YIL SONU İŞLEMLERİ KAPSAMINDA KOOPERATİF MUHASEBE BİRİMLERİ TARAFINDAN YAPILMASI GEREKEN İŞ VE İŞLEMLER:

31/12/2023 tarihine kadar kooperatifin muhasebe birimi tarafından yapılması gereken iş ve işlemler özetle aşağıda açıklanmıştır.

A-Yapılacak iş ve işlemler:

1-Cari hesap mutabakatlarının yapılması

2-Peşin ödenen vergilerin doğruluğunun kontrol edilmesi

3-Envanter işlemlerinin yapılması

4-Amortisman ayırma işlemlerinin yapılması

5-Dönemsellik ilkesi gereği işlemlerin yapılması

6-Dövizli işlemlerin değerlemesinin yapılması

7-Vergi, sigorta ve mahsup hesaplarının kontrol edilmesi

8-Avans hesaplarının irdelenmesi

9-Nazım hesapların kontrol edilmesi

10-Hareket görmeyen hesapların kapatılması

11-Gelir ve gider hesaplarının kapatılması

12-Yedek akçe ayrılması

13-31/12/2023 tarihli geçici mizanın kontrolünü müteakip kesin mizanın çıkarılması

14-Aralık ayı ile ilgili ücret ve ücret sayılan ödemelerin Aralık ayı sonuna kadar yapılması

15-Hesap planında gerekli görülen değişikliklerin yapılması

16-31/12/2023 tarihli bilançonun çıkarılması

17-Bilanço hesaplarının açıklanması

18-2024 yılında kağıt ortamında tutulması zorunlu olan defterlerin onayı

19-2024 yılı tahmini bütçe taslağının hazırlanması

20-2023 yılı fiili gelir ve giderleri ile 2023 yılı bütçe karşılaştırma tablosu yapılması

21-Enflasyon muhasebesi ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması

22-Muhasebe ile ilgili diğer iş ve işlemlerin yapılması

B-Yapılacak iş ve işlemlerin açıklanması:

1-Cari hesap mutabakatlarının yapılması:

Bilançonun aktif ve pasifinde yer alan alacak ve borç kalanı (bakiyesi) veren hesapların karşılıklı yazışma yöntemiyle ve 31/12/2023 tarihi itibariyle mutabakatı yapılmalı ve bu mutabakat yazıları “2023 yılı cari hesap mutabakatları” dosyasında düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.

Banka mevduatları ile ilgili banka ekstreleri de aynı dosyada muhafaza edilmelidir.

(cari hesap mutabakatlarının yazılı olarak dosyasında bulunmaması halinde bilançonun doğruluğu şüphe yaratmaktadır.)

2-Peşin ödenen vergilerin doğruluğunun kontrol edilmesi:

Kooperatif taşınmazlarının kira gelirleri kaynaktan vergi kesintisine tabi olduğundan (KVK 15/b) kiralayanların bu stopaj vergiyi beyan edip ödemelerinin doğruluğu interaktif vergi dairesi uygulaması ile kontrol edilmeli ve bilançoda yer alan peşin ödenen vergilerle vergi dairesi kayıtlarının doğruluğu sağlanmalıdır. Tespit edilen farkların kısa sürede düzeltilmesi ile ilgili işlem yapılmalıdır.

3-Envanter işlemlerinin yapılması:

31/12/2023 tarihi itibariyle mevcutlar (kasa, portföydeki çekler ve senetler, stoklar, demirbaşlar, binalar, taşıtlar ve aktifte yer alan vb) tek tek sayılarak listesi oluşturulmalı ve bu fiili durumun muhasebe kayıtları ile kontrolü yapılmalı, bu listeler envanter defterine yada envanter listesine yazılmalıdır. Bu kapsamda kasa sayım tutanağı düzenlenerek, kasa sorumlusu yönetim kurulu muhasip üyesi ve bir denetçi tarafından imzalanmalıdır. (VUK.185, 186,187,188)

Fiili sayım sonucu tespit edilen bilgilerin muhasebe kayıtlarını doğrulaması gerekmektedir. Bütün sayımların sonuçları, çift imzalı tutanakla belgelendirilmelidir.

4-Amortisman ayırma işlemlerinin yapılması:

Kooperatifin aktifinde yer alan binalar, demirbaşlar, makine ve techizat gibi sahip olduğu varlıkların Vergi Usul Kanunu hükümleri gözönünde tutularak Amortisman Defterinde veya listesinde amortisman hesabı yapılmalı ve bu hesaba göre muhasebe kaydı oluşturulmalıdır. (VUK. 189)

5-Dönemsellik ilkesi gereği işlemlerin yapılması:

Borç ya da alacak bakiyesi vermesi gerektiği halde, bu kurala uygun olmayan, yani ters bakiye veren hesapların muhasebe kurallarına uygun hale getirilmesi gerekmektedir. (1’li ve 2’li hesapların borç bakiyesi, 3’lü ve 4’lü hesapların alacak bakiyesi vermesi – istisnalar hariç)

Önümüzdeki döneme ait gelir ve giderlerin, gelir ve gider hesaplarından alınarak gelecek yıla ait gelir ve gider hesaplarına alınmalıdır. (sigorta gideri, banka mevduat faiz geliri vs)

Aktif ve pasif hesaplardaki bakiyelerin dönemlerine (kısa veya uzun dönemli) göre sınıflanması yapılmalıdır. (bir yıla kadar süresi olanlar 1’li, bir yıldan fazla süresi olanlar 2’li hesaplarda izlenmesi)

6-Dövizli işlemlerin değerlemesinin yapılması:

Sene sonu itibariyle varsa döviz kasa, banka, alacak, borç, kredi, avans ve teminat hesaplarının yıl sonu kuru ile değerlenerek, değerleme sonucunda oluşan farkın kar-zarar hesaplarına kaydının yapılması gerekmektedir. (VUK 258, 261)

Varsa tahsilinde sıkıntı çekilen ve dava aşamasındaki alacaklar için avukattan ilgili davaların son durumunu açıklayan yazı ve belgelerin alınması ve müşavirliğimizle paylaşılmasını müteakip muhasebe kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

7-Vergi, sigorta ve mahsup hesaplarının kontrol edilmesi:

360-Ödenecek Vergi ve Fonlar hesapları ve 190-Devreden KDV hesaplarının 31/12/2023 tarihi itibariyle Aralık ayı beyannamelerini doğruluyor olması gerekmektedir. Benzer şekilde 361-Ödenecek Sigorta Primleri Hesabının da Aralık ayı sigorta tahakkuk fişleri ile kontrolü yapılmalıdır.

Aralık sonu itibariyle geçmiş aylara ait ödenmeyen SGK primlerinin kurumlar vergisi uygulamasında gider yazılamaması sebebiyle ayrı bir hesapta takip edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle eğer böyle bir durum varsa, yıl sonu işlemleri sırasında ödenmeyen tutarların müfredat kartlarından doğrulanarak “368 Vadesi geçmiş, ertelenmiş veya taksitlendirilmiş vergi ve yükümlülükler hesabı” na alınması ve aynı zamanda tutarın 900’lü KKEG hesaplarında da takip edilmesi gerekmektedir.

8-Avans hesaplarının irdelenmesi:

Kooperatifin iş ve hizmetleri gereği ilgili yıl içinde verilen avansların karşılığı hizmetler yapılmışsa belgesi alınmalı, hizmet yapılmamış ise ilgili sözleşmesi ile kontrol edilerek, gerekiyorsa nakit olarak iadesi yapılmalı, 2024 yılı başından itibaren duruma uygun uygulama yapılmalıdır. Dolayısıyla mümkün olduğunca avans mahiyetindeki ödemeler kapatılarak, bilançonun daha düzenli çıkarılması sağlanmalıdır. (yönetim kurulu kararı ile verilen personel avansları ve sözleşmesine istinaden yapılan avanslar hariç)

9-Nazım hesapların kontrol edilmesi:

Kooperatifin iş ve hizmet ilişkileri gereği, alınan ve verilen banka teminat mektubu ve diğer nakit olmayan teminatlar, nazım hesaplarda izlenmeli ve nazım hesaplarda yer alan kayıtların fiili durumu doğruladığı sayım yapılarak ve tutanak düzenlenerek kontrol edilmelidir.

10-Hareket görmeyen hesapların kapatılması:

Uzun yıllar hareket görmediği halde, başka bir ifade ile tahsili ve ödemesi yapılamayan hesaplar irdelenerek listesi oluşturulmalı, küçük miktarlı olanlar yönetim kurulu kararı ile büyük miktarlı olanlar genel kurul kararı ile gider (KKEG) yada gelir yazılarak bilançonun fiili durumu yansıtması sağlanmalıdır.

11-Gelir ve gider hesaplarının kapatılması:

Yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra tekdüzen muhasebe hesap planı gereği 6’lı gider hesapları ve 7’li gelir hesapları kapatılarak gelir-gider farkı (kar- zarar hesabı) oluşturulmalıdır. Bu hesapların kapatılmasından önce kontrolü yapılmalıdır.

12-Yedek akçe ayrılması:

Dönem sonu oluşan gelir-gider farkının kooperatif anasözleşmesinin ilgili maddesine göre yedek akçe ve oluşan kârâ göre yasal yükümlülük karşılıkları ayrılacaktır. Ayrıca bu kapsamda VUK’nun 322. ve 323.maddeleri hükümleri göz önünde tutularak varsa şüpheli ve/veya değersiz alacak karşılıkları ayrılacaktır. (Kooperatif anasözleşmesine göre ayrılması gereken yedek akçenin kurumlar vergisi beyannamesinin verilmesi sırasında da ayrılması mümkündür.)

13-31/12/2023 tarihli geçici mizanın kontrolünü müteakip kesin mizanın çıkarılması:

Başta muhasebe tekniği gereği ters bakiye veren hesapların düzeltilmesi olmak üzere geçici mizan üzerinde gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra kesin mizan alınarak, kesin mizana dayalı olarak bilançonun çıkarılması gerekmektedir.

14-Aralık ayı ile ilgili ücret ve ücret sayılan ödemelerin Aralık ayı sonuna kadar yapılması:

Her ne kadar yıl içinde ücret ve ücret sayılan huzurhakları, serbest meslek ödemeleri gibi ödemeleri ertesi aylara sarkması bir mahsur teşkil etmemekte ise de, bilançonun gerçek durumu yansıtması ve kooperatif mali yapısı uygunsa bilançoda borçlu görülmemesi için bu mahiyetteki ödemelerin yapılması bilançonun daha düzenli çıkmasına katkı sağladığından bu husus gözönünde tutulmalıdır. (Bilanço ve mali tabloların Koopbis sistemine yüklenmesi nedeniyle, bütün ortaklar tarafından görülüyor olması dikkate alınmalıdır.)

15-Hesap planında gerekli değişikliklerin yapılması:

Kooperatiflerin vergisel ilişkileri nedeniyle gerek vergi mahsubunda, gerekse diğer denetimlerde şirket kabul edildiğinden, ticari şirketlerin denetimlerinde dikkate alması gereken hususlar gözönüne alınarak bu düzeltme yapılmalıdır. Özellikle kurumlar vergisi mükellefi olan kooperatiflerde ortaklardan alacaklar hesabı uygulamada anlaşmazlık yarattığından bu hesap yerine ticari alacaklar hesabının kullanılması ve ve her işyeri esasına göre cari hesap oluşturulması daha uygun düşmektedir.

16-31/12/2023 tarihli bilançonun çıkarılması:

Yukarıdaki iş ve işlemlerin tamamlanmasından sonra temel mali tablolar kapsamında bilanço çıkarılmalıdır. Kooperatiflerde bilançonun dip notunun bilançoya açıklık getirecek şekilde açıklamalı olması uygun düştüğü gibi yasal olarak da zorunludur.

17-Bilanço hesaplarının açıklanması:

Bilançolar genel kurula sunulan mali tablolar olması ve bu yıldan itibaren koopbis sisteminde yayınlanmış olması nedeniyle bilançoda yer alan hesapların anlaşılır şekilde açıklamalarının yapılması ve genel kurula sunulan kitapçıkta bilançoya ve bilanço hesaplarının açıklanmasına yer verilmesi gerekmektedir.

18-2024 yılında kağıt ortamında tutulması zorunlu olan defterlerin onayı:

2024 yılında kağıt ortamında tutulması zorunlu olan defterlerin Aralık/2023 ayı sonuna kadar noter onayı yaptırılmalıdır. (Tutulacak defterlerin nev’i ve tasdik tarihleri ile ilgili bilgiler ekteki yazıda yer almaktadır.)

19-2024 yılı tahmini bütçe taslağının hazırlanması:

2023 yılı fiili durumu da dikkate alınarak ve ayrıca 2024 yılında yapılacak iş ve hizmetler göz önünde tutularak Ocak/2024 ayı uygulaması yapılmadan bütçe taslağının hazırlanarak yönetim kuruluna sunulması gerekmektedir.

20-2023 yılı fiili gelir ve giderleri ile 2023 yılı bütçe karşılaştırma tablosu yapılması:

2023 yılı ile ilgili daha evvel hazırlanıp genel kuruldan geçen bütçe ile fiili durum karşılaştırılarak uyumlu olup olmadığı, dolayısıyla farklılıklar varsa neden ve hangi hesaplarda oluştuğu karşılaştırma tablosunun açıklamasında belirtilmelidir.

21-Enflasyon muhasebesi ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması:

Henüz tam olarak kesinleşmiş olmamakla birlikte, 2023 yılı ve müteakip dönemlerde enflasyon muhasebesinin uygulanması gerekmekte olup, bu konu ile ilgili daha ayrıntılı bilgi verilecektir.

22-Muhasebe ile ilgili diğer iş ve işlemlerin yapılması:

Yukarıda sayılanların dışında ayrıca yıllara yaygın inşaat onarım işinin bulunması halinde yapılan vergi kesintilerinin yüklenici firma kayıtlarını doğrulayıp doğrulamadığı ve özellik arz eden başka durumlar varsa, bu işlerin de muhasebe ve mali mevzuat gerekleri yerine getirilmelidir.