8.2.Kooperatiflerdeki belge düzeni ile tutulacak muhasebe defterlerinde kayıt düzeni nasıl olmalıdır?
Yönetim kurulu ortaklardan tahsil ettiği tüm aidatlar veya senetler için kooperatifin unvanının basılı olduğu tahsilat makbuzu düzenlemeli ve düzenlenen bu makbuzların bir örneğini ödemeyi yapan ortağa teslim etmeli, kooperatifte kalan koçanları da kayıt altına alınması amacıyla muhasebeye intikal ettirmelidir.
Sağlanan tüm mal ve hizmetler karşılığında vergi kanunlarında belirtilen fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler mutlaka alınmalı, vergiye tabi olmayan kişilere yaptırılan geçici işler için kooperatif tarafından bastırılan “Gider Pusulası” kullanılmalıdır.
Kooperatifin amaçları dışında avans verilmemeli ve her türlü avansın verilme nedeni, geri alınma biçimi ve koşulları ile kapatılması gibi hususlar ile kooperatif kasasında günlük olarak bulundurulacak azami para miktarı yönetim kurulunca alınacak bir kararla tespit edilmelidir(Örnek Anas.Md.74).
Vergi kanunları karşısında bilanço esasına göre defter tutmakla mükellef tüzel kişiler olmaları nedeniyle kooperatifteki muhasebe kayıtları Tekdüzen Hesap Planına göre tutulmalı, bu kapsamda genel kurulda aidatların belirlenmesini takiben muhasebe kayıtlarında gerekli tahakkuk kayıtları, ortaklar ödemeleri gerçekleştirdikçe tahsilat kayıtları yapılmalı ve muhasebe programı da ortak ödentilerini isim bazında gösterecek şekilde kullanılmalıdır.
Muhasebe kayıtları, makine(bilgisayar) veya mürekkeple yazılmalı, ifadeler Türkçe olmalı ve sayısal değerler Türk Lirası ile temsil edilmelidir.Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı bir sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilmemelidir(TTK Md.66, 75 VUK Md.215).
Ayrıca, muhasebe kayıtlarında meydana gelecek yanlışlıklar üzeri çizilmek veya silinmek suretiyle iptal edilmemeli, bu tür maddeler, yapılacak yeni bir doğru kayıtla geçersiz kılınmalı, kayıt yapmaya müsait satırlar boş geçilmemeli ve atlanmamalıdır(KMY Md.5 VUK md.216, 217, 218, 219).
Muhasebe kayıtlarına esas tüm belgeler dosyalar içinde özenle ve titizlikle muhafaza edilmeli, tüm kayıtların belgeli ve somut verilere dayandırılmasına muhakkak surette özen gösterilmelidir.