Kooperatiflerde Genel Kurul Süreci: Güncel Düzenlemeler ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yapı ve işletme kooperatiflerinde genel kurul çalışmaları

Genel kurulun yapılması ile ilgili iş ve işlemlerin süreci aşağıdaki gibidir.

A-GENEL KURUL HAZIRLIK ÇALIŞMALARI:

1-Yönetim kurulu tarafından karar alınması:

Yönetim kurulu kararında olağan genel kurulun hangi yılla ilgili olduğu, toplantının tarihi ve saati ile toplantı yerinin açık olarak kararda yer alması ve bu toplantıda yasal çoğunluk olmadığı taktirde ikinci toplantının yine hangi tarihte, saati ile toplantı yerinin belirtilerek kararın genel kuruldan en az 32 gün önce ve en fazla 2 ay içinde alınması gerekmektedir.

Kararda ve çağrı yazısında ikinci toplantı ile ilgili karar alınması zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak ikinci toplantı ile ilgili de karar alınması halinde, birinci toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 7, en fazla 30 gün süre bulunması gerekmektedir.

Her ne kadar ikinci toplantı ile ilgili karar alınması ve gündemin davet bölümünde yazılması zorunlu değilse de, işletme kooperatiflerinin anasözleşmelerinde ikinci toplantıda çoğunluk aranmayacağına dair hüküm yer almakta ise, bu doğrultuda işletme kooperatifleri için yapılan uygulama yararlı olacaktır.

Bu durumda birinci toplantıda yasal nisap oluşmadığı taktirde ikinci toplantının yapılabilmesi için çağrı prosedürünün yenilenmesi gerekmektedir. Ancak kararda birinci ve ikinci toplantı ile ilgili bilgiler verildiği halde, birinci toplantıda nisap oluşmadığı taktirde, ortaklara tekrar çağrı yapılmaksızın toplantı yapılmakta, sadece Bakanlık temsilcisi için başvuru işlemi yenilenmektedir.

2-Genel kurul gündeminin hazırlanması:

Genel kurul gündeminin hazırlanmasında, Ana sözleşmenin 31.maddesi gözönünde tutularak, Kooperatifler Kanunu’nun 42. ve Ana sözleşmenin 23.maddesinde genel kurulun devir ve terk edemeyeceği iş ve işlemler ile kooperatifin genel kurul kararını gerektiren diğer işleri ve yönetim kurulunun gerek gördüğü işleri gündem konusu yapılmalıdır.

Ayrıca intibak ve mevzuat değişiklikleri gereği gündeme madde konulması gerekiyor ise, bu hususlarda dikkate alınmalıdır.

3-Ortaklara çağrı (duyuru) yapılması:

Çağrının taahhütlü mektupla veya ana sözleşme değişikliği yapılmışsa bu değişiklikteki uygulama göz önünde tutularak yapılması ve bu çağrıda gündemle birlikte genel kurulun yapılacağı tarih, saat ve yerin açık olarak belirtilerek genel kuruldan en az 32 gün önce yapılması zorunludur. (Çağrı ile birlikte, raporların ve bilanço ile gelir-gider farkı hesabının gönderilmesi zorunlu olmayıp, isteyenlere birer örneğinin verilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda Koop-Bis Yönetmeliği uygulaması göz önünde tutulmalıdır.)

4-Gündemde yer alan raporların ve diğer belgelerin hazırlanması:

4.a-Yönetim kurulu yıllık çalışma raporunun hazırlanması:

Bu raporun Ticaret Bakanlığı’nın 11/Haziran/2008 tarih ve 26903 sayılı ResmiGazete’de yayımlanan Tebliğine ve formatına göre hazırlanması zorunludur. Genel kuruldan en az 15 gün önce kooperatif merkezinde hazır bulundurulması ve isteyen ortaklara birer örneğinin verilmesi zorunludur. Bu Tebliğdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen yönetim kurulu yıllık çalışma raporları, genel kurullarda görüşülemez ve kabul edilemez. (Bu kapsamda Koop-Bis Yönetmeliği uygulaması gözönünde tutulmalıdır.)

4.b-Denetim kurulu raporunun hazırlanması:

Bu raporun Ticaret Bakanlığı’nın 11/Haziran/2008 tarih ve 26903 sayılı ResmiGazete’de yayımlanan Tebliğine ve formatına göre hazırlanması zorunludur. Bu Tebliğdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen denetim kurulu raporları, genel kurullarda görüşülemez ve kabul edilemez. Denetim kurulu raporunun genel kuruldan en az 15 gün önce düzenlenerek yönetim kuruluna teslim edilmesi ve teslimden sonra da raporda herhangi bir değişiklik yapılmaması gerekmektedir. Bu kapsamda Koop-Bis Yönetmeliği uygulaması göz önünde tutulmalıdır.)

4.c-Bilanço, envanter ve gelir-gider farkı hesaplarının hazırlanması:

Bilançonun genel kuruldan en az 15 gün önce kooperatif merkezinde ortakların incelemesine hazır tutulması ve isteyen ortaklara birer örneğinin verilmesi zorunludur. Kooperatif ana sözleşmesine göre, bilançonun genel kuruldan en az 1 ay önce denetim kurulu üyelerine verilmesi, denetim kurulu üyelerinin de incelemesini 10 gün içinde yaparak raporunu yönetim kuruluna teslim etmeleri, bilançonun genel kuruldan 15 gün önce kooperatif ortaklarının incelemelerine sunulması ve isteyen ortaklara birer örneğinin verilmesi gerekmektedir.

4.d-Çalışma programı ve tahmini bütçenin hazırlanması:

Yapılacak işlerin neler olduğu ve parasal tutarlarını içeren bütçenin genel kurula sunularak, bu kapsamda ortakların yapacakları ödemelerin miktar, zaman ve ödeme esaslarının genel kurulca belirlenmesi zorunludur.

4.e-Yönetim ve denetim kurulu seçimi varsa, hazırlık yapılması:

Ortak sayısı 500’ü geçen kooperatiflerde seçimin gizli oy açık tasnif esasına göre yapılması zorunlu olduğundan, bu doğrultuda hazırlık yapılmalıdır. (KK. 48)

4.f-Gündemde yer alan diğer konularla ilgili hazırlık yapılması:

Gündemde yer alan konunun durumuna göre hazırlık yapılarak, genel kurulun bilgilendirilmesi ve alınan kararın bu bilgi çerçevesinde alınması gerekmektedir. Bu kapsamda işletme kooperatifine dönüş, yada anasözleşmedeğişikliği varsa genel kuruldan önce İl Müdürlüğünden yada Bakanlıktan izin yazısının alınması zorunluluğu bulunmaktadır. Aksi halde gündemde yer alan bu maddenin görüşülerek karar alınması mümkün değildir.

5-Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi için İl Müdürlüğüne müracaat edilmesi:

Yapı kooperatiflerinde Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı İl Müdürlüğü’ne, işletme kooperatiflerinde ise Ticaret İl Müdürlüğü’ne genel kuruldan en az 15 gün önce yazılı olarak müracaat edilmesi ve müracaat dilekçesinde yönetim kurulunun genel kurulla ilgili almış olduğu kararın noter onaylı örneği, Mersis Sistemi üzerinden online ortamda alınan ticaret sicil tasdiknamesi, toplantı gündemi ve vezne alındısının eklenmesi gerekmektedir.

6-Ortaklar cetvelinin hazırlanması:

Kooperatif ana sözleşmesinde belirtildiği şekilde ortaklar cetvelinin (haziruncetvelinin) hazırlanması gerekmektedir. (Genel kurul tarihine kadar ortaklık bilgilerinin elektronik ortamda kaydına dair 14 Ocak 2022 tarih ve 31719 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Koop-Bis Yönetmeliği hükümlerine göre çalışmaların tamamlanıp ortaklar cetvelinin bu esasa göre hazırlanması gerekmektedir.)

7-Genel durum bildirim formunun hazırlanması:

Bakanlığın formatına göre bildirim formunun hazırlanması ve bir örneğinin Bakanlık temsilcisine verilmesi gerekmektedir.

B-GENEL KURUL GÜNÜ YAPILAN ÇALIŞMALAR

1-Çoğunluğun oluşmasının beklenmesi:

Kooperatif genel kurullarında toplantı çoğunluğu ¼’tür. Toplantının açılabilmesi için asıl ve vekil ortakların sayılarının bu sayıya ulaşması zorunludur.

2-Oy hakkı ve temsil:

Genel kurulda her ortağın bir oy hakkı bulunmaktadır. Bir ortak başka bir ortağa veya eş ve birinci derecede akrabasını yazılı vekalet vermek suretiyle temsilci tayin edebilir. 1000 kişiyi geçen kooperatiflerde vekalet sayısı 9’dur. Yönetim kurulu kendi ibrasında oy kullanamaz.

3-Açılış ve Bakanlık tebliğinin temsilci tarafından okuması:

¼ sayıya ulaşıldığında, genel kurulun açılışı başkan veya görevlendirdiği kişi tarafından yapılır.

4-Divan başkanı ve divan kurulu üyelerinin seçimi:

Ortaklar veya kooperatifin bağlı olduğu üst kurul temsilcileri divan kurulunda görev alırlar. Seçimde en çok oy alan divan kuruluna seçilir.

5-Önerge verilmesi: (var ise)

Bu husus kooperatif ana sözleşmesinin 31. ve Kooperatifler Kanunu’nun 46.maddesinde hüküm altına alınmıştır.

6-Gündem konularının görüşülmesi, oylanması ve karar alınması:

Kooperatiflerde gündeme bağlılık esas olup, gündemde olmayan konular görüşülemez. Seçimler hariç, diğer konularda hazirun cetvelinde imzası bulunanların yarıdan fazlasının oyu ile karar alınır. (istisnalar hariç)

7-Yönetim ve denetim kurulu üyelerinin seçilmesi: (gündemde var ise)

500’e kadar ortağı olan kooperatiflerde seçimler açık oylama, yani el kaldırmak suretiyle yapılır. Ancak genel kurulca gizli yapılmasına karar alındığı taktirde, bu karara uyularak işlem yapılır. Ortak sayısı 500’ü geçen kooperatiflerde seçimlerin gizli oy açık tasnif esasına göre yapılması zorunludur. Uygulama ile ilgili kooperatif ana sözleşmesine bakılmalıdır.

8-Genel kurul tutanağının yazılması, muhalefet şerhi varsa konulması ve tutanağın imzalanması:

Seçilen Divan ve Bakanlık Temsilcisi, genel kurul kararlarını içeren tutanağı imzalaması gerekmektedir. Tutanakta söz alan ortakların isimleri, yaptığı konuşma veya sorusu ile alınan kararın kaç oyla alındığı (kabul, red ve çekimser) yazılır.

9-Belgelerin Bakanlık Temsilcisine teslimi ve görev yazısının alınması:

Genel kurulu müteakip, Bakanlık temsilcisine Yevmiye Defteri’nin kapanış tasdikini içeren sayfası ile birlikte diğer belgelerin verilerek görev yazısının alınması gerekmektedir.

C-GENEL KURULDAN SONRA YAPILACAK ÇALIŞMALAR:

1-Tutanağın tescili ve ilanı ile seçim var ise, yönetim kurulu görev bölümü, temsil — ilzam ve imza beyannamesinin tescili:

Genel kurul tutanağının ve seçim var ise, yönetim kurulu görev bölümü ile temsil ve ilzam kararı ile yeni yönetimin imza beyannamesinin ticaret Sicili Memurluğuna ibraz edilerek tescil edilmesi gerekmektedir.

2-Yönetim kurulu üyelerinin mal bildiriminde bulunması:

Yeni seçilen yönetim kurulu üyeleri ile birlikte görevi sona eren yönetim kurulu üyelerinin bir ay içinde kooperatifin bağlı olduğu İl Müdürlüğüne mal beyanında bulunması gerekmektedir.