyle birlikte kabul ettiklerini belirten bir yazı ile kooperatif yönetim kuruluna başvururlar (KK.m.8/1).

Ancak, başvurusu dilekçesine anasözleşme hükümlerini bütün hak ve ödevleriyle birlikte kabul edildiği yönünde bir ifadeyle yer verilmese de ortaklık için başvuran şahsın anasözleşme hükümlerini kabul ve tahahhüt ettiği; bu hükümleri bilmediğini ileri süremeyeceği kabul edilir.

Kooperatifler Kanununun 4. maddesiyle kooperatifin yükümlerinden dolayı ortakların sorumluluk durumu ve derecesine ilişkin hükümlerin anasözleşmeye konulması zorunlu tutulmuştur. Bu itibarla, kooperatif ortaklarına kendi varlığı dışında şahsi bir sorumluluk veya ek ödemeler yüklüyorsa ortak olmak isteyen kişinin ortak olmak isteği, bu yükümlülükleri yazılı olarak kabul etmesi halinde değer taşır (KK.m.8/1). Bu yükümlülüklerin kabulü ayrı bir yazı ile yapılabileceği gibi ortak olmak için verilen başvuru dilekçesinde de belirtilebilir.

  1. c) Kooperatif anasözleşmesinde aranan diğer şartları taşımak:

Kanundaki ortaklık şartlarına ek olarak, kooperatiflerin faaliyet türlerine göre anasözleşmelerinde ortaklık şartları belirlenebilmektedir.

Örnek olarak; motorlu taşıyıcılar kooperatifine ortak olmak için taşıyıcılığın bilfiil meslek edinilmesi ve motorlu araca sahip olunması şartları gereklidir. Bu şartlar, anasözleşmede aranan ilave şartlardır.

Bu tür kooperatiflere ortak olmak isteyenler, bu şartlara haiz olduklarını ilgili kurum ve kuruluşlardan alcakları belgeler ile ortaklık başvurusunda bulunabilecektir.

  1. d) Ortaklık sıfatının kazanılması:

Yönetim kurulu ortak olmak için müracaat edenlerin ortaklık şartlarını taşıyıp taşımadıklarını araştırır. Ortaklık şartlarını taşıdığı belirlenen kişi, yönetim kurulunun karar vermesi halinde ortaklığa kabul edilir.

Kooperatife ortak olmak isteyenlerin ortaklığa kabulü için yönetim kurulunca karar alınır ve alınan bu karar kooperatifi temsile ve imzaya yetkili olanlar tarafından imzalanacak bir yazı ile ilgiliye duyurulur. Ortaklık sıfatı, kararın alındığı tarihten itibaren kazanılmış olur.

  1. e) İstisnai Durum (Zımni ortaklık):

Ortaklığa kabul yönetim kurulunun kararı ile gerçekleşmekle birlikte, bazen yönetim kurulu kararı alınmadığı veya ortaklığa başvuran kişinin yönetim kurulunca ortaklığa kabul edilmediği durumda kooperatif ile ortaklık için başvuruda bulunan şahıs arasında normal ortaklar gibi bir hukuki ilişki başlamışsa ortaklığın zımnen doğduğunu kabul etmek gerekir. Örneğin, ortaklığa başvuran kişinin genel kurul toplantısına çağrılması, banka hesabına yatırdığı aidatların kullanılması gibi … Keza, bu yönde yerleşmiş yargı içtihatları bulunmaktadır.

Koopbis sistemi nedir ?-EVREN ÖZMEN MALİ MÜŞAVİR

KOOPBİS SİSTEMİ NEDİR ?

Tüm kooperatif ve üst kuruluşlar ile kooperatif ortaklarının, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezî veri tabanının yönetildiği sisteme KOOPBİS -Kooperatif Bilgi Sistemi ismi verilmektedir.

SORULARINIZ İÇİN [email protected]Ekran Resmi 2015-11-16 21.04.28

Kooperatifler İçin KOOPBİS Yol Haritası

Yazının Güncellenme Tarihi: 15.01.2022

Kooperatiflerde denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu arttırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan KOOPBİS-Kooperatif Bilgi Sistemi uygulamada birçok farklılık getirmektedir.

Ana hatları ile KOOPBİS sistemi ile getirilen yeni düzenlemeler; hazirun cetvellerinin sistemden hazırlanması, genel kuruldan en az 15 gün önce mali tabloların ve raporların KOOPBİS sistemine yüklenmesi, ortaklara aydınlatma metninin imzalatılması ile genel kurul sonrası gündem dahil birçok belgenin en geç 15 gün içinde KOOPBİS sistemine yüklenmesi olarak özetlenebilir.

KOOPBİS sistemi henüz kullanıma hazır olmayıp, kullanıma açıldıktan sonra en geç altı ay içinde kooperatifler tarafından KOOPBİS yetkilisinin belirlenip cezai sorumluluk söz konusu olmaması için yönetmelikte belirlenen bilgi ve belgelerin yüklenmesi gerekmektedir.

KOOPBİS BAŞVURU SÜRECİ

Özmen Mali Müşavirlik

KOOPBİS Nedir? (Kooperatif Bilgi Sistemi)

Tüm kooperatif ve üst kuruluşlar ile kooperatif ortaklarının, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezî veri tabanının yönetildiği sisteme KOOPBİS -Kooperatif Bilgi Sistemi ismi verilmektedir.

Kooperatifler tarafından KOOPBİS sisteminde hangi işlemler yapılacaktır?

1-Kooperatif yönetim kurulu tarafından KOOPBİS yetkilisi belirlenmesi

KOOPBİS yetkilisi: Kooperatif yönetim kurulu üyelerini ve/veya kooperatif yönetim kurulunun KOOPBİS işlemlerini yürütmek için yetki verilen kişiyi/kişileri ifade eder.

KOOPBİS yetkilisi kim veya kimler olabilir?

Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir.

  • Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi atanabilir.

Kooperatif personel veya personelleri de KOOPBİS yetkilisi olabilir

  • KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
  • KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yönetim kurulu kararının fiziki veya dijital bir nüshası ile yetkilendirilen kişinin TCKN’si ve iletişim bilgileri İl Müdürlüğüne iletilerek yetki tanımlama talebi gerçekleştirilir. Bu süreç KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.
KOOPBİS

2-KOOPBİS’te kooperatiflerin hangi bilgileri yer alacaktır?

KOOPBİS’te,

  • Kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları,
  • Finansal tabloları,
  • Gayrimenkul durumları,
  • Yönetim kurulu ve denetçi raporları,
  • Genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınır.

Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

KOOPBİS

3-Belirlenen KOOPBİS yetkilisinin görevleri ve sorumlulukları nelerdir?

KOOPBİS yetkilisi;

  • Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
  • Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
  • Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,

Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

  • Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,
  • Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,

 

Kooperatif Ortakları İçin Aydınlatma Metni ile ilgili yapılması gerekenler

KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek KOOPBİS yetkilisinin görevleri kapsamındadır. ( Örnek Aydınlatma Metni kitapçığın sonunda mevcuttur)

4-KOOPBİS sistemine en geç ne zamana kadar giriş yapılması gerekmektedir ? Giriş yapılmaması halinde cezai sorumluluklar nelerdir ?

KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde

  • Ticaret sicili kayıtlarını,
  • Finansal tablolarını,
  • Faaliyet raporlarını
  • Genel kurul toplantı evrakını
  • Ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemeleri
  • Gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgileri

Gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

KOOPERATİF ORTAKLARI İÇİN ÖRNEK AYDINLATMA METNİ

Ticaret Bakanlığı Kooperatif Bilgi sistemi kullanıcılarının ad-soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, ana baba adı, T.C.Kimlik No, yerleşim yeri, iletişim bilgisi ve kooperatif ortaklık bilgileri gibi kişisel verilerini

a) Kooperatifçilik hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması ve otomasyonun artırılması

b) Genel kurul belgelerin elektronik ortamda üretilmesi

c)Kooperatif ortaklarının haklarının kurulması

d)Denetim faaliyetlerinde kullanılması

e) Devlet desteklerinin ve ekonomik politikaların koordinasyonunda kullanılması

f) Ülke kooperatifçiliğinin gelişmesi

Amaçları ile sınırlı olarak işlenmektedir.

Bu kişisel veriler yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

Bu kişisel veriler

1163 Sayılı Kanununun 24’üncü ve ek 5. maddeleri ile 1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 453’üncü maddesi kapsamında,

6698 Sayılı Kanununun 5 inci maddesinde belirtilen kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebebine dayalı olarak

Kooperatif yöneticilerinin elektronik veya fiziki ortamda doldurduğu formlar, genel kurul toplantılarında üretilen belgelerin taranarak sisteme yüklenmesi veya diğer kamu kurumları ile gerçekleştirilen veri paylaşımı entegrasyonları üzerinden otomatik olarak işlenmektedir.

6698 sayılı Kanunun, kişisel verisi işlenen kişinin haklarını düzenleyen 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi dilekçe yoluyla Ticaret Bakanlığı’nın “Üniversiteler Mahallesi Dumlupınar Bulvarı No 151 PK 06800 Çankaya/Ankara” adresine yazılı olarak iletebilirsiniz.

Tarih-İsim, Soyad-İmza

[email protected]

Özmen Mali Müşavirlik

Batı Ataşehir, Deluxia Palace A-137/157/158/288

İstanbul

www.ozmconsultancy.com

[email protected]

14 Ocak 2022 CUMA Resmî Gazete Sayı : 31719
YÖNETMELİK
Ticaret Bakanlığından:

KOOPERATİF BİLGİ SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Kooperatif Bilgi Sisteminin (KOOPBİS) kurulması, işletilmesi, güncellenmesi ve geliştirilmesi ile işlemlerinin izlenmesi ve raporlanmasında görev alacakların belirlenmesine, kullanıcı yetkilerinin ve yükümlülüklerinin tanımlanmasına, elektronik ortamda sunulacak hizmetlerden faydalanılmasına ve bu sistem üzerinde işlenen kişisel verilerin aktarımı ile güvenliğinin sağlanmasına ve istatistiki bilgi üretilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa tabi kooperatif ve üst kuruluşları, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanununa tabi kooperatif ve üst kuruluşları ile 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanuna tabi kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetici ve ortakları ile diğer kişi, kurum ve kuruluşların Kooperatif Bilgi Sistemini (KOOPBİS) kullanmalarına ilişkin usul ve esasları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik; 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kanunun 24 üncü ve ek 5 inci maddeleri, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanunun 20 nci maddesi, 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanunun 3 üncü ve 8 inci maddeleri ile 10/7/2018 tarihli ve 30474 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 453 üncü maddesinin birinci fıkrasının (ğ) ve (h) bentlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,

b) Denetçi: 1163 sayılı Kanunun 65 inci ve 69 uncu ile 4572 sayılı Kanunun 5 inci maddesi uyarınca belirlenen denetçileri,

c) e-Devlet Kapısı: Kamu hizmetlerinin ortak platformda, tek kapıdan sunumunu ve vatandaşın kamu hizmetlerine elektronik ortamdan güvenli ve etkin bir şekilde erişimini sağlayan internet sitesini,

ç) Genel Müdürlük: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım Reformu Genel Müdürlüğünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Mesleki Hizmetler Genel Müdürlüğünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünü,

d) İl Müdürlüğü: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman İl Müdürlüğünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret İl Müdürlüğünü,

e) İlgili Bakanlık: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman Bakanlığını; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığını; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret Bakanlığını,

f) Kanun: 1163 sayılı Kanunu,

g) Kooperatif: 1163 sayılı Kanun, 1581 sayılı Kanun ve 4572 sayılı Kanun kapsamında faaliyet gösteren kooperatif ve üst kuruluşlarını,

ğ) Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS): Kanunun ek 5 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan ve bu Yönetmelikle düzenlenen bilgi sistemini,

h) Kooperatif künyesi: KOOPBİS’te bir kooperatifin, unvanı, merkezi, iletişim bilgileri, kuruluş izin ve tescil tarihi, vergi ve MERSİS numaraları, ortağı olduğu kooperatif üst kuruluşu gibi temel bilgilerinin yer aldığı sayfayı,

ı) KOOPBİS yetkilisi: Kooperatif yönetim kurulu üyelerini ve/veya kooperatif yönetim kurulunun KOOPBİS işlemlerini yürütmek için yetki verilen kişiyi/kişileri,

i) MERSİS numarası: Merkezi Sicil Kayıt Sistemi tarafından verilen ve özel algoritma ile üretilmiş tekil numarayı,

j) Ortak: Kooperatiflere ve kooperatif üst kuruluşlarına ortak olan gerçek ve tüzel kişileri,

k) Sicil müdürlüğü: Ticaret Sicili Müdürlüklerini,

l) Sistem yöneticisi: KOOPBİS yönetimi için yetki verilen Bakanlık personelini,

m) TCKN: Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarasını,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

KOOPBİS’in kurulumu ve yönetimi

MADDE 5 – (1) Bakanlık tarafından tüm kooperatiflerin, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği KOOPBİS kurulur.

(2) Denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu arttırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan KOOPBİS’te, kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları, finansal tabloları, gayrimenkul durumları, yönetim kurulu ve denetçi raporları, genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınır.

Görevli birimler

MADDE 6 – (1) Bilgi işlem altyapısını ilgilendiren teknik konulardaki iş ve işlemler ile KOOPBİS’in yönetimiyle ilgili idari iş ve işlemler Bakanlık tarafından, uygulama ve kayıtların takibine ilişkin iş ve işlemler ise Genel Müdürlük ve İl Müdürlüğü tarafından yürütülür.

(2) Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

Genel Müdürlüğün görev ve yetkileri

MADDE 7 – (1) Genel Müdürlük;

a) Kuruluş izin işlemlerinde KOOPBİS üzerinden unvan uygunluk kontrollerini gerçekleştirmek,

b) Kuruluş iznini takip eden beş iş günü içinde kooperatif ekleme işlemini yaparak KOOPBİS üzerinden dosya numarası üretmek,

c) Kuruluş iznini takip eden beş iş günü içinde kooperatif unvanı, kooperatifin merkezi, kooperatifin adres ve iletişim bilgileri, kuruluş izin tarihi, kuruluş izin numarası, ortaklık pay değeri, asgari pay adedi, taahhüt edilen sermaye payı, ödenen sermaye ve beyan edilen ortak sayısı ile yönetim kurulu üyelerini ve denetçileri KOOPBİS’e işlemek,

ç) Kooperatif kuruluşunun tescil ve ilanı sonrasında gerekli bilgilerin girişini sağlamak,

d) Kuruluş izni alındığı halde kooperatifin tescil edilmemesi durumunda kurucuların talebi üzerine kooperatife ilişkin KOOPBİS kaydını silmek,

e) Gerçekleştirdiği anasözleşme değişikliği izin işlemlerinde; değişen maddelerin eski ve yeni halleri, yönetim kurulunun değişikliğe ilişkin karar tarihi ve sayısı ile izin onayına ilişkin tarih ve sayı bilgilerini anasözleşme bölümünde ve kooperatif künyesinde ilgili alanlara işlemek,

f) KOOPBİS’te veri girişi yapılacak zorunlu ve isteğe bağlı alanları belirlemek,

g) Kanunun 24 üncü maddesinin ikinci fıkrası kapsamında genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeyi ortakların erişimine uygun hale getirmek,

ğ) KOOPBİS’in kullanımı ve arayüzlerde gerçekleştirilen yeniliklere ilişkin eğitimler vermek ve KOOPBİS’in işleyişine yönelik olarak gerekli tedbirleri almak,

h) KOOPBİS’te gerekli diğer işlemleri gerçekleştirmek,

ile yetkili ve görevlidir.

İl Müdürlüğünün görev ve yetkileri

MADDE 8 – (1) Genel Müdürlük tarafından yapılan coğrafi yetkilendirme kapsamında İl Müdürlüğü;

a) Kooperatif yöneticilerine, denetçilerine ve ortaklarına KOOPBİS kullanımının yaygınlaştırılması için eğitim ve bilgilendirme yapmak ve ihtiyaç duyulan noktalarda gerekli desteği vermek,

b) İl Müdürlüğüne devredilen yetkiler kapsamında 7 nci maddenin birinci fıkrasının (a), (b), (c), (ç), (d) ve (e) bentlerinde sayılan işlemleri gerçekleştirmek,

c) Dış denetçiler de dahil organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin güncelleme taleplerini talebin gerçekleştiği tarihten itibaren üç iş günü içerisinde KOOPBİS’e işlemek,

ç) Atama talebi yapılan KOOPBİS yetkilisi başvurularını sonuçlandırmak,

d) Veri girişlerinin düzenli şekilde yapılması, ortaklara ilişkin bilgilerin güncelliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri almak ve uyarılarda bulunmak,

e) Veri girişine ilişkin gelişmeleri ve ortaya çıkan sorunları Genel Müdürlüğe bildirmek,

ile yetkili ve görevlidir.

Sistem yöneticisinin görev ve yetkileri

MADDE 9 – (1) Sistem yöneticisi;

a) Kullanıcı yetkilendirmelerini gerçekleştirmek,

b) KOOPBİS üzerinden yapılacak duyuruları düzenlemek,

c) İş akış süreçlerini belirlemek,

ç) Kooperatifler, İl Müdürlükleri ile diğer kurum ve kuruluşlardan alınan hata bildirimleri, şikâyet ve talepleri incelenmek üzere Bakanlığın ilgili birimine iletmek ve geri bildirimde bulunmak,

d) KOOPBİS’in işleyişine yönelik olarak gerekli diğer tedbirleri almak,

ile yetkili ve görevlidir.

KOOPBİS yetkilisi

MADDE 10 – (1) Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir.

(2) Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi atanabilir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

(3) KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yönetim kurulu kararının fiziki veya dijital bir nüshası ile yetkilendirilen kişinin TCKN’si ve iletişim bilgileri İl Müdürlüğüne iletilerek yetki tanımlama talebi gerçekleştirilir. Bu süreç KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.

(4) İkinci fıkra uyarınca atanan KOOPBİS yetkilisi, yönetim kurulu üyelerinin sadece bu Yönetmelik kapsamında gerçekleştirebilecekleri işlemleri KOOPBİS üzerinde yapmaya yetkilidir.

(5) İkinci fıkra uyarınca atanan KOOPBİS yetkilisi, kooperatifin temsiline ilişkin bir yetki almadıkça, bu Yönetmelikte yer alan fiziki belge düzenlenmesi ve bunların arşivlenmesine ilişkin işlemleri gerçekleştiremez.

KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumlulukları

MADDE 11 – (1) KOOPBİS yetkilisi;

a) Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,

b) Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,

c) Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,

ç) Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce gerekli diğer verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,

d) Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

e) Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,

f) Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,

g) Ek-1’de yer alan ve KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek,

ğ) KOOPBİS’te gerekli diğer güncellemeleri gerçekleştirmek ve yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak,

ile görevli ve sorumludur.

Denetçilerin yetkileri

MADDE 12 – (1) Kooperatif denetçileri;

a) KOOPBİS üzerinden görev aldığı kooperatifin organ üyelerinin ve ortaklarının bilgileri ile KOOPBİS’te belirlenen diğer verilere erişme,

b) Bilgilerin doğru ve güncelliğini denetlemek ve gerektiğinde verilerin düzeltilmesi için kooperatif yöneticilerini ve sistem yöneticisini uyarma,

konusunda yetkilidir.

Ortakların KOOPBİS’e erişimi

MADDE 13 – (1) KOOPBİS’e erişim e-Devlet Kapısı üzerinden gerçekleştirilir.

(2) Kooperatif ortakları; yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetçilerin Kanunun 66 ncı ve 69 uncu maddeleri hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporları genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren KOOPBİS’ten inceleyebilir.

(3) Kooperatif ortakları, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye KOOPBİS üzerinden erişebilir.

(4) Kooperatif ortakları ayrıca; ortağı olduğu kooperatiflerin adres, iletişim bilgileri, ticaret sicili kayıtları, gayrimenkul durumu, genel kurul toplantı evrakı, yetkili yönetim, denetim, tasfiye kurulu üyelerinin ve kooperatifin diğer ortaklarının kimler olduğuna dair bilgilere KOOPBİS üzerinden erişebilir.

KOOPBİS verilerinden yararlanma

MADDE 14 – (1) Yayınlanan kooperatifçilik istatistiklerine ve kooperatiflerin temel bilgilerine KOOPBİS üzerinden erişilebilir.

(2) Gerçek kişiler, kendilerini ilgilendiren KOOPBİS verilerini bilgi edinme hakkı çerçevesinde talep edebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat gözetilerek bu talepler Genel Müdürlük veya İl Müdürlüğü tarafından sonuçlandırılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Genel Hükümler

Veri güvenliği

MADDE 15 – (1) Bakanlık, KOOPBİS’in işleyişine yönelik elektronik işlemlerin güvenli ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için;

a) Diğer sistemlerle veri alışverişi sağlamak amacıyla ilgili kurumlarla protokol yapılması,

b) Verileri yedeklemek amacıyla periyodik olarak resmi veri taşıyıcılarına kopyalanması,

c) Veriler üzerinde analiz yapmak ve strateji üretmek üzere verilerin resmi veri taşıyıcılarına kopyalanması,

ç) Verilerin ve elektronik sistemlerin güncellemelerinin ve teknik bakımının yapılması,

d) Verilerin ve elektronik sistemlerin kötüye kullanılmasının engellenmesi,

e) Elektronik sistemlerdeki teknik arızaların giderilmesi,

f) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyinin temin edilmesi,

hususlarında gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

(2) İlgili Bakanlık ile kooperatifler, görevleri ile sınırlı kalmak şartıyla, ortakların ve ortak olmak için başvuranların kişisel verilerini KOOPBİS’te işlemeye ve görüntülemeye yetkilidir.

(3) İlgili Bakanlık; denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu artırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla KOOPBİS’te işlenen verileri, kamu kurum ve kuruluşlarına aktarabilir, diğer kurum ve kuruluşlardan edineceği verileri KOOPBİS verileri ile eşleştirerek işleyebilir.

(4) Kooperatif ortakları tarafından 13 üncü maddede sağlanan erişim hakları sayesinde elde edilen kişisel veriler sadece ortakların kooperatif iş ve işlemlerinden haberdar olmaları ve kooperatif organlarında görev almak isteyen adayların kooperatif ortaklarına ulaşabilmeleri amaçlarıyla kullanılabilir.

(5) Her ne surette olursa olsun KOOPBİS üzerinden elde edilen veriler 7/4/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa aykırı olarak kullanılamaz, aktarılamaz veya başka bir şekilde işlenemez.

Diğer hükümler

MADDE 16 – (1) KOOPBİS’e erişimin fiilen mümkün olmadığı hallerde Genel Müdürlük veya İl Müdürlüğü durumu tutanak altına alarak daha sonra elektronik ortama aktarmak üzere işlemleri fiziki ortamda gerçekleştirir.

(2) Bu Yönetmeliğin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esaslar Bakanlıkça belirlenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İdari Para Cezaları

İdari para cezasını gerektiren haller

MADDE 17 – (1) 11 inci maddede düzenlenen yükümlülüklere aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

(2) Yönetim kurulu üyelerinin her biri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

(3) Geçici 2 nci maddenin ikinci fıkrasındaki yükümlülüğünü süresi içinde yerine getirmeyen yönetim kurulu üyelerinin her biri bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

(4) Aynı denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı on bin Türk lirasını geçemez.

(5) İdarî para cezaları her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilân edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanır. Bu suretle idarî para cezasının hesabında bir Türk Lirasının küsuru dikkate alınmaz.

Uygulama yetkisi

MADDE 18 – (1) Öngörülen idari para cezaları ilgili Bakanlık tarafından uygulanır. İlgili Bakanlık, bu yetkisini il müdürlüklerine devredebilir.

(2) İdari para cezaları, tebliğ tarihinden itibaren bir ay içinde ödenir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Kooperatifçilik verileri

GEÇİCİ MADDE 1 – (1) KOOPBİS’in kurulum sürecinde kooperatifçilik verilerinin tek merkezde toplanabilmesi ve ihtiyaç analizlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla yapılacak çalışmalar ilgili Bakanlıkların iş birliği ve koordinasyonuyla yürütülür.

(2) KOOPBİS’in hizmete açılmasının hemen öncesinde ilgili Bakanlıkların uhdesinde bulunan tüm kooperatifçilik verileri tek merkezde toplanır. Bu süreçte ilgili Bakanlıklar eski sistemlerini veri güncellemelerine kapatır ve sürecin tamamlanmasıyla güncellemelerin KOOPBİS üzerinden yapılması için teşkilatlarını ve görev alanına giren kooperatifleri yönlendirir.

(3) 17 nci maddenin ikinci fıkrasında belirtilen altı aylık süre boyunca, kooperatiflerce KOOPBİS’e aktarması gereken verilerin toplu bir biçimde kolayca KOOPBİS’e işlenebilmesi için gerekli altyapı Bakanlıkça kurulur.

KOOPBİS yetkililerinin veri girişi ve bildirim yükümlülüğü

GEÇİCİ MADDE 2 – (1) KOOPBİS yetkilileri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu ve denetçi raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli diğer bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarır.

(2) KOOPBİS yetkilileri; Ek-1’de yer alan ve KOOPBİS’ten de erişilebilen aydınlatma metnini, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına, KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içerisinde okutur, imzalatır ve arşivler.

(3) Altı aylık süre sona erinceye kadar, genel kurul toplantısına katılma hakkını haiz ortakları gösteren listelerin KOOPBİS üzerinden üretilmesine ve 11 inci maddede düzenlenen veri girişi ve bildirimlere ilişkin yükümlülüklerin ihlali halinde Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (4) numaralı bendi uyarınca 17 nci maddenin birinci fıkrasında yer alan idari para cezası uygulanmaz.

Yürürlük

MADDE 19 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.

 

Eki için tıklayınız

 

Kısa adı ‘Koopbis’ olan ve kooperatifçilikle uğraşanların tamamını ilgilendiren ‘Kooperatif Bilgi Sistemi’ isimli sektör ağı, Kartepe’de faaliyet yürüten kooperatifçilere tanıtıldı. Arslanbey OSB’deki ARSTAŞ Kooperatifi’nde gerçekleşen toplantıya ilçedeki tüm kooperatiflerin başkan ve yönetim kurulu üyeleri ilgi gösterdi. Sistemin detaylarıyla ele alındığı ve anlatıldığı toplantı aynı zamanda Kartepeli kooperatifçilerinin buluşmasını da sağladı.

 

KATILIM YOĞUN OLDU

ARSTAŞ Kooperatifi Başkanı Şükrü Aslan ve yönetim kurulunun ev sahipliğini yaptığı toplantıda; İl Ticaret Müdürü Veysi Uzunkaya, SUMOTAŞ Başkanı Ömer Yavuz, 87 Nolu Uzunçiftlik Kooperatifi Başkanı Aydın Merttürk, Kartepe Küçük Sanayi Hizmetleri ve İşletme Kooperatifi Başkanı Nezir Serindere, 83 Nolu Öz Uzuntarla Kamyoncular Lojistik Motorlu Taşıyıcılar Kooperatifi Başkanı Adnan Yılaz ve yönetim kurulu üyesi Hilmi Şelçuk, 98 Nolu Arslanbey Minübüsçüler Motorlu Taşıyıcılar Kooperatifi Başkanı Mehmet Kolay, Arslanbey Şefkatiye Motorlu Taşıyıcılar Kooperatifi yöneticileri Cüneyt Günsur ve Osman Demir, Köseköy Lojistik Kooperatifi yöneticileri Sabri Balaban ve Kenan Birgül, 114 Nolu Susa Özbirlik Kooperatifi yöneticisi Ramazan Atmaca yer aldı.

 

ÜYELER SİSTEME GİRİLMELİ

Toplantıya kurum uzmanlarından Sultan Kurbanoğlu ile katılan İl Ticaret Müdürü Veysi Uzunkaya, kooperatif başkan ve yöneticilerinin tüm sorularını tek tek cevapladı. Kooperatiflerde yönetim ve denetim kurullarının görev ve yetkilerinin de ele alındığı toplantıda ağırlıklı olarak Koopbis ele alındı, sistem hakkında bilgiler verildi. Uzunkaya ve kurum uzmanı Sultan Kurbanoğlu, http//koopbis.gtb.gov.tr web adresi üzerinden ulaşılabilen sisteme; kooperatif ortaklarının tümünün girilmesi gerektiğini hatırlattı. Uzunkaya, yapılacak genel kurul toplantılarının hazirun cetvellerinin de bu siteden alınması gerektiği bilgisini vurguladı