KOOPERATİF BİLGİ SİSTEMİNİN KULLANIMINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Usul ve Esasların amacı ve kapsamı, 14/1/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği doğrultusunda; 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa tabi kooperatif ve üst kuruluşları, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanununa tabi kooperatif ve üst kuruluşları ile 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanuna tabi kooperatif ve üst kuruluşlarının yöneticileri ile ilgili Bakanlıklar ve taşra teşkilatlarının Kooperatif Bilgi Sistemini (KOOPBİS) kullanmalarına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Usul ve Esaslar, 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun ek 5 inci maddesi ile Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğinin 16 ncı maddesinin ikinci fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Usul ve Esaslarda geçen;
- Bakanlık Temsilcisi: 1163 sayılı Kanunun 87 nci maddesi uyarınca kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği, Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarında bulundurulması gereken Bakanlık temsilcisini,
- İl Müdürlükleri: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman İl Müdürlüğünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret İl Müdürlüğünü,
- İlgili Bakanlık: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman Bakanlığını; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığını; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret Bakanlığını,
- KOOPBİS: 1163 sayılı Kanunun ek 5 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan ve e-Devlet Kapısı üzerinde yer alan kimlik doğrulama yöntemleriyle, koopbis.ticaret.gov.tr adresi üzerinden veya turkiye.gov.tr adresinden giriş yapılan Kooperatif Bilgi Sistemini,
- Kooperatif: 1163 sayılı Kanun, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanunu ve 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanun kapsamında faaliyet gösteren kooperatifleri, kooperatif birlikleri, kooperatifler merkez birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğini,
- Yönetmelik: Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kurulum ve Geçiş Süreci
Kurulum
MADDE 4– (1) Yönetmelik ile KOOPBİS kullanımına ilişkin yetki ve sorumluluklar düzenlenmiştir. Kanun ve yönetmelik hükümleri çerçevesinde, 26/10/2022 tarihinde KOOPBİS kurulmuş olup mevzuat uyarınca öngörülen süreler için başlangıç tarihi olarak bu tarih esas alınır.
Geçiş süreci
MADDE 5- (1) Geçiş sürecinde, ilgili Bakanlıkların merkez ve taşra teşkilatlarında KOOPBİS’i kullanacak personelin kullanıcı tanımlamaları yapılacaktır. Bu kapsamda, ilgili Bakanlıkların merkez ve taşra teşkilatlarında KOOPBİS’i kullanacak personel ile sistem yöneticisi olarak belirlenen personele ilişkin bilgiler yazı ile Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğüne iletilir. Gelen personel bilgileri doğrultusunda KOOPBİS’e toplu olarak kullanıcı tanımlamaları yapılır. Geçiş sürecinin tamamlanmasının ardından ilgili Bakanlıkların belirlediği sistem yöneticileri, kurumlardaki kullanıcıların yetkilendirme işlemlerini gerçekleştirir.
(2) İlgili Bakanlıklar, taşra teşkilatlarından veya görev alanındaki kooperatiflerden sistemin işleyişi veya yetkilendirmelerle ilgili gelen talepleri, bünyelerinde kuracakları iletişim mekanizmaları ile karşılar.
(3) Kooperatiflerin yönetim kurullarına ve denetçilerine ait veriler, Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden temin edilir ve KOOPBİS yetkilendirmelerinde bu veriler esas alınır. Genel kurul toplantılarında yapılan seçimlerle göreve gelen ancak henüz ticaret sicilinde tescili gerçekleşmeyen kooperatif yönetim kurulu üyeleri KOOPBİS üzerinde işlem yapamayacağından, cezai sorumluluklarla karşılaşılmamasını teminen tescil işlemleri ivedilikle tamamlanır ve İl Müdürlüklerine gerekli bildirimler yapılır.
Kurulum ve yetkilendirme süreçlerinde işlenemeyen veriler
MADDE 6– (1) Yönetmeliğin geçici 1 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, 26/10/2022 tarihinden itibaren ilgili Bakanlıkların eski sistemlerinin veri güncellemelerine kapatılması ve geçiş sürecinde güncelleme işlemlerinin yapılamaması nedeniyle KOOPBİS’e işlenemeyen veriler, hem KOOPBİS yetkilileri hem de ilgili Bakanlıklar ve taşra teşkilatları tarafından Yönetmelikle belirlenen görevler çerçevesinde ivedilikle sisteme aktarılır.
Geçmiş dönemlere ait bilgi ve belgelerin işlenmesi
MADDE 7- (1) 1163 sayılı Kanunun geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca KOOPBİS’e aktarılması gereken bilgi ve belgelerin kapsamı ve içeriği hususunda aşağıdaki tarihlere dikkat edilir. Ticaret sicili kayıtları için; bu Usul ve Esasların yürürlük tarihi itibarıyla en güncel bilgiler işlenecektir, bu verilerin sistemde mevcut olması halinde kontrolü yapılır.
- Finansal tablolar için; 21/10/2021 tarihli ve 7339 sayılı Kooperatifler Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun yürürlük tarihi olan 26/10/2021 sonrasında hazırlanan tüm finansal tablolar eklenir.
- Faaliyet raporları için; 7339 sayılı Kanunun yürürlük tarihi olan 26/10/2021 sonrasında hazırlanan tüm faaliyet raporları eklenir.
- Genel kurul toplantı evrakı için; 7339 sayılı Kanunun yürürlük tarihi olan 26/10/2021 sonrasında gerçekleştirilen tüm olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarına ilişkin bilgi ve belgeler işlenir.
- Ortak bilgileri için; bu Usul ve Esasların yürürlük tarihi itibarıyla ortaklık ilişkisi devam eden tüm ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgileri işlenir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Sistemin Kullanımı ve Verilerin İşlenmesi
Sistem kullanımı
MADDE 8- (1) KOOPBİS’e erişim, e-Devlet Kapısı üzerinde yer alan kimlik doğrulama yöntemleriyle, koopbis.ticaret.gov.tr adresi ile veya www.turkiye.gov.tr hizmetleri aracılığı ile gerçekleştirilebilecektir.
Ortak verilerinin işlenmesi
MADDE 9- (1) Kooperatif ortak verilerinin girişi, KOOPBİS’teki kooperatif menüsü açıldıktan sonra, ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadan “ortak” sekmesi kullanılarak gerçekleştirilir.
(2) Gerçek ve tüzel kişi ortaklar için ayrı butonlar aracılığıyla açılan ekranlar üzerinden belirlenen veri alanları elle doldurulur ve kayıt işlemleri tamamlanır.
(3) Gerçek kişi ortaklar eklenirken girilen kimlik numarası ile ad soyad ve doğum tarihi bilgileri elle doldurulur. Bu verilerin Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS) kayıtlarıyla birebir eşleşmemesi halinde kaydetme işlemi yapılamaz. Bu durumda, doğru veriler temin edilerek işleme devam edilir.
(4) KOOPBİS üzerinde ortak verilerinin işlenmiş olması, mevzuat uyarınca yapılması zorunlu olan işlemlere (ortaklığa kabule ilişkin yönetim kurulu kararı alınması, kooperatif pay defterinin tutulması vb.) ilişkin yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.
Genel kurul toplantısı öncesinde kaydedilecek bilgi ve belgeler
MADDE 10- (1) 1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin Kanunun 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporlar, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS yetkilileri tarafından KOOPBİS’e işlenir.
(2) Bu belgelerin sisteme işlenmesinde, ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanır, ulaşılan sayfada “idari/mali durum” sekmesi kullanılarak açılan ekran üzerinde “finansal bilgi ekle” bölümü tıklanır. Açılan formda hesap dönemi ve zorunlu olan diğer veri alanları doldurularak “kaydet” butonuna tıklanarak kaydedilir. Her hesap dönemi için ayrı bir finansal bilgi satırı oluşturulur. Oluşturulan her finansal bilgi satırının başında bulunan “>” tuşu tıklandığında açılan gayrimenkul, raporlar ve iştirakler ile ilgili bilgi ve belgeler her bir hesap dönemi için doldurularak “kaydet” butonuna tıklanarak kaydedilir. Gerekli bilgi ve belgeler yüklendiğinde “kaydet ve bitir” butonu tıklanarak kayıt statüsü “tamamlandı” şeklinde görüntülenir ve kayıt işlemi tamamlanır.
(3) Bu Usul ve Esasların yürürlük tarihinde, genel kurul toplantısı için çağrı yapmış ve genel kurul toplantısına 15 günden az süre kalan kooperatiflerde gerekli belgelerin ivedilikle KOOPBİS’e yüklenmesi için il müdürlükleri tarafından kooperatif yöneticileri uyarılır. Uyarı sonrasında sisteme gerekli bilgi ve belgelerini kaydeden kooperatiflerin yöneticileri hakkında ayrıca suç duyurusunda bulunulmaz.
(4) 1163 sayılı Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken belgelerin KOOPBİS’e süresi içinde işlenmemesi halinde -veri aktarım süresi beklenmeksizin- yönetim kurulu üyeleri üç aydan iki yıla kadar hapis ve elli günden beşyüz güne kadar adlî para cezası ile cezalandırılacağından, mağduriyet yaşanmamasını teminen il müdürlüklerince genel kurul başvurularında bu hususa dikkat edilir ve gerekli olması halinde yöneticiler uyarılır. Bu Usul ve Esasların yürürlük tarihinden önce sisteme gerekli bilgi ve belgelerini kaydedemeyen kooperatiflerin yöneticileri hakkında suç duyurusunda bulunulmaz.
Genel kurul toplantısı sonrasında kaydedilecek bilgi ve belgeler
MADDE 11- (1) Genel kurul toplantılarından sonra il müdürlükleri kullanıcıları tarafından, gerçekleşen genel kurul toplantılarına ilişkin kayıt açılır ve Bakanlık Temsilcisi Raporunun bir nüshası bu kayıt altına yüklenir.
(2) Toplantıya ilişkin tutanak, imzalı hazirun listesi ve bildirim formu, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde KOOPBİS yetkilisi tarafından KOOPBİS’e yüklenir.
(3) Bu süreç, ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadan “genel kurul” sekmesi kullanılarak açılan ekranlar üzerinden tamamlanır.
Yardım dokümanları
MADDE 12- (1) KOOPBİS’e giriş yapıldıktan sonra sayfanın sağ üst köşesinde yer alan “yardım” bağlantısı kullanılarak kullanım kılavuzlarına erişim sağlanabilir.
(2) Ayrıca, “S.S.S.” bağlantısı kullanılarak kooperatifçilikle ilgili sıkça sorulan sorulara ve yanıtlarına erişim sağlanabilir.
Toplu veri kaydetme
MADDE 13- (1) Yönetmeliğin geçici 1 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca KOOPBİS’e aktarılması gereken verilerin toplu bir biçimde ve kolayca KOOPBİS’e işlenebilmesi için gerekli altyapı sağlanmış olup KOOPBİS üzerinden ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak erişilen sayfadan “ortak” sekmesi altındaki “excel işlemleri” kullanılarak ulaşılan dosyanın belirlenen kurallar dahilinde doldurulması ve dosyanın içe aktarım işlemi yapılmasıyla ortak kayıtlarının sisteme doğrudan aktarımı gerçekleştirilebilecektir.
(2) Bu altyapının kullanılabilmesi için en az 100 ortak verisinin, içe aktarılacak dosyada bulunması gerekmektedir. Ayrıca bu aktarım yöntemi, 1163 sayılı Kanunun geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrasında belirlenen süre içerisinde kullanılabilecektir.
İntibak
MADDE 14- (1) 1163 sayılı Kanunun geçici 9 uncu maddesi doğrultusunda, anasözleşmelerini intibak ettiren kooperatiflerin verileri, il müdürlükleri tarafından ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadan “anasözleşme” sekmesi kullanılarak erişilen intibak bölümünde işlenecektir.
(2) İntibak için öngörülen yasal sürenin sonunda dağılan kooperatiflerin tespiti ve bu kooperatifler hakkında uygulanacak işlemlerde kolaylığın sağlanması açısından bu kayıtlar önem arz etmektedir.
KOOPBİS yetkilisi atanması
MADDE 15- (1) Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrası kapsamında kooperatif yönetim kurulu üyeleri dışında bir KOOPBİS yetkilisi tanımlanma talebiyle İl Müdürlüklerine yapılacak başvurularda, kooperatiflerin MERSİS ve Vergi Kimlik Numaraları bilgileri kontrol edilerek İl Müdürlüğü personeli tarafından güncellenir ve yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.
(2) Kullanımı sonlandırılan Kooperatif Bilgi Sisteminde (koopbis.gtb.gov.tr), yönetim kurulu dışından KOOPBİS yetkilisi olarak belirlenen kullanıcılar yeni mevzuat ve yaptırım hükümleri nedeniyle yetkileri sonlandırılmıştır. Bu kooperatiflerin KOOPBİS yetkililerinin tekrar tanımlanması için, KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yeni bir yönetim kurulu kararı alınarak İl Müdürlüklerine başvurulması gerekmektedir.
Veri entegrasyonu
MADDE 16- (1) Hâlihazırda ortaklarının verilerini kendi elektronik veri tabanlarında tutan kooperatiflerin bilgi sistemleri ile KOOPBİS arasında veri paylaşımına ilişkin entegrasyon tesis edilmesi halinde, kooperatif yönetim kurulu üyelerinin KOOPBİS sorumlulukları ortadan kalkmayacaktır. Bu nedenle, kooperatif yönetim kurulu üyelerinin düzenli aralıklarla KOOPBİS kayıtlarının doğruluğunu ve güncelliğini kontrol etmesi, kooperatif tüzel kişiliğine ve ortaklarına ilişkin verilerin doğruluğunu sağlaması gerekmektedir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Hata bildirimleri ve geliştirme talepleri
MADDE 17- (1) KOOPBİS yetkililerinin, kooperatiflerine ait verilerde eksiklik veya hata olduğunu tespit etmeleri halinde;
- Söz konusu hatalı veriler, yetkileri dahilinde ise kendileri tarafından düzeltilir,
- Söz konusu hatalı veriler, yetkileri dışında ise düzeltilmesi için il müdürlüğüne bildirimde bulunulur.
(2) KOOPBİS’e giriş yapıldıktan sonra sayfanın sağ üst köşesinde yer alan “hata bildirim” bağlantısı kullanılarak hata ile karşılaşılan ekranın kodu (ilgili ekranın sağ üst kısmında yer almaktadır) veya ekran görüntüsü ile birlikte açıklayıcı metin girilerek KOOPBİS sistem yöneticilerine doğrudan bildirim yapılabilecektir.
Eğitim talepleri
MADDE 18- (1) İlgili Bakanlıkların merkez teşkilatlarından belirleyecekleri eğiticilere, talep edilmesi halinde Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü tarafından eğitim verilir.
(2) Eğitici eğitimleri tamamlandıktan sonra ilgili Bakanlıklarca kendi taşra teşkilatlarının eğitimleri tamamlanır.
(3) Kooperatiflerce il müdürlüklerine iletilen eğitim talepleri, eğitim alan personel tarafından karşılanır.
Veri aktarım süresi, idari para cezaları ve adli cezalar
MADDE 19- (1) Veri aktarım süresi 1163 sayılı Kanunun geçici 8 inci maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre; kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyeleri, kooperatifin; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortaklarının kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS’e aktarmakla yükümlü olup bu süre Ticaret Bakanlığınca altı aya kadar uzatılabilir. Bu süreçte kooperatifler, genel kurul toplantısına katılma hakkını haiz ortakları gösteren listeleri Kanunun geçici 8 inci maddesi yürürlüğe girmeden önceki hükümlere göre almaya devam ederler. Kanunun geçici 8 inci maddesinde belirtilen sürenin başlangıcı olarak 26/10/2022 tarihi esas alınır. Kanunda belirlenen süre sona erinceye kadar, genel kurul toplantısına katılma hakkını haiz ortakları gösteren listelerin KOOPBİS üzerinden üretilmesine, veri girişine ve bildirimlere ilişkin yükümlülüklerin ihlali halinde Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (4) numaralı bendi uyarınca idari para cezası uygulanmaz.
(2) Bununla birlikte, bu Usul ve Esasların yürürlük tarihinden itibaren 1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporların genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS’e işlenmiş olması yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi uyarınca yönetim kurulu üyeleri, üç aydan iki yıla kadar hapis ve elli günden beşyüz güne kadar adlî para cezası ile cezalandırılırlar.
Aydınlatma metni
Madde 20- (1) Kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnine KOOPBİS’ten veya Ticaret Bakanlığının internet sayfasından ulaşılabilir. Kooperatiflerin genel kurul toplantılarına görevlendirilen Bakanlık temsilcileri, toplantıda hazır bulunanlara, kişisel verilerinin KOOPBİS’te işlendiğini belirten aydınlatma metnine KOOPBİS’ten veya Bakanlığın internet sayfasından erişilebileceğine ilişkin bilgilendirmede bulunur. Kooperatif yönetim kurulu da aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmakla yükümlüdür.
Kooperatiflerin bilgilendirilmesi
MADDE 21- (1) 1163 sayılı Kanunda yer alan KOOPBİS’e ilişkin hükümler ile Yönetmelik ve bu Usul ve Esaslarda yer alan hususlar, il müdürlükleri tarafından, illerinde kurulu bulunan tüm kooperatif yöneticilerine imkanlar dahilinde her türlü iletişim yöntemiyle duyurulur, KOOPBİS kullanımı için gerekli yönlendirmeler yapılır.
(2) Ayrıca, yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcileri tarafından, kooperatif ortaklarına Yönetmeliğin 13 üncü maddesi çerçevesinde, kooperatiflerinin bilgi ve belgelerine erişme hakları olduğuna ilişkin bildirimde bulunulur.
Yürürlük
MADDE 22- (1) Bu Usul ve Esaslar 1/7/2023 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 23- (1) Bu Usul ve Esasların hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.