6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nun 409 uncu maddesine göre anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması gerekmektedir. Olağan genel kurul toplantılarında, organların seçimine, finansal tablolara,  yönetim kurulunun  yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılmakta, karar alınmaktadır.

Faaliyet dönemi yıl sonu olan şirketlerin olağan genel kurul toplantıları için TTK’da en geç Mart ayının sonu olarak belirlenen süreye yaklaştığımız bugünlerde genel kurul toplantısı sürecinde yönetim kurullarınca alınması gereken kararlar hakkında bir hatırlatma yapmak istedik. Bu yazı daha çok halka açık bir bankanın yıllık olağan genel kurul süreci içinde yapılması gerekenlere değinmekte ise de burada halka açık şirketler için verilen zorunluluklar çıkarıldığında birçok şirketin genel kurul sürecinde yapılması gerekenleri içeren bir kaynak olacağını düşünüyoruz. Bu konuda temel mevzuatı ise 6102 sayılı TTK ve bu Kanuna dayanılarak 28.11.2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik ¹” (TTK Yönetmeliği) oluşturuyor.

1- GENEL KURUL TOPLANTI TARİHİ VE GÜNDEMİNİN BELİRLENMESİ

Şirket Yönetim Kurulu’nun öncelikle Genel Kurul toplantı tarihi ve gündemini belirleyerek bu hususlara ilişkin alacağı bir Yönetim Kurulu Kararı ile TTK ve SPK’da belirlenen aşağıdaki süreler dahilinde pay sahiplerine bir çağrı yapması gerekmektedir.

Genel Kurula Çağrı Süreleri ve Şekli

6102 sayılı Kanun’un 414 üncü maddesi uyarınca Genel Kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılmaktadır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilmelidir.

6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun 29 uncu maddesi 2 nci fıkrası uyarınca nama yazılı ihraç edilmiş olup borsada işlem gören paylar hakkında 6102 sayılı Kanun’un yukarıda verilen 414 üncü maddesi hükmü uygulanmamaktadır. Payları borsada işlem gören halka açık ortaklıkların genel kurul çağrılarının ise, 03.01.2014 tarihli ve 28871 sayılı Resmi Gazete’de SPK tarafından yayımlanan “Kurumsal Yönetim Tebliği (II-17.1) ²“nin uygulaması zorunlu olan 1.3.1 numaralı ilkesi uyarınca ortaklığın kurumsal internet sitesinde ve KAP’ta, genel kurul toplantı ilanı ile birlikte, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere genel kurul toplantı tarihinden en az üç hafta önce 6102 sayılı TTK’nın 437 nci maddesi çerçevesinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulacak belgeler ile ortaklığın ilgili mevzuat gereği yapması gereken bildirim ve açıklamaların yanı sıra, ilgili ilkedeki hususları içerecek şekilde yatırımcılara duyurulması gerekmektedir.

TTK Yönetmeliği uyarınca genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda;

a) Toplantı günü ve saati,

b) Toplantı yeri,

c) Gündem,

ç) Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri,

d) Çağrının kimin tarafından yapıldığı,

e) İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,

f) Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu,

g) Kanunun 428 inci maddesinde tanımlanan temsilcilerin kimlikleri ve bunlara ulaşılabilecek iletişim bilgileri,

belirtilmelidir. Yapılacak ilanda, genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekâletname örneklerine de yer verilmelidir.

Genel Kurul Gündemi

TTK’nın 413 üncü maddesi uyarınca gündem, genel kurulu toplantıya çağıran tarafından belirlenir. Gündemde bulunmayan konular genel kurulda müzakere edilemez ve karara bağlanamaz. Kanuni istisnalar saklıdır. Aynı Kanun’un 411 inci maddesi uyarınca sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri, yönetim kurulundan, genel kurulda karara bağlanmasını istedikleri konuları gündeme koymasını isteyebilirler. Gündeme madde konulması istemi, noter aracılığıyla yapılmalı ve çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılması tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşmış olmalıdır. 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun 29 uncu maddesi 4 üncü fıkra hükmü uyarınca halka açık ortaklıkların genel kurullarında gündeme bağlılık ilkesine uyulmaksızın SPK’nın görüşülmesini veya ortaklara duyurulmasını istediği hususların genel kurul gündemine alınması zorunludur.

TTK Yönetmeliği uyarınca olağan genel kurul toplantısının gündeminde sırasıyla şu hususlar bulunur:

a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.

b) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.

c) Denetçi raporlarının okunması.

ç) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki.

d) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.

e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.

f) Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi.

g) Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması.

ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti.

h) Denetçinin seçimi.

ı) Lüzum görülecek sair hususlar (Lüzum görülen sair hususlar gündeme açıkça yazılmalıdır. Görüşülecek konu önceden tespit edilip gündeme yazılmadan, “lüzum görülecek sair hususlar” şeklinde bir gündem maddesi belirlenemez).

2- GENEL KURULA TEKLİF EDİLECEK BAĞIMSIZ ÜYE ADAY LİSTESİNİN HAZIRLANMASI, SPK’YA BİLDİRİMİ VE KAP’TA AÇIKLANMASI

Kurumsal Yönetim Tebliği‘nin 4.3.7 numaralı ilkesi uyarınca payları borsada işlem gören şirketlerin aday gösterme komitesi (yönetim kurulu yapılanması gereği ayrı bir aday gösterme komitesi oluşturulamaması durumunda, kurumsal yönetim komitesi bu komitenin görevlerini yerine getirir), yönetimin ve yatırımcıların da dahil olmak üzere bağımsız üyelik için aday tekliflerini, adayın bağımsızlık ölçütlerini taşıyıp taşımaması hususunu dikkate alarak değerlendirir ve buna ilişkin değerlendirmesini bir rapora bağlayarak yönetim kurulu onayına sunar.

Bağımsız yönetim kurulu üye adayı, ilgili mevzuat, esas sözleşme ve yukarıda yer alan kriterler çerçevesinde bağımsız olduğuna ilişkin yazılı bir beyanı aday gösterildiği esnada aday gösterme komitesine verir.

Yönetim kurulu, aday gösterme komitesinin raporu çerçevesinde bağımsız üye aday listesini hazırlayarak genel kurul toplantısından en az 60 gün önce ilgili aday gösterme komitesinin raporu ve yönetim kurulu kararı ile birlikte SPK’ya gönderir. SPK, 4.3.6. numaralı ilkede belirtilen bağımsızlık kriterleri çerçevesinde yaptığı değerlendirme sonucunda varsa liste hakkında olumsuz görüşünü 30 gün içerisinde şirkete bildirir. SPK’nın olumsuz görüş bildirmiş olduğu kişi genel kurula bağımsız üye adayı olarak sunulamaz. Şirket, bağımsız üye aday listesi ile birlikte adaylığı kabul edilmeyen bağımsız yönetim kurulu üyesi adaylarını, en geç genel kurul toplantı ilanı ile birlikte KAP’ta açıklar. Bağımsız yönetim kurulu üyesi atamasına ilişkin genel kurul kararı, karşı oylar ve gerekçeleri ile birlikte şirketin kurumsal İnternet sitesinde açıklanır.

Kurumsal Yönetim Tebliği’nin 5 inci maddesi 5 inci fıkrası uyarınca bağımsız üye aday listesinin genel kurul toplantısından en az 60 gün önce SPK’ya gönderilmesi zorunluluğu SPK’nın her yıl yaptığı belirlemeye göre ikinci ve üçüncü grupta yer alan ortaklıklar için ³ uygulanmamaktadır. Bu ilkelerin uygulamasında SPK’nın bağımsız yönetim kurulu üye adayları hakkında olumsuz görüş vermemesi, adayın bağımsızlığının SPK veya kamu tarafından tekeffülü anlamına gelmemektedir.

Yine aynı Tebliğ’in 6 ncı madde 3 üncü fıkrası uyarınca bankaların yönetim kurulu yapılanmaları içerisinde denetim komitesi üyeliği için görevlendirilen yönetim kurulu üyeleri bu Tebliğ çerçevesinde bağımsız yönetim kurulu üyesi olarak kabul edilmekte, ancak, bankaların denetim komitesi üyelerinin seçilmesinde yukarıda bağımsız üyelerin seçilmesine ilişkin uygulanan merasim uygulanmamaktadır. Bununla birlikte, bankaların denetim komitesinde yer almayacak bağımsız yönetim kurulu üyeleri için her halde, bağımsız yönetim kurulu üyelerinin tamamının denetim komitesinde yer alması halinde ise en az biri için bağımsız üyeler için (4.3.6.) numaralı ilkede belirtilen nitelikler aranmalı ve bu bağımsız üye veya üyelerin seçilmesine ilişkin (4.3.7.) ve (4.3.8.) numaralı ilkeler uygulanmalıdır.

3- GENEL KURULA SUNULACAK KÂR DAĞITIM ÖNERİSİNE İLİŞKİN YÖNETİM KURULU KARARI ALINMASI 

Genel kurul gündemi ve ilan edilecek sürelerden önce, Yönetim Kurulu’nun faaliyet raporu, denetçi raporu, finansal tablolar ve kar dağıtımı ile ilgili raporları hazırlaması ve ilanda belirtilen yerlerde ortakların bilgisine sunması zorunludur.

4- GENEL KURUL ONAYINA SUNULACAK BAĞIMSIZ DENETİM FİRMASININ SEÇİMİ

Türk Ticaret Kanunu’nun 399 uncu maddesinin 1 inci fıkrası uyarınca denetçi, şirket genel kurulunca; topluluk denetçisi, ana şirketin genel kurulunca seçilir. Denetçinin, her faaliyet dönemi ve her hâlde görevini yerine getireceği faaliyet dönemi bitmeden seçilmesi şarttır. Seçimden sonra, yönetim kurulu, gecikmeksizin denetleme görevini hangi denetçiye verdiğini ticaret siciline tescil ettirir ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile internet sitesinde ilan eder.

Bağımsız Denetime Tabi Olacak Şirketlerin Belirlenmesine Dair 19.12.2012 tarihli ve 2012/4213 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki liste gereğince bankalar bağımsız denetime tabidir ve bağımsız denetim firması seçiminin her faaliyet dönemi TTK hükümleri gereğince genel kurulca yenilenmesi gerekmektedir.

BDDK tarafından 11.07.2014 tarihli ve 29057 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Bankaların İç Sistemleri ve İçsel Sermaye Yeterliliği Değerlendirme Süreci Hakkında Yönetmelik“in 7 nci maddesi 1 inci fıkrası uyarınca Denetim Komitesi, bağımsız denetim kuruluşlarının yönetim kurulu tarafından seçilmesinde gerekli ön değerlendirmeleri yapmak ve yönetim kurulu tarafından seçilen ve sözleşme imzalanan kuruluşların faaliyetlerini düzenli olarak izlemekle görevli ve sorumludur. Aynı maddenin 2 nci fıkrası (n) bendi uyarınca da denetim komitesi bu kapsamda bankanın sözleşme imzalayacağı bilgi sistemleri denetimi yapanlar da dahil olmak üzere bağımsız denetim kuruluşları ile bunların yönetim kurulu başkan ve üyeleri, denetçileri, yöneticileri ve çalışanlarının banka ile ilişkili faaliyetlerinde bağımsızlığını ve tahsis edilen kaynakların yeterliliğini değerlendirmek, değerlendirmelerini bir rapor ile yönetim kuruluna sunmak, hizmet alınması halinde de sözleşme süresince, üç aydan fazla olmamak üzere, düzenli bir şekilde bu işlemleri tekrarlamakla görevli ve yetkilidir.

Bu çerçevede, bankalarda Denetim Komitesi, Yönetim Kurulu tarafından seçilecek bağımsız denetim kuruluşuna ilişkin bir ön değerlendirme yaparak  değerlendirmelerini bir rapor ile yönetim kuruluna sunmalı, yönetim kurulu da bu raporu da dikkate alarak yapacağı değerlendirme neticesinde genel kurula önerilecek bağımsız denetim firmasının seçimine ilişkin bir yönetim kurulu kararı almalıdır.

5- GENEL KURULA SUNULACAK YILLIK FAALİYET RAPORUNA İLİŞKİN YÖNETİM KURULU KARARI ALINMASI

TTK’nın 514 üncü maddesi uyarınca Yönetim Kurulu, geçmiş hesap dönemine ait, Türkiye Muhasebe Standartlarında öngörülmüş bulunan finansal tablolarını, eklerini ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunu, bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk üç ayı içinde hazırlamalı ve genel kurula sunmalıdır.

BDDK tarafından 01.11.2006 tarihli ve 26333 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Bankalarca Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanmasına ve Yayımlanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik“in 8 inci maddesi 2 nci fıkrası uyarınca da Genel Kurula sunulacak yıllık faaliyet raporu yönetim kurulu kararı ile uygun görülmeli, söz konusu Yönetmeliğin 9 uncu maddesi çerçevesinde değerlendirilmeli ve aynı maddenin birinci veya üçüncü fıkraları uyarınca verilecek bağımsız denetçi görüşü ile birlikte yıllık genel kurul toplantısından en az onbeş gün önce ortakların incelemesine sunulmalıdır.

6- KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİNE UYUM RAPORLARININ HAZIRLANMASI

SPK’nın Kurumsal Yönetim Tebliği’nin 8 inci maddesi uyarınca payları borsada işlem gören halka açık ortaklıkların yıllık faaliyet raporlarında; bu Tebliğ ekinde yer alan kurumsal yönetim ilkelerinin uygulanıp uygulanmadığına, uygulanmıyor ise buna ilişkin gerekçeli açıklamaya, bu ilkelere tam olarak uymama dolayısıyla meydana gelen çıkar çatışmalarına ve gelecekte ortaklığın yönetim uygulamalarında söz konusu ilkeler çerçevesinde bir değişiklik yapma planının olup olmadığına ilişkin açıklamalara yer verilmesi gerekmektedir. Söz konusu açıklamalarda dönem içerisinde önemli bir değişiklik olması durumunda, ilgili değişikliğe ara dönem faaliyet raporlarında yer verilmelidir.

Kurumsal yönetim ilkelerine uyum raporlarının içeriğine ve yayımlanmasına ilişkin esaslar SPK tarafından belirlenmekte ve kurumsal yönetim ilkelerine uyum raporlarının formatı SPK bültenlerinde ilan edilmektedir. Şirketlerin yıllık faaliyet raporlarında yer alacak bu raporların kanımızca öncelikle varsa şirketin Kurumsal Yönetim Komitesinde görüşülerek onaylanması ve sonrasında yönetim kurulunca onaylanacak yıllık faaliyet raporuna dahil edilmesi uygun olacaktır.

7- BAĞLILIK RAPORUNUN HAZIRLANMASI

TTK’nın 199 uncu maddesi 1 inci fıkrası uyarınca bağlı şirketin yönetim kurulu, faaliyet yılının ilk üç ayı içinde, şirketin hâkim ve bağlı şirketlerle ilişkileri hakkında bir rapor düzenlemelidir. Raporda, şirketin geçmiş faaliyet yılında hâkim şirketle, hâkim şirkete bağlı bir şirketle, hâkim şirketin yönlendirmesiyle onun ya da ona bağlı bir şirketin yararına yaptığı tüm hukuki işlemlerin ve geçmiş  faaliyet  yılında  hâkim  şirketin  ya  da  ona  bağlı  bir  şirketin  yararına  alınan  veya alınmasından kaçınılan tüm diğer önlemlerin açıklaması yapılmalıdır. Hukuki işlemlerde edimler ve karşı edimler, önlemlerde, önlemin sebebi ve şirket yönünden yarar ve zararları belirtilmelidir. Zarar denkleştirilmişse, bunun faaliyet yılı içinde fiilen nasıl gerçekleştiği veya şirketin sağladığı hangi menfaatlere ilişkin olarak bir istem hakkı tanındığı ayrıca bildirilir.

Aynı maddenin 3 üncü fıkrası uyarınca da yönetim kurulu raporun sonunda şirketin, hukuki işlemin yapıldığı veya önlemin alındığı veya  alınmasından kaçınıldığı anda kendilerince bilinen hâl ve şartlara göre, her bir hukuki işlemde uygun bir karşı edim sağlanıp sağlanmadığını ve alınan veya alınmasından kaçınılan önlemin şirketi zarara uğratıp uğratmadığını açıklar ve şirket zarara uğramışsa, yönetim kurulu ayrıca zararın denkleştirilip denkleştirilmediğini de belirtir. Bu açıklama sadece yıllık faaliyet raporunda yer alır.

Bu madde uyarınca da yönetim kurullarının bağlılık raporunu hazırlaması, buna ilişkin bir karar alması ve raporun sonuç kısmına yıllık faaliyet raporunda yer vermesi gerekmektedir.

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından 28.08.2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik“in 11 inci maddesi uyarınca bu rapora yıllık faaliyet raporunun şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler bölümünde yer verilmelidir. Aynı Yönetmeliğin 1 inci maddesi 3 üncü fıkrası uyarınca özel kanunlara tabi şirketlere (örneğin bankalar ve sermaye piyasası kurumları), özel hükümler dışında bu Yönetmelik hükümleri uygulanmak zorunda olduğundan bankalar ve SPK Kanunu’na tabi şirketlerce hazırlanan faaliyet raporlarında da bağlılık raporlarına ilişkin bilgilere yer verilmelidir.

8- GENEL KURUL TARİHİ, GÜNDEM VE TUTANAKLARININ BDDK’YA BİLDİRİMİ

BDDK’nın TBB’yi muhatap 05.09.2013 tarihli ve 22152 sayılı yazısı uyarınca,

• Bankaların genel kurul tarihlerinin ve gündemlerinin, 6102 sayılı Kanun’un 414 üncü maddesinin 1 inci fıkrası çerçevesinde gerçekleştirilen internet sitesinde ilan işleminden sonra ancak her halükarda genel kurul tarihinden önce,
• Genel kurul tutanakları ve hazır bulunanlar listesinin ise 6102 sayılı Kanun’un 422 inci maddesinin 2 nci fıkrası uyarınca gerçekleştirilecek banka internet sitesine konulma işlemini müteakip

BDDK’ya gönderilmesi gerekmektedir.

Saygılarımızla,