KOOPERATİF VE ÜST KURULUŞLARI YÖNETİM VE DENETİM KURULU ÜYELERİNİN GÖREVLERİ SIRASINDA SORUMLULUK DOĞURACAK HUSUSLAR

• 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa göre Yönetim Kurulu; kanun ve anasözleşme hükümleri içinde kooperatifin faaliyetini yöneten ve onu temsil eden icra organıdır.
• Yönetim kurulu kooperatif işlerinin yönetimi için gereken titizliği göstermek zorundadır. Bu esaslar çerçevesinde, kooperatif yönetim kurulu ve memurları işlerinde basiretli bir tacir gibi hareket etmesi esastır.
• Yönetim kurulu üyeleri ve kooperatif memurları, kendi kusurlarından ileri gelen zararlardan sorumlu olup, bunların suç teşkil eden fiil ve hareketlerinden ve özellikle kooperatifin para ve malları bilanço, tutanak, rapor ve başka evrak, defter ve belgeleri üzerinde işledikleri suçlardan dolayı ‘Kamu Görevlisi’ gibi ceza görürler.
• Bu kapsamda Kooperatif ve Birlik yöneticileri ve memurları ile denetçilerinin Kanun ve ana sözleşmede belirlenen görevlerini yerine getirirken dikkat edilmesi gereken hususlar özet olarak aşağıda gösterilmiştir.

➢ Yönetim kurulu; ortaklar ile ortak olmak için müracaat edenlerin ana sözleşmede gösterilen ortaklık şartlarını taşıyıp taşımadıklarını araştırmak zorundadır. (Kooperatifler Kanunu madde. 8, fıkra: 2).

➢ Kamu kaynaklarından desteklenen kredilere kefil olan kooperatifler ile kamu kaynaklı tarımsal desteklemelere aracılık yapan kooperatiflerde, yönetim kurulu ana sözleşmede belirtilen şartları taşıyanları ortaklığa kabulden kaçınamaz. (KK m.8 f.4)

➢ Kooperatif ortaklığından çıkarılmayı gerektiren sebepler ana sözleşmede açıkça gösterilir. Ortaklar ana sözleşmede açıkça gösterilmeyen sebeplerle ortaklıktan çıkarılamazlar. (KK. m. 16, f.1).

➢ Haklarındaki çıkarma kararı kesinleşmeyen ortakların yerine yeni ortak alınamaz. Bu kişilerin ortaklık hak ve yükümlülükleri, çıkarılma kararı kesinleşinceye kadar devam eder. (KK. m.16, f.5).

➢ Kooperatifte kasa sorumlusu ile kasada günlük olarak bulundurulacak azami para miktarının yönetim kurulunca alınacak bir kararla belirlenmesi; ihtiyaç fazlası paranın bankaya yatırılması; Kooperatifin amaç ve işleri dışında avans verilmemesi; verilecek avansın sebebi, miktarı, süresi, geri alınma şartları, kapatılma şekli ve Kooperatif parasının amaçlara uygun şekilde değerlendirilmesi usulünün, yönetim kurulu tarafından belirlenmesi uygun olacaktır. Her türlü ödemelerin geçerli belgelere dayandırılması şarttır.

➢ Kooperatif kayıtları ile ilgili banka şubeleri kayıtları arasında uygunluk sağlanmalı ve doğacak uygunsuzlukların zamanında araştırılarak giderilmesi yoluna gidilmelidir.

➢ Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporlar, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren bir yıl süre ile kooperatif merkezinde, varsa şubelerinde ve elektronik ortamda KOOPBİS’te ortakların tetkikine amade tutulur (KK m.24. f.1)

➢ Kooperatif ortaklarına KOOPBİS üzerinden, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye erişim yetkisi verilir (KK m.24. f.2).

➢ Talep eden ortaklara bilanço ve gelir gider farkı hesaplarının birer suretinin verilmesi mecburidir.

➢ Kooperatif yönetim kurulu ve temsile yetkili şahıslar, Kooperatifler Kanunu’nun 42’nci ve Kooperatif ana sözleşmesinin 53 üncü ve Birlik Ana sözleşmesinin 37’nci maddelerinde sayılan genel kurulun devir ve terk edemeyeceği yetkileri kullanamaz. (KK. m. 42, f.2, m. 59, f.8).

➢ Genel kurul olağan ve gerektiğinde olağanüstü olarak toplanır. Olağan toplantının her hesap devresi sonundan itibaren 6 ay içinde ve en az yılda bir defa yapılması zorunludur. Ancak, usul ve esasları ilgili Bakanlıkça yapılacak düzenlemede gösterilmek üzere; kooperatif üst kuruluşlarına ortak olunması ve genel kurul toplantısının gündemine konuyla ilgili madde konulması şartıyla, olağan genel kurul toplantıları en fazla iki hesap dönemini kapsayacak şekilde birleştirilerek yapılabilir (KK. m. 45, f.1).

➢ Dörtten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az 20 gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme konulması zorunludur (KK m.46, f.2)

➢ Yönetim kurulunun üyelik şartları denetçiler tarafından araştırılır. Bu şartları taşımadıkları halde seçilenler ile sonradan kaybedenlerin görevlerine yönetim kurulunca son verilir. (KK. m. 56, f.2).

➢ Denetçiler; yönetim kurlunun toplantı nisabını kaybetmesi halinde, boşalan yönetim kurulu üyeliklerine geciktirilmeksizin yeteri kadar yedek üye çağırmak zorundadır (KK.m.56, f. 4).

➢ Yönetim kurulu üyelerine genel kurulca belirlenen aylık ücret, huzur hakkı, risturn ve yolluk dışında hiç bir ad altında başkaca ödeme yapılamaz. Kamu kaynaklarından desteklenen kredilere kefil olan kooperatifler ile kamu kaynaklı tarımsal desteklemelere aracılık yapan kooperatiflerin yönetim kurulu üyeleri, bunların ortağı olduğu üst kuruluşlarda görev alsalar dahi yalnızca bir ücret veya huzur hakkı alabilirler (KK. m. 56, f.6).

➢ Kooperatiflerce alınması kararlaştırılan gayrimenkullerin alımının, tapu devri veya tapuya şerh verdirilecek bir satış vaadi sözleşmesi ile yapılması şarttır. . (KK. m. 59, f.4).

➢ Yönetim kurulu üyeleri ve kooperatif personeli ortaklık işlemleri dışında kendisi veya başkası namına, bizzat veya dolaylı olarak kooperatifle kooperatif konusuna giren bir ticari muamele yapamaz. (KK. m. 59, f.6).

➢ Kooperatif ve üst kuruluşlarca tanıtma ve ortak kaydetmek amacıyla yapılacak ilan, reklam ve açıklamalar, eksik ve gerçeğe aykırı olamayacağı gibi, yanıltıcı bilgi ve unsurlar taşıyamaz. .(KK. m. 59, f.7).

➢ Yönetim kurulu; kendi tutanakları, genel kurul tutanakları, ortak listeleri, gelir-gider hesapları ve yıllık bilançonun usulüne uygun olarak hazırlanması ve saklanmasından, tetkik olunmak üzere denetçilere verilmesinden sorumludur. Ayrıca görevi sona eren yönetim kurulu üyeleri tarafından sorumlulukları altında bulunan para, mal, defter, belge ve diğer kooperatif varlıklarının seçimlerin yapıldığı genel kurul toplantı tarihinden itibaren üç iş günü içinde tutanakla yeni seçilenlere teslimi zorunludur (KK m.62 f.2).

➢ Denetçiler, genel kurul namına kooperatifin bütün işlem ve hesaplarını tetkik eder.

➢ Denetçiler, işletme hesabiyle bilançonun defterlerle uygunluk halinde bulunup bulunmadığını, defterlerin düzenli bir surette tutulup tutulmadığını ve işletmenin neticeleriyle mameleki hakkında uyulması gerekli olan hükümlere göre işlem yapılıp yapılmadığını incelemekle yükümlüdürler. Ortakların şahsan sorumlu veya ek ödeme ile yükümlü olan kooperatiflerde denetçiler, ortaklar listesinin usulüne uygun olarak tutulup tutulmadığını da incelemek zorundadırlar (KK. m.66. f.1).

➢ Kooperatif yöneticileri, bu maksatla denetçilere defterleri ve belgeleri verirler. Denetçilerin istekleri üzerine müfredat defteri ve bu defterin hangi esaslara göre düzenlendiği ve istenilen her konu hakkında bilgi verilir. (KK. m. 66, f.2).

➢ Denetçiler, görevleri çerçevesinde işlerin yürütülmesinde gördükleri noksanlıkları, kanun veya anasözleşmeye aykırı hareketleri bundan sorumlu olanların bağlı bulundukları organa ve gerekli hallerde aynı zamanda genel kurula haber vermekle yükümlüdürler. Denetçiler her yıl yazılı bir raporla beraber tekliflerini genel kurula sunmaya mecburdurlar. (KK. m. 67, f.1,2).

➢ Denetim kurulu üyeleri, Kooperatifler Kanununda ve Ana sözleşmede sayılan görev ve yetkilerini titizlikle yerine getirmeleri gerekir.

➢ Kooperatifler, kooperatif birliklerine; kooperatif birlikleri de merkez birliğine ortak olmadığı takdirde, kamu kaynaklarından desteklenen kredilere kefalet sağlayamaz ve kamu kaynaklı tarımsal desteklemelere aracılık yapamaz. Bu kapsamdaki başvurularda; birlikler kooperatifleri, merkez birliği de birlikleri ortaklığa kabulden kaçınamaz (KK, m.72, f.4).

➢ Kooperatiflerde ve üst kuruluşlarında görevli bulunanlar bu kuruluşlara ait mal, para ve para hükmündeki kâğıtları ve gizli de olsa bunlarla ilgili defter ve belgeleri istenildiğinde müfettişlere, kooperatif kontrolörlerine, denetimle görevlendirilen personele ve kredi kuruluşlarının denetim görevlilerine göstermek, saymasına ve incelemesine yardımda bulunmak, istenilen bilgileri gerçeğe uygun ve eksiksiz olarak vermek ve doğru beyanda bulunmakla yükümlüdürler. (KK.m.90, f. 5).

➢ Devir halinde eski ortağın kooperatife karşı tüm hak ve yükümlülükleri yeni ortağa geçer, kooperatifçe, bu devir sebebiyle taraflardan ayrıca bir ödemede bulunmaları istenemez.

➢ Genel kurul toplantısına, yönetim kurulu tarafından KOOPBİS’ten alınan ortaklar listesinde adı bulunanlar katılabilir. Kooperatifin ticaret sicili kayıtlarının, finansal tablolarının, yönetim kurulu ve denetçi raporlarının, genel kurul toplantı evrakının, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerinin KOOPBİS’e işlenmesinden yönetim kurulu sorumludur. (KK. m.45, f.6, Ek m.5).

➢ Yönetim kurulu, kanun ve ana sözleşme hükümleri içinde kooperatifin faaliyetini yöneten ve onu temsil eden icra organıdır. Yönetim kurulu üyeleri Kooperatif ve Birlik Ana sözleşmelerinde sayılan görev ve yetkilerini titizlikle yerine getirmeleri gerekir.

➢ Yönetim kurulu üyeleri; seçimi takiben yapacakları ilk toplantıda aralarından bir başkan, bir başkan yardımcısı ve muhasip üye seçerek görev bölümü yaparlar.

➢ Toplantılarda bulunmayan yönetim kurulu üyeleri yerine temsilen oy kullanılamaz. Üyeler, şahsi menfaatlerini ilgilendiren hususların görüşülmesi sırasında toplantıya katılamazlar.

➢ Özürsüz olarak üst üste üç toplantıda hazır bulunmayan üye çekilmiş sayılır.

➢ Kusurlu olmadığını ispat eden üyeler ile karara muhalif kalıp durumu hemen denetim kuruluna yazılı olarak bildiren veya özrü nedeniyle toplantıda hazır bulunmayan üyeler sorumluluktan kurtulurlar.

➢ Görevi sora eren üyenin iş gördüğü zamana ait sorumluluğu ayrılış tarihinden itibaren beş yıl devam eder.

➢ Denetim kurulu üyeleri, kendilerine kanun ve ana sözleşme ile verilen görev ve yetkileri, gerektiğinde tek başlarına da kullanabilirler.

➢ Denetim kurulu üyeleri, kanun ve ana sözleşme ile kendilerine yükletilen görevleri hiç veya gereği gibi yapmamalarından doğan zararlardan dolayı kusursuz olduklarını ispat etmedikçe müteselsilden sorumludurlar.

➢ Yönetim kurulu her yıl 31 Aralık tarihi itibariyle envanter yapar, bilançoyu ve gelir gider farkı hesapların hazırlayıp genel kurul toplantısından en az bir ay önce denetim kurulu üyelerine verir. Denetim kurulu üyeleri bunları en çok 10 gün içinde inceleyerek müştereken düzenleyecekleri raporla birlikte yönetim kuruluna iade ederler. Bilanço ve netice hesapları genel kurul toplantısından en az 15 gün önce kooperatif merkezinde ortakların incelemesine sunulur ve isteyenlere birer sureti verilir.

➢ Kooperatifte aşağıdaki defterlerin tutulması zorunludur. 1-Yevmiye Defteri, 2-Defteri Kebir, 3-Envanter Defteri, 4-Yönetim Kurulu Karar Defteri 5-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri 6-Ortaklar Defteri,

➢ Kooperatifin tutmak zorunda olduğu yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve her iki karar defteri kullanılmaya başlanılmadan önce Notere ibraz olunur. Noter bu defterleri mühür ve imzasıyla tasdik eder.

➢ Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilemez. Yevmiye defteri yeni senenin en geç Haziran ayı sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmek şarttır.

➢ Envanter defterine, kooperatifin açılış tarihinde ve müteakiben her hesap dönemi sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur.

➢ Karar defterine genel kurul ve yönetim kurulu tarafından görüşmeler sonucunda verilen kararlar yazılır. Yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defterleri ayrı ayrı tutulur.

➢ Yönetim kurulu karar defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar Notere ibraz edilip, son kaydın altına Noterci (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza tasdik ettirilmesi şarttır.

➢ Genel kurul karar defterine yönetim kurulunca aslına uygunluğu tasdik edilmiş olarak genel kurul tutanakları yazılır veya yapıştırılır.

➢ Kooperatifle ilgili yazı, mektup, telgraf, fatura, cetvel, senet, makbuz, tutanak, şartname proje, hakediş, fiş gibi belgelerle ödemeleri gösteren belgeler, mukavele, taahhüt, kefalet, sair teminat senetleri ve mahkeme ilamları gibi belgeler muntazam bir şekilde dosya halinde muhafaza edilir.

➢ Bu belgelere defterler son kayıt tarihinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklanır.

Mustafa ÜN Emekli Ticaret Bakanlığı Başmüfettişi