KOOPBİS Rehberi

Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) ile ilgili işlemlerini ve sorumluluklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehberde, yöneticilerin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevler ve sorumluluklar açıklanmaktadır.

1.Giriş

2.KOOPBİS’in Tanımı ve Amacı

3.Kooperatif Yöneticilerinin Sorumlulukları

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Kontrol Listesi

5.İdari Para Cezaları ve Cezai Sorumluluklar

6.Özet Tablolar

1.Giriş: Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) ile ilgili işlemlerini ve sorumluluklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehberde, yöneticilerin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevler ve sorumluluklar açıklanmaktadır.

2.KOOPBİS’in Tanımı ve Amacı: Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan ve kooperatiflerle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan bir merkezi veri tabanıdır. KOOPBİS’in amacı, kooperatiflerin işlemlerini kolaylaştırmak, denetimi artırmak ve kooperatiflerin işleyişini şeffaf kılmaktır.

3.Kooperatif Yöneticilerinin Sorumlulukları: Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinde belirli işlemleri gerçekleştirmekle sorumludur. Bu işlemler şunları içerir:

(Rehberin 3.1–3.9 maddeleri burada detaylı olarak açıklanacaktır.)

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Kontrol Listesi: Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında gerçekleştirmeleri gereken temel görevleri içeren bir check list tablosu bu bölümde sunulmaktadır.

5.İdari Para Cezaları ve Cezai Sorumluluklar: Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülüklerin ihlal edilmesi durumunda uygulanabilecek idari para cezaları ve cezai sorumluluklar bu bölümde ele alınmaktadır.

6.Özet Tablolar

1-Giriş 

Bu rehber, kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi) işlemleri ve sorumlulukları hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehber, KOOPBİS işlemlerinin nasıl yapıldığı, yöneticilerin sorumlulukları ve süreler, idari para cezaları ve cezai sorumluluklar, sıkça sorulan sorular ve iletişim bilgileri gibi konuları içermektedir.

2-KOOPBİS Nedir? 

Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan, kooperatifçilikle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan ve merkezi veri tabanı niteliği taşıyan bir sistemdir. KOOPBİS, kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyelerine, belirli işlemleri gerçekleştirebilme yetkisi sağlar. Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinden ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını ve ortaklara ilişkin bilgileri gibi verileri yönetebilir ve güncelleyebilir.

3-Kayıt ve Giriş İşlemleri 

Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS sistemine kayıt olma ve giriş yapma süreçleri şunları içerir:

• KOOPBİS’e kayıt olma işlemi, yöneticilerin kimlik bilgilerini ve kooperatif bilgilerini sisteme girerek gerçekleştirilir.
• Kullanıcı adı ve şifre belirleme: Yöneticiler, kayıt işlemi sırasında kendilerine özel bir kullanıcı adı ve şifre oluşturmalıdır.
• Giriş yapma: KOOPBİS’in web adresine giderek kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapılır.

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği (KBSY) kapsamında, kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

KOOPBİS yetkilisi sayılan kooperatif yönetim kurulu üyeleri tarafından doğrudan veya yetki verilecek bir görevli tarafından sistem aktif bir şekilde kullanılır. KBSY madde 11çerçevesinde KOOPBİS yetkilisi;

• Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde,
• Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini en geç on beş gün içinde sisteme işlemekle görevli ve sorumludur.

İşlemler ve Süreçler 

KOOPBİS üzerinde gerçekleştirilmesi gereken işlemler ve bu işlemlerin nasıl yapılacağına dair adım adım açıklamalar şunlardır:

• Yeni ortak kaydı: Yöneticiler, yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini sisteme en geç 15 gün içinde kaydetmelidir.
• Bilgi güncelleme: Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgilerin güncellenmesi, en geç 15 gün içinde gerçekleştirilmelidir.
• Genel kurul toplantısı: Genel kurul toplantılarına katılmaya hak kazanmış olan ortakların listesini KOOPBİS üzerinden alınmalıdır.
• Yıllık faaliyet raporu ve finansal tablolar: Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço ve gelir gider farkı hesapları, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlenmelidir.

Kooperatif ortakları: yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir-gider farkı hesaplarını ve denetçi raporu ile varsa dış denetçi raporunu genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün öncesinden itibaren KOOPBİS’den inceleyebilirler. Ayrıca, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye de buradan ulaşabilirler.

Sorumluluklar 

Kooperatif yöneticilerinin veya KOOPBİS yetkilisinin işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülükler ve süreler şunlardır:

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğin 11’inci maddesinde, Kooperatif yönetim kurulunun (veya atayacağı KOOPBİS yetkilisinin) yapmakla sorumlu olduğu görevleri;

• Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
• Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
• Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
• Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce ortağın rekolte beyanı, ürün teslimi ve borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,
• Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve

denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali

durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az on

beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

• Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı

hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde

KOOPBİS’e yüklemek,

• Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen

değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil

ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve

gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en

geç on beş gün içinde İl Müdürlüğü’ne bildirmek,

• KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin

KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve

genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde

bulundurmak,

• KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak,

şeklinde düzenlenmiştir.

Kooperatif Denetçileri Bakımından sorumluluklar;

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği kapsamında kooperatif denetçileri; KOOPBİS üzerinden görev aldığı kooperatifin organ üyelerinin ve ortaklarının bilgileri ile Denetçinin “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği” kapsamındaki yükümlülükleri, “KOOPBİS İşlemleri” başlığı altında anlatılmıştır.

KOOPBİS’de belirlenen diğer verilere erişmek, bilgilerin doğru ve güncelliğini denetlemek ve gerektiğinde verilerin düzeltilmesi için kooperatif yöneticilerini ve sistem yöneticisini uyarma konusunda yetkilidir.

Ayrıca denetçilerin; söz konusu Yönetmelikte yer alan KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumluluklarını zamanında ve eksiksiz bir biçimde yerine getirip getirmediğini takip etmesi ve gerekli gördüğünde uyarılarını yapması, hem kooperatifin ortaklarınca takip edilebilir şeffaf işletmeler niteliğini koruması hem de ilerleyen dönemlerde kooperatifin cezai yaptırımla karşılaşmaması için bir otokontrol niteliği de taşımaktadır.

Kooperatif Dış Denetçisi Bakımından sorumluluklar;

KOOPBİS İşlemleri:

KBSY- Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği uyarınca, dış denetçinin, kooperatifin hesap döneminin sonundan itibaren en geç üç ay içerisinde raporunu hazırlaması ve genel kurula sunulmak üzere yönetim kuruluna teslim etmesi gerekmektedir.

Bu raporun, genel kurul yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlenmesi kooperatifin KOOPBİS yetkilisi tarafından yüklenmesi gerekmektedir (KBSY m.11).

Aksi halde kooperatifin cezai sorumluluğu doğabilecektir.

Dış denetçi, bu aşamada hem kooperatifin genel kurul düzenlemesini etkilemeyecek şekilde raporunu teslim etmek hem de raporun KOOPBİS’e raporun yüklenmesi veya diğer aşamalarda eksik gördüğü hususlara da raporunda değinmekle mükelleftir (KDY m. 38).

KBSY’nin 8’inci maddesinde ise İl Müdürlüklerinin yetkileri düzenlenmiştir. Bunlardan birisi de dış denetçilere dair bilgilerin güncellenmesi taleplerinin karşılanmasına ilişkindir. Bu doğrultuda, dış denetçilerin hukuki durumlarında değişiklik olması (istifa, ölüm, azil, şartları kaybetme vb.) halinde değişikliklere ilişkin güncelleme talebinin üç iş günü içerisinde KOOPBİS’e işlenmesi gerekmektedir.

Dış denetçinin KOOPBİS’e bilgi ve belge yükleme yetkisi olmadığından, kooperatifin organsız kalması gibi durumlarda veri girişi İl Müdürlüklerince yapılacaktır. Bu bakımdan dış denetçinin konuyla ilgili talebinin ivedilikle iletilmesi gerekmektedir.

 

 

4.KOOPBİS İşlemleri için Kooperatif Yöneticileri Kontrol Listesi

Sıra	Sorumlu	Yapılacak İş	Süre
1	KOOPBİS Yetkilisi	Yeni ortakların bilgilerini KOOPBİS’e kaydetmek	15 gün
2	KOOPBİS Yetkilisi	Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de yapmak	15 gün
3	KOOPBİS Yetkilisi	Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak	–
4	KOOPBİS Yetkilisi	Tarım satış kooperatiflerinde ortağın rekolte beyanı, ürün teslimi ve borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak	20 gün önce
5	KOOPBİS Yetkilisi	Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlemek	15 gün önce
6	KOOPBİS Yetkilisi	Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden 15 iş günü içerisinde KOOPBİS’e yüklemek	15 iş günü
7	KOOPBİS Yetkilisi	Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün içinde İl Müdürlüğü’ne bildirmek	15 gün
8	KOOPBİS Yetkilisi	KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak	–
9	KOOPBİS Yetkilisi	KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak	–
10	Dış Denetçi	Hesap döneminin sonundan itibaren en geç 3 ay içerisinde raporunu hazırlayıp yönetim kuruluna teslim etmek	3 ay
11	KOOPBİS Yetkilisi	Dış denetçi raporunu genel kurul yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlemek	15 gün önce
12	İl Müdürlüğü	Dış denetçilere dair bilgilerin güncellenmesi taleplerinin karşılanması	–
13	Dış Denetçi	Hukuki durumlarında değişiklik (istifa, ölüm, azil, şartları kaybetme vb.) olması halinde değişikliklere ilişkin güncelleme talebinin 3 iş günü içerisinde KOOPBİS’e işlenmesi	3 iş günü
14	İl Müdürlüğü	Kooperatifin organsız kalması gibi durumlarda veri girişi yapmak	–

 

5.Cezai Sorumluluklar

Kooperatifin ticaret sicili kayıtlarının, finansal tablolarının, yönetim kurulu ve denetçi raporlarının, genel kurul toplantı evrakının, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerinin KOOPBİS’e işlenmesini sağlamayan (KK Ek m.5/2) ve Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğine aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, “her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk Lirası idari para cezası” ile cezalandırılır. Aynı denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı ise “onbin Türk Lirasını” geçemez.

KOOPBİS yetkilisi, yönetim kurulu üyelerinin sadece anılan Yönetmelik kapsamında gerçekleştirebilecekleri işlemleri KOOPBİS üzerinde yapmaya yetkilidir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

 

 

 

 

 

 

6.Özet Tablolar

Tablo-1:Tanımlar

Konu	Açıklama
KOOPBİS Tanımı	1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’na göre kurulan, tüm kooperatifleri kapsayan, merkezi veri tabanı niteliği taşıyan sistem
Kooperatif Kaydı	Kooperatif kuruluş işlemlerinin tamamlanmasının ardından ilgili Bakanlığın yetkili birimi tarafından kooperatifin KOOPBİS üzerinden işlem yapabilmesi için kooperatif kaydı oluşturulur.
Erişim	Kooperatif ortak ve yöneticilerinin e-Devlet Kapısı (www.turkiye.gov.tr) üzerinden erişimi mümkündür.
Usul ve Esaslar	KOOPBİS’in kullanılmasına yönelik usul ve esaslar Ticaret Bakanlığınca çıkarılan Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğinde (KBSY) düzenlenmiştir.
KOOPBİS Yetkilisi	Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir. Kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi de atanabilir.
Yetkilendirme İşlemi	Kooperatif yönetim kurulu kararıyla KOOPBİS yetkilisinin belirlenmesi ve izin merciine iletilerek yetki tanımlama işlemi gerçekleştirilir.
Yetkilendirme Değişiklik ve İptal	KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.
İzinler ve Bildirimler	Kooperatifin amacı ve faaliyet konusuna uygun olarak yürüteceği iş ve işlemlerle ilgili kamu kurum veya kuruluşlarına başvurularak bildirimler yapılıp gerekli izinler alınır.
Sorumluluklar	Kooperatif yönetim kurulu üyeleri, kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından sorumludur.
KOOPBİS İşlemleri	KOOPBİS yetkilisi sayılan kooperatif yönetim kurulu üyeleri tarafından doğrudan veya yetki verilecek bir görevli tarafından sistem aktif bir şekilde kullanılır.

 

 

 

 

 

 

 

Tablo-2: Koopbis Sorumluluklar

 

Görev	Süre
Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’e kaydetmek	Ortaklığa kabul edildikten sonra en geç 15 gün
Kooperatif ortaklarının bilgilerini (adres, iletişim, pay ve ödeme durumu vb.) güncellemek	En geç 15 gün
Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak	–
Tarım satış kooperatiflerinde, genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakların rekolte beyanı, ürün teslimi ve borç veri girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak	Genel kurul toplantısından en az 20 gün önce
Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgileri KOOPBİS’e işlemek	Genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce
Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini KOOPBİS’e yüklemek	Toplantıyı takip eden en geç 15 iş günü içerisinde
Kooperatif organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte İl Müdürlüğü’ne bildirmek	Değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün
KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak	–
KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak	–

 

 

 

 

 

 

Tablo-3: Görevler

	Süre
Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’e kaydetmek	Ortaklığa kabul edildikten sonra en geç 15 gün
Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de ilgili alanlara işlemek	En geç 15 gün
Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak	–
Tarım satış kooperatiflerinde, genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakların rekolte beyanı, ürün teslimi ve borç veri girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak	Genel kurul toplantısından en az 20 gün önce
Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgileri KOOPBİS’e işlemek	Genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce
Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini KOOPBİS’e yüklemek	Toplantıyı takip eden en geç 15 iş günü içerisinde
Kooperatif organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte İl Müdürlüğü’ne bildirmek	Değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün
KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak	–
KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmes