Sorularınız için: info@ozmconsultancy.com

Koopbis-Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar Belirlendi.

Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanıma açılmış olup, sistemin kullanımına ilişkin Usul ve Esaslara ilişkin doküman Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanmıştır

• Kooperatif Bilgi Sistemine hangi veriler girilecek?
• Kooperatif Bilgi Sistemine kimler tarafından veriler girilecek?
• Kooperatif Yönetim ve Denetim Kurulları için ne zaman suç duyurusunda bulunulur?

Yukarıdaki sorular ve diğer merak edilen hususlar ile ilgili bilgilendirme notumuzu aşağıda bulabilirsiniz.

Ön bilgi: Kooperatif Bilgi Sistemine Girişler 26.10.2023 tarihine kadar tamamlanması gerekmektedir. İlgili mevzuat;

28 Şubat Salı 32118 Sayılı Resmi Gazete: Yönetim kurulu üyelerinin; kooperatifin ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, gayrimenkul durumlarını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS’e aktarmaları gerekmektedir. Bu süre Bakanlıkça altı aya kadar uzatılabilir. Bu süre içerisinde aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere yönetim kurulu üyelerinin her biri bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.”

Kanun ve yönetmelik hükümleri çerçevesinde, 26/10/2022 tarihinde KOOPBİS kurulmuş olup mevzuat uyarınca öngörülen süreler için başlangıç tarihi olarak bu tarih esas alınır.

 

1-Koopbis Nedir?

1163 sayılı Kanunun ek 5 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan ve e-Devlet Kapısı üzerinde yer alan kimlik doğrulama yöntemleriyle, koopbis.ticaret.gov.tr adresi üzerinden veya www.turkiye.gov.tr adresinden giriş yapılan Kooperatif Bilgi Sistemini ifade eder.

2-Koopbis Ne Zaman Kurulmuştur?

Kanun ve yönetmelik hükümleri çerçevesinde, 26/10/2022 tarihinde KOOPBİS kurulmuş olup mevzuat uyarınca öngörülen süreler için başlangıç tarihi olarak bu tarih esas alınır.

3-Koopbis ile Mersis Sistemi arasında uyumsuzluk olması mümkün müdür?

• Kooperatiflerin yönetim kurullarına ve denetçilerine ait veriler, Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden temin edilir ve KOOPBİS yetkilendirmelerinde bu veriler esas alınır.
• Genel kurul toplantılarında yapılan seçimlerle göreve gelen ancak henüz ticaret sicilinde tescili gerçekleşmeyen kooperatif yönetim kurulu üyeleri KOOPBİS üzerinde işlem yapamayacağından, cezai sorumluluklarla karşılaşılmamasını teminen tescil işlemleri ivedilikle tamamlanır ve İl Müdürlüklerine gerekli bildirimler yapılır.

4-Koopbis’e Hangi Tarihli Bilgi ve Belgeler Yüklenecektir?

1163 sayılı Kanunun geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca KOOPBİS’e aktarılması gereken bilgi ve belgelerin kapsamı ve içeriği hususunda aşağıdaki tarihlere dikkat edilir.

Ticaret sicili kayıtları için; en güncel bilgiler işlenecektir, bu verilerin sistemde mevcut olması halinde kontrolü yapılır.

• Finansal tablolar için; 21/10/2021 tarihli ve 7339 sayılı Kooperatifler Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun yürürlük tarihi olan 26/10/2021 sonrasında hazırlanan tüm finansal tablolar eklenir.
• Faaliyet raporları için; 7339 sayılı Kanunun yürürlük tarihi olan 26/10/2021 sonrasında hazırlanan tüm faaliyet raporları eklenir.
• Genel kurul toplantı evrakı için; 7339 sayılı Kanunun yürürlük tarihi olan 26/10/2021 sonrasında gerçekleştirilen tüm olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarına ilişkin bilgi ve belgeler işlenir.
• Ortak bilgileri için; bu Usul ve Esasların yürürlük tarihi itibarıyla ortaklık ilişkisi devam eden tüm ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgileri işlenir.

5-Koopbis’e Nasıl Giriş Yapılır?

KOOPBİS’e erişim, e-Devlet Kapısı üzerinde yer alan kimlik doğrulama yöntemleriyle, koopbis.ticaret.gov.tr adresi ile veya www.turkiye.gov.tr hizmetleri aracılığı ile gerçekleştirilebilecektir.

6-Koopbis’e Ortak Bilgileri Nasıl Girilir?

Kooperatif ortak verilerinin girişi, KOOPBİS’teki kooperatif menüsü açıldıktan sonra, ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadan “ortak” sekmesi kullanılarak gerçekleştirilir.

• Gerçek ve tüzel kişi ortaklar için ayrı butonlar aracılığıyla açılan ekranlar üzerinden belirlenen veri alanları elle doldurulur ve kayıt işlemleri tamamlanır.

7-Ortak Bilgilerinin MERNİS ile eşlemesi zorunlu mudur?

Gerçek kişi ortaklar eklenirken girilen kimlik numarası ile ad soyad ve doğum tarihi bilgileri elle doldurulur. Bu verilerin Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS) kayıtlarıyla birebir eşleşmemesi halinde kaydetme işlemi yapılamaz. Bu durumda, doğru veriler temin edilerek işleme devam edilir.

8-Koopbis Sistemine Giriş Yapılması durumunda ortaklığa kabul yönetim kurulu kararı alınmasına gerek var mıdır?

KOOPBİS üzerinde ortak verilerinin işlenmiş olması, mevzuat uyarınca yapılması zorunlu olan işlemlere (ortaklığa kabule ilişkin yönetim kurulu kararı alınması, kooperatif pay defterinin tutulması vb.) ilişkin yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.

9-Kooperatif Genel Kurulu Öncesinde Koopbis’e yüklenmesi gereken bilgi ve belgeler

1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken

• Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu,
• Bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin Kanunun 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporlar,
• Genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS yetkilileri tarafından KOOPBİS’e işlenir.

10-Raporların yükleme işlemleri nasıl olacaktır?

Bu belgelerin sisteme işlenirken

1-İlgili kooperatifin “git” butonuna tıklanır,

2-Ulaşılan sayfada “idari/mali durum” sekmesi kullanılarak açılan ekran üzerinde “finansal bilgi ekle” bölümü tıklanır.

3-Açılan formda hesap dönemi ve zorunlu olan diğer veri alanları doldurularak “kaydet” butonuna tıklanarak kaydedilir.

4-Her hesap dönemi için ayrı bir finansal bilgi satırı oluşturulur.

5- Oluşturulan her finansal bilgi satırının başında bulunan “>” tuşu tıklandığında açılan gayrimenkul, raporlar ve iştirakler ile ilgili bilgi ve belgeler her bir hesap dönemi için doldurularak “kaydet” butonuna tıklanarak kaydedilir.

6-Gerekli bilgi ve belgeler yüklendiğinde “kaydet ve bitir” butonu tıklanarak kayıt statüsü “tamamlandı” şeklinde görüntülenir ve kayıt işlemi tamamlanır.

11-Yönetici ve Denetçilerin Sorumlulukları

Genel kurul toplantısı için çağrı yapmış ve genel kurul toplantısına 15 günden az süre kalan kooperatiflerde gerekli belgelerin ivedilikle KOOPBİS’e yüklenmesi için il müdürlükleri tarafından kooperatif yöneticileri uyarılır.

• Uyarı sonrasında sisteme gerekli bilgi ve belgelerini kaydeden kooperatiflerin yöneticileri hakkında ayrıca suç duyurusunda bulunulmaz.
• 1163 sayılı Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken belgelerin KOOPBİS’e süresi içinde işlenmemesi halinde -veri aktarım süresi beklenmeksizin- yönetim kurulu üyeleri üç aydan iki yıla kadar hapis ve elli günden beşyüz güne kadar adlî para cezası ile cezalandırılacağından, mağduriyet yaşanmamasını teminen il müdürlüklerince genel kurul başvurularında bu hususa dikkat edilir ve gerekli olması halinde yöneticiler uyarılır.
• Bu Usul ve Esasların yürürlük tarihinden önce sisteme gerekli bilgi ve belgelerini kaydedemeyen kooperatiflerin yöneticileri hakkında suç duyurusunda bulunulmaz.

12-Kooperatif Genel kurul toplantısı sonrasında KOOPBİS’e kaydedilecek bilgi ve belgeler

Kooperatifin genel kurul toplantısı sonrası; Toplantıya ilişkin tutanak, imzalı hazirun listesi ve bildirim formu, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde KOOPBİS yetkilisi tarafından KOOPBİS’e yüklenir.

Bu süreç, ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadan “genel kurul” sekmesi kullanılarak açılan ekranlar üzerinden tamamlanır.

13-Koopbis Sistemine Toplu Veri Nasıl Kayıt Edilir?

Yönetmeliğin geçici 1 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca KOOPBİS’e aktarılması gereken verilerin toplu bir biçimde ve kolayca KOOPBİS’e işlenebilmesi için gerekli altyapı sağlanmış olup KOOPBİS üzerinden ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak erişilen sayfadan “ortak” sekmesi altındaki “excel işlemleri” kullanılarak ulaşılan dosyanın belirlenen kurallar dahilinde doldurulması ve dosyanın içe aktarım işlemi yapılmasıyla ortak kayıtlarının sisteme doğrudan aktarımı gerçekleştirilebilecektir.

14-En az kaç ortağın verisi tek seferde yüklenebilir?

Bu altyapının kullanılabilmesi için en az 100 ortak verisinin, içe aktarılacak dosyada bulunması gerekmektedir. Ayrıca bu aktarım yöntemi, 1163 sayılı Kanunun geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrasında belirlenen süre içerisinde kullanılabilecektir.

15-Yönetim Kurulu Üyeleri Dışında Koopbis Yetkilisi atanabilir mi?

Evet. Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrası kapsamında kooperatif yönetim kurulu üyeleri dışında bir KOOPBİS yetkilisi tanımlanma talebiyle İl Müdürlüklerine yapılacak başvurularda, kooperatiflerin MERSİS ve Vergi Kimlik Numaraları bilgileri kontrol edilerek İl Müdürlüğü personeli tarafından güncellenir ve yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.

16-Görev Süresi Dolan Yönetim Kurulu Üyelerinin Durumu

Kullanımı sonlandırılan Kooperatif Bilgi Sisteminde (koopbis.gtb.gov.tr), yönetim kurulu dışından KOOPBİS yetkilisi olarak belirlenen kullanıcılar yeni mevzuat ve yaptırım hükümleri nedeniyle yetkileri sonlandırılmıştır. Bu kooperatiflerin KOOPBİS yetkililerinin tekrar tanımlanması için, KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yeni bir yönetim kurulu kararı alınarak İl Müdürlüklerine başvurulması gerekmektedir.

Kooperatif bilgi sistemi ile ilgili yukarıda belirtilen usul ve esaslar 1/7/2023 tarihinde yürürlüğe girecektir.

Ek: Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar