Genel kurula katılma hakkına sahip olan ortaklar toplantı tarihinden en az 30 gün önce ve en çok iki ay içinde taahhütlü mektupla gerektiğinde gazete, gazete olmayan yerlerde mahalli örf ve adete göre ilan yoluyla toplantıya davet edilir.Davet yazıları elden imza karşılığı da ortaklara teslim edilebilir(Örnek Anas. Md. 28).
Yönetim kurulunca belirlenen gündem, toplantı çağrısına ve ilana yazılarak genel kurul toplantısından önce yönetim kurulu faaliyet raporu, denetim kurulu raporu, bilanço, gelir gider tablosu, tahmini bütçe, Hazirun(Ortaklar) Cetveli tanzim edilir. Ortaklara gönderilen davet yazılarına, vekaleten oy kullanacak ortaklar için matbu vekalet belgeleri eklenebilir.
Dörtten az olmamak üzere kayıtlı ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az 20 gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme konulması zorunludur(KK Md.46/2).
Ortakların bilgi edinmelerini sağlamak açısından Bilanço, gelir gider tablosu ile denetim kurulu raporu olağan genel kurul toplantısından en az 15 gün önce ve bir yıl süre ile kooperatif merkezinde asılı bulundurulur.Talep eden ortaklara da bilanço ile gelir gider tablosunun bir örneği verilir(KK Md.24).
Ayrıca toplantı tarihi, yeri ve gündemi toplantıdan en az 15 gün önce ilgili bakanlığa(İl Sanayi ve Ticaret Müdürlüğü’ne) yazılı olarak bildirilir(KK Md.45/4).
Bu bildirime, Bakanlıkça tespit edilen miktardaki temsilci ücretinin ilgili Maliye veznesine yatırıldığını gösteren belge eklenerek toplantıda temsilci bulundurulması talep edilir(Anas.Md.30).
Temsilci ücretleri,
-Ankara dahil(İstanbul hariç) il merkezlerinde Defterdarlık Muhasebe Müdürlüklerine;
-İstanbul’da Sanayi ve Ticaret Müdürlüğü’nün yazısı üzerine ilgili Malmüdürlüğüne,
-İlçelerde ve ilçelere bağlı yerleşim yerlerinde Malmüdürlüklerine yatırılır.
Talep edilip ücreti de ödenmesine rağmen temsilcinin gelmemesi halinde Kooperatifin başvurusu üzerine, ödediği temsilci ücreti kooperatife iade olmaktadır.