YAPI KOOPERATİFLERİNİN KURULUŞ AŞAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER :
Yapı kooperatiflerinin (Konut Yapı Kooperatifi, Toplu İşyeri Yapı Kooperatifi, Küçük Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifi) ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 72. maddesine göre kurulan yapı kooperatifi birliklerinin Örnek anasözleşmelerinin aynen kabulü halinde kuruluş işlemleri sırasında şu hususlara dikkat edilecektir:
1- Kuruluş için Çevre ve Şehircilik Müdürlüğüne dilekçe ((Ek-1) ile müracaat edilir. Dilekçe ekinde;
a) Her sayfasının kurucular (en az yedi kurucu ortak) tarafından imzalanmış noter tasdikli 6 adet kooperatif anasözleşmesinin olması,
b) Unvan, merkez, süre ve ilk genel kurul toplantısına kadar görev yapacak yönetim ve denetim kurul üyeleri ile ilgili bölümlerin doldurulmuş olması,
c) Sermaye ve paylarla ilgili 7 nci ve 8 inci maddelerindeki boş kısımların kurucu ortak sayısına bağlı olarak doldurulmuş olması,
ç) Ana sözleşmelerin son sayfasında yer alan ve kurucuların Adı ve Soyadı, T.C. Kimlik No, Tabiyet, Sermaye Taahhüdü, Ödediği Sermaye ve İmza bölümlerinin (Örnek anasözleşme madde 8) uygun olarak doldurulmuş olması hususlarına dikkat edilmesi gerekmektedir.
2- 1163 sayılı Kanunun 4. maddesine göre kurucular tarafından taahhüt edilen nakdi sermayenin 1/4’ü, ticaret siciline tescil ve ilanıyla tüzel kişiliği kazandıktan soma kooperatif ya da kooperatif birliği hesabına aktarılmak üzere kurucu ortaklarca ana sözleşmede belirtilen ilk yönetim kurulu üyelerinden birine ödenmesi ve bu hususun kooperatif kuruluş izin başvuru formunda beyan edilmesi gerekmektedir.
3- 1163 sayılı Kanunun 98. maddesinin atıfta bulunduğu Türk Ticaret Kanunun 349. maddesi uyarınca yönetim kurulu üyelerinin usul ve fürundan biriyle, eşi ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve sıhri hısımlarının denetçiliğe seçilmeleri mümkün bulunmadığından, anasözleşmelerin arkasında yer alan ve ilk genel kurul toplantısına kadar görev yapmak üzere kurucular arasından seçilmeleri gereken yönetim ve denetim kurullarının teşkilinde yönetim ve denetim kurulu üyelerinin akraba olup olmadıkları dikkat edilmesi gerekmektedir.
4- Kurucu ortaklarının aynı türden başka bir kooperatifte yönetim kurulu üyesi olmadığına dair bir taahhütname verilecektir.
5- Kooperatif unvanlarında kamu kurum ve kuruluşlarının isimlerinin kullanılmaması ve Türk Ticaret Kanununun 48. maddesinde belirtilen hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.
KOOPERATİF YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR:
1- Kooperatifler ve üst kuruluşlarınca, genel kurul toplantıları için Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi isteminde bulunulması zorunludur. Başvuru ile birlikte;
GENEL KURUL ÖNCESİ;
1- Genel kurul için temsilci talebi dilekçesi (Genel kuruldan en az 15 gün önce)
2- Çağrı için alınan kararın örneği (Noter onaylı veya yönetim kurulunca aslı gibidir imzalı örneği)
3-Çağrıyı yapanların yetkili olduklarını gösterir belge (Başvuru sahipleri, Ticaret Sicil memurluğundan kooperatifi temsile yetkili son yönetim kurulu üyeleri oldukları gösterir yazı alacaklardır. Ticaret sicil memurluklarınca verilecek bu yazıda, başvuru sahiplerinin kooperatifin temsili konusunda yetkili oldukları, yetkilerinin başlangıç tarihi, yetki süreleri dolmuşsa yetkinin bitiş tarihi vb. hususlara yer vereceklerdir.)
4- Toplantı gündemi (Noter onaylı veya yönetim kurulunca aslı gibidir imzalı örneği)
5- Vezne alındısı makbuzu

6- Çağrı listesi (Genel Kurul tarihinden 32 gün önce ortaklara tebliğ edilmiş Noter onaylı veya yönetim kurulunca imzalı liste)
7- Yönetim kurulu yıllık çalışma raporu (Yönetim kurulunca imzalı-11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kooperatifler Ve Üst Kuruluşları Yönetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul Ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş olacaktır.), Bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporların genel kurulda görüşülemeyecektir.
8- Denetim kurulu raporu (Denetim kurulunca imzalı-11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kooperatifler Ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul Ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş olacaktır.) Bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporların genel kurulda görüşülemeyecektir.
9- Kooperatif bilgi formu, (EK-4) (Yönetim kurulunca imzalı)

Genel Kurul müracaat dilekçesi ve ekleri, Kooperatifler Kanununun 45. ve Anasözleşmenin 30.Maddesine istinaden toplantıdan en az 15 gün önceden İl Müdürlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde müracaatlar kabul edilmeyecektir. Yapılan başvurularda belgeler incelendikten sonra eksiklikler ilgililere bildirilerek tamamlamaları istenecektir. Buna rağmen herhangi bir belge eksikliği halinde veya 15 günlük süreye uyulmadan yapılan başvurularda müracaat usulüne uygun yapılmış sayılmayacak ve temsilci görevlendirilmeyecektir.

GENEL KURUL SONRASI;
1- Kooperatif ve üst kuruluşları genel durum bildirim formu(eksiksizce doldurulmuş -EK-6) (yönetim kurulunca imzalı liste)
2- Toplantı tutanağı aslı (Divan başkanı, katip üyeleri ve bakanlık temsilci imzalı)
3- Hazirun cetveli (Yönetim kurulu, divan başkanı, katip üyeler ve bakanlık temsilcisi imzalı liste)
4- Bilanço ve gelir-gider cetveli (yönetim kurulunca imzalı )
5- Damga vergisi makbuzu.
6- Yevmiye defterinin son kayıt ve noterce yapılan kapanış tasdikli sayfası, (Noter onaylı ) evrakları müdürlüğümüze vermesi gerekmektedir.
7- Yeni seçilecek yönetim kurulu üyelerinin mal bildirim beyannamesi.
2- Ortaklara yapılacak olan çağrının toplantı gününden en az 30 gün önce ve en çok 2 ay içinde yapılması ve toplantı gün , saati, yeri ve gündem maddelerinin bildirilmesi zorunludur.Toplantılar arasında en az 7 gün, en fazla 30 gün süre bulunması gerekir. Süre hesabında duyuru ve toplantı günleri hesaba katılmaz.( Ana sözleşme -Çağrının şekli-madde 28)
3- Toplantıya çağrının usulüne uygun yapıldığını gösteren belgeler ile ortaklar cetveli ve genel kurul tutanağı, toplantı tarihinden itibaren 15 gün içinde Ticaret Sicili Memurluğuna birlikte gerekli tescil ve ilan işlemi yaptırılması gerekmektedir.( Ana sözleşme -Genel kurul kararlarının tescil ve ilanı-madde 40)
4- Ortaklar listesi Türk Ticaret Kanunu ve anasözleşme hükümlerine uygun şekilde düzenlenecek. Bu listenin, ortaklar tarafından görülebilecek bir yere asılması sağlanacaktır.( Ana sözleşme madde 32)
5- Genel kurul toplantısında “görevli Bakanlık Temsilcisi tarafından”, anılan Genelgenin 38’inci maddesi çerçevesinde kooperatif yetkililerince verilmesi zorunlu olan belgeler arasında sayılan yevmiye defterinin son kaydı ve noterce yapılan kapanış tasdikinin fotokopisinin tetkikinde, Türk Ticaret Kanununun 70/son maddesine uygun olarak ilgili dönem yevmiye defterinin noter kapanış tasdikinin bulunması gerekmektedir. Bulunmadığının tespiti halinde, durumun görevli Bakanlık Temsilcisi tarafından yine Genelgenin 42’nci maddesi çerçevesinde İl Müdürlüğüne bildirilecek. İl Müdürlüğünüzce de Türk Ticaret Kanununun 67’nci maddesi hükmü gereğince ilgili Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulacak.
6- Genel kurulu süresinde (01 Ocak-30 Haziran tarihleri arasında) toplantıya çağırmayan faal kooperatiflerin yöneticileri hakkında ise Kooperatifler Kanununun Ek:2/2’nci maddesi hükmü uyarınca, İl Müdürlüğümüzce Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulacaktır.

7- Kooperatif yöneticileri mal bildirimlerini vermeleri gerekmektedir. Mal bildirimlerini vermeyenlerin tespit edilmesi halinde bu kişilere, “3628 sayılı Kanunun 10 uncu maddesine göre mal bildirimlerinin, tebliğ tarihinden itibaren otuz gün içinde verilmesi istenecek. Aksi takdirde mazeretsiz olarak bu süre içinde mal bildirimlerini vermeyenlerin ilgili Başsavcılığa bildirilecek.
8- Kooperatifin hesap dönemi takvim yılıdır. İlk faaliyete geçildiği yıldaki hesap dönemi kooperatifin kurulduğu tarihten başlar ve aynı yılın 31 Aralık tarihinde sona erer.
Yönetim kurulu; her yıl 31 Aralık tarihi itibari ile envanter yapar, bilançoyu ve gelir gider farkı hesaplarını hazırlayıp genel kurul toplantısından en az 1 ay önce denetim kurulu üyelerine verir. Denetim kurulu üyeleri; bunları en çok 10 gün içinde inceleyerek müştereken düzenleyecekleri raporla birlikte yönetim kuruluna iade eder. Bilanço ve netice hesapları genel kurul toplantısından en az 15 gün önce kooperatif merkezinde ortakların incelemesine sunulur ve isteyenlere birer sureti verilir. (Ana sözleşme Hesap dönemi, bilanço ve netice hesapları-madde 68)
9- Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı sebep olmaksızın 10 günden fazla geciktirilemez. Yevmiye defterinin yeni senenin en geç ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmesi şartır.( Ana sözleşme Yevmiye defteri-madde 77)
10- Kanunda aksine hüküm olmadıkça hesap dönemi sonu için çıkarılacak envanter ve bilançoların ertesi hesap döneminin ilk 3 ayı içinde tamamlanmış olması gerekir. Envanter defterine geçirilen envanter ve bilanço yönetim kurulunca imza ve notere ibraz olunur. Noterce son kaydın altına (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmesi şartır.( Ana sözleşme- Envanter defteri-madde 79)
11- Kooperatifin tutmak zorunda olduğu Yevmiye defteri, Envanter defteri, defteri kebir ve her iki karar defteri kullanılmaya başlanılmadan önce notere ibraz olunur. Noter bu defterleri mühür ve imzası ile tasdik eder.( Ana sözleşme- Defterleri tasdik ettirme yükümlülüğü-madde 82)
12- Bu belgeler tarihlerinden, defterler ise son kayıt tarihinden itibaren 10 yıl geçinceye kadar saklanır. Kooperatifin sona ermesi halinde ilgili belgeler saklanmak üzere Türk Ticaret Kanununun 68. maddesi uyarınca noter veya ortaklardan birine tevdi olunur.( Ana sözleşme- Defter ve belgelerin saklanması-madde 83)
13-Dağılma yönetim kurulunca ticaret siciline tescil ettirilir ve ticaret sicili gazetesi ile mahalli bir gazetede 1 er hafta ara ile 3 defa yaptırılacak ilanla alacaklılar tasfiyeden haberdar edilerek 1 yıl içinde alacaklarının beyana davet edilir. Tasfiye süresince kooperatif ünvanı’’Tasfiye halinde’’ ibaresi ilave edilerek kullanılır. (Ana sözleşme- tasfiye kurulunun görevleri ve tasfiyenin yürütülmesi-madde 87)
NOT: Yönetim kurulunun yukarıda belirtilenlerin hususların yanında anasözleşme ve kanunda belirtilen diğer hususlara da uyması gerekmektedir.