KOOPERATİF VE ÜST KURULUŞLARININ GENEL KURUL TOPLANTILARININ

USUL VE ESASLARI İLE BU TOPLANTILARDA BULUNDURULACAK

BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN NİTELİK VE GÖREVLERİ

HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarının Kanuna, ilgili mevzuata ve anasözleşmeye uygun olarak yapılmasına nezaret etmek üzere genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin nitelikleri, görevleri, yetkileri ve ücretleri ile temsilci görevlendirilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa tabi kooperatifler ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantıları ve bu genel kurul toplantılarında görevlendirilen Bakanlık temsilcileri ile Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi talebinde bulunacak kooperatifler hakkında uygulanır.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 86 ncı ve 87 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Bakanlık: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman Bakanlığını; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığını; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret Bakanlığını,

b) Faal kooperatif: 1163 sayılı Kanunun 81 inci maddesine göre dağılmayan kooperatif ve üst kuruluşlarını,

c) Genel Müdürlük: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım Reformu Genel Müdürlüğünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Mesleki Hizmetler Genel Müdürlüğünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünü,

ç) İl Müdürlüğü: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman İl Müdürlüğünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret İl Müdürlüğünü,

d) İl Müdürü: Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman İl Müdürünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret İl Müdürünü,

e) Kanun: 1163 sayılı Kanunu,

f) Kooperatif: 1163 sayılı Kanun kapsamındaki kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğini,

g) Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS): Kanunun ek 5 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan bilgi sistemini,

ğ) Temsilci: 1163 sayılı Kanunun 87 nci maddesi uyarınca kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği, Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarında bulundurulması gereken Bakanlık temsilcisini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Başvuru Süreci ve Temsilci ile İlgili Hususlar

Temsilci talebi

MADDE 5 – (1) Kooperatiflerce genel kurul toplantıları için temsilci görevlendirilmesi talebinde bulunulması zorunludur.

(2) Temsilci görevlendirilmesi başvurularında;

a) Bu Yönetmelik ekinde yer alan başvuru formu (Ek:1),

b) Çağrı için alınan kararın örneği (görev süresi sona ermiş olsa bile kooperatifi temsil ve ilzamla yetkili son yönetim kurulu, denetim kurulu, anasözleşme ile bu hususta yetkili kılınan diğer bir organ veya tasfiye memurları, varsa ortağı olduğu birlik yönetim kurulu kararı ya da kesinleşmiş mahkeme kararı),

c) Toplantı gündemi,

ç) Bakanlık temsilcisi ücretinin yatırıldığını gösterir belge,

genel kurul toplantı tarihinden en az on beş gün önce İl Müdürlüğüne teslim edilir.

Çağrıya yetkililerin incelenmesi

MADDE 6 – (1) İl Müdürlüğünce, Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS), elektronik ortamdaki Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, KOOPBİS kayıtları ve ilgili kooperatif dosyasındaki kayıtlar incelenerek, çağrıyı yapanların genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkili olup olmadıkları belirlenir.

(2) Yapılan incelemelerde sonuca ulaşılamadığı takdirde, ilgili Ticaret Sicili Müdürlüğünden ivedi olarak bilgi alınır.

Başvuruların değerlendirilmesi

MADDE 7 – (1) Genel kurulun yetkisiz kişilerce toplantıya çağrılması veya sunulması gereken belgelerde eksiklik bulunması veyahut başvuru ile genel kurul tarihi arasında on beş gün süre bulunmaması halinde temsilci görevlendirilmez. Ancak, geçerli bir mazeret nedeniyle süresinde yapılamayan başvurulardan; kamu yararı, hizmetin etkin, ekonomik ve verimli yürütülmesi ilkeleri kapsamındaki değerlendirmede uygun görülenlere temsilci görevlendirilebilir.

(2) Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde temsilci görevlendirilmesinde bir aksaklığa yol açılmaması için toplantıya çağrı işlemlerine başlanmadan önce gün alınması hususunda Genel Müdürlük/İl Müdürlükleri düzenleme yapmaya yetkilidir.

(3) Kanunun 47 nci maddesi kapsamında yapılan genel kurul toplantıları için de temsilci görevlendirilmesi başvurusunda bulunulması zorunludur. Ancak, bu başvurularda süre şartı aranmaz.

(4) Üç yıl üst üste genel kurul yapmadığından, kanunen dağılmış sayılan kooperatiflerce temsilci başvurusunda bulunulursa, toplantı gündeminde münhasıran tasfiye kararı alınmasına dair madde veya kooperatif faaliyetlerinin sürdüğüne dair mahkeme kararının bulunması halinde temsilci görevlendirilir.

(5) Anasözleşmede hüküm bulunması halinde, genel kurul toplantısı kooperatif merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları dışında başka bir yerde yapılabilir. Bu durumda, temsilci görevlendirilmesi toplantının yapılacağı İl Müdürlüğünce yapılır. Ayrıca, toplantıyla ilgili belgeler de toplantının yapıldığı yerdeki İl Müdürlüğünce saklanır ve bir nüshası kooperatif merkezinin bulunduğu İl Müdürlüğüne gönderilir.

(6) Belge eksikliği halinde ilgililere bildirilerek tamamlanması istenir.

(7) Bu Yönetmelik hükümlerine uygun bulunmayan başvurular yazılı olarak reddedilir.

Temsilci sayısı

MADDE 8 – (1) Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde, temsilci görevlendirilmesi başvurularının değerlendirilmesinde; başvuruda bulunan kooperatiflerin ortak sayıları, amaç ve faaliyet konuları, genel kurul gündemindeki hususların önemi, evvelce yaşanmış ihtilaflar, genel kurul toplantısının yapılacağı yer ile İl Müdürlüğünde temsilci olarak görevlendirilebilecek personel sayısı gözetilerek, öncelikle temsilci gönderilmesi zorunlu görülenlerin talepleri karşılanır.

(2) Kooperatiflerin genel kurul toplantılarında görevlendirilecek temsilcilerin sayılarına ilişkin usul ve esaslar, ortak sayısı ve kooperatifin durumu dikkate alınarak Bakanlıkça belirlenir.

Temsilcinin niteliği

MADDE 9 – (1) Temsilcinin aşağıda sayılan niteliklere sahip olması gerekir:

a) Genel Müdürlükte veya il müdürlüğünde asli memur ya da sözleşmeli personel olarak çalışıyor olmak.

b) Üçüncü fıkrada öngörülen eğitime katılmak ve yapılan sınavda başarılı olmak.

c) En az lise mezunu olmak.

(2) Elektronik ortamda yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin birinci fıkradaki niteliklere ilave olarak, elektronik genel kurul sisteminin işleyişi ve kullanımına ilişkin Bakanlıkça yapılacak eğitime katılması gerekir. Bu amaçla düzenlenecek eğitimler hizmet satın almak suretiyle de yapılabilir.

(3) Temsilci olarak görevlendirilecek personele, içeriği Bakanlıkça belirlenen eğitim verilir ve bu eğitimin sonunda Bakanlıkça sınav yapılır. Temsilci olarak görevlendirilen personelin yeterliliğinin sürdürülebilmesi amacıyla, Bakanlıkça belirli sürelerde yeterliliğin korunması eğitimleri verilebilir, sınavlar yapılabilir. Bu sınavlarda başarısız olanlar, Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilemez. Bakanlık temsilcilerinin bu sınavlarda başarılı olanlar arasından görevlendirilmesi esastır. Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilecek kişilerin belirlenmesi için yapılacak sınavlara ilişkin usul ve esaslar Bakanlıkça belirlenir.

(4) Genel Müdürlükte, daire başkanı ve üstü kadrolarında bulunanlar ile il müdürleri için birinci fıkranın (b) bendinde yer alan sınav şartı aranmaz.

Temsilci görevlendirilmesi

MADDE 10 – (1) Temsilci görevlendirmeleri, hakkaniyete uygun şekilde yapılır.

(2) Temsilci görevlendirilmesinde aşağıdaki sıralama esas alınır:

a) Bakanlık temsilcisi eğitimine katılan ve sınavda başarılı olanlar.

b) (a) bendi kapsamında görevlendirme yapılamaması durumunda, temsilci eğitimine katılan, ancak sınava giremeyen veya sınavda başarılı olamayanlar arasından İl Müdürü tarafından temsilci olarak görevlendirilmesi uygun görülenler.

(3) Türkiye Milli Kooperatifler Birliğinin genel kurul toplantılarına Ticaret Bakanlığı merkez teşkilatında görev yapan ve 9 uncu maddedeki şartları haiz olanlardan Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünce görevlendirme yapılır.

(4) Merkez birliklerinin genel kurul toplantılarına Bakanlık merkez teşkilatında görev yapan ve 9 uncu maddedeki şartları haiz olanlardan Genel Müdürlükçe temsilci görevlendirmesi yapılır.

(5) Gerekli görülen hallerde de 9 uncu maddedeki şartları haiz merkez teşkilatı personelinden Genel Müdürlükçe görevlendirme yapılabilir.

(6) Kınama veya daha ağır disiplin cezası alanlar, bir yıl süre ile genel kurul toplantılarında temsilci olarak görevlendirilmez.

(7) Yardımcı hizmetler sınıfında bulunan memur, genel kurul toplantılarında temsilci olarak görevlendirilmez.

İl Müdürünün görevlendirilmesi

MADDE 11 – (1) İl Müdürü sadece gündeminde önemli hususlar yer alan ya da evvelce yaşanmış ihtilafları bulunan kooperatiflerin genel kurul toplantılarına temsilci olarak görevlendirilebilir.

(2) Ticaret İl Müdürlerinin esnaf ve sanatkârlar kredi ve kefalet kooperatifleri ve bunların birliklerinin genel kurul toplantılarında temsilci olarak görevlendirilmesinde birinci fıkrada yer alan şartlar aranmaz.

(3) İl Müdürleri Valilik makamının onayı ile temsilci olarak görevlendirilirler.

Temsilci ücretleri

MADDE 12 – (1) Mesai saatleri içerisinde kooperatiflerin genel kurul toplantılarında görevlendirilecek temsilcilere, her yıl Bütçe Kanununun (H) cetvelinin (I-B) bendi ile tespit edilen Devlet memurlarına ödenen en yüksek yurt içi gündelik tutarının iki katı; mesai saatleri dışında görevlendirilecek temsilcilere ise üç katı ücret net olarak ödenir. Bu ücret kooperatiflerce genel kurul öncesinde ilgili muhasebe birimi hesabına yatırılır.

(2) Usulüne uygun olarak temsilci talebinde bulunulup çoğunluk sağlanamaması sebebiyle gerçekleştirilemeyen genel kurul toplantısına ait çağrı davetinde bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yerinin belirtilmiş olması durumunda, bu toplantı için de temsilci ücretinin yatırılması ve temsilci ücretinin yatırıldığını gösterir belge il Müdürlüğüne iletilerek temsilci görevlendirilmesinin talep edilmesi zorunludur. Ancak, ilk toplantıya temsilcinin katılmamış olması durumunda ikinci kez temsilci ücreti yatırılmaz.

(3) Fazla yatırılan temsilci ücretleri iade edilir.

Ticaret sicili müdürlüğüne bildirilecek hususlar

MADDE 13 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerine uygun şekilde temsilci talebinde bulunmayan fakat genel kurul toplantısını gerçekleştiren kooperatifler, İl Müdürlüğünce, ticaret sicil müdürlüğüne bildirilir.

(2) İl Müdürlüğünce, temsilcinin katıldığı veyahut usulüne uygun olarak temsilci görevlendirilmesi talebinde bulunulmasına rağmen temsilci görevlendirilemeyen ya da temsilci görevlendirildiği halde katılımın sağlanamadığı genel kurul toplantılarına ait ortaklar listesi ile genel kurul toplantı tutanağının bir örneği, 17 nci ve 20 nci maddeler kapsamında, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 30 uncu maddesinde belirlenen süreler dikkate alınmak suretiyle ticaret sicili müdürlüğüne gönderilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Genel Kurul Toplantısı Hazırlığı ve Açılış

Temsilcinin toplantı öncesi görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 14 – (1) Temsilci, görevlendirildiği toplantılara Devlet memuruna yakışır kılık ve kıyafetle zamanında gider.

(2) Toplantı açılmadan önce temsilci tarafından aşağıdaki işlemler yapılır:

a) Toplantı çağrısının Kanuna ve anasözleşme hükümlerine uygun yapılıp yapılmadığını incelemek.

b) Ortaklar listesinin Kanunun 45 inci maddesinin altıncı fıkrasına uygun olarak KOOPBİS’ten alınıp alınmadığını incelemek.

c) Ortaklar listesini imzalayanların; kimlik, ortaklık ve varsa temsile ilişkin belgelerini ibraz edip etmediklerini incelemek.

ç) Toplantıya katılma hakkına sahip ortakları gösterir listenin, ortaklar veya temsilcisi tarafından imzalanıp imzalanmadığını incelemek.

d) Temsilci tarafından imzalanan listenin görünür şekilde asılıp asılmadığını incelemek.

e) 6102 sayılı Kanunun 407 nci maddesi gereği en az bir yönetim kurulu üyesinin genel kurul toplantısında hazır bulunup bulunmadığını incelemek.

f) Toplantıya asaleten ve vekâleten katılanların sayısının rakamla ve yazıyla toplantı tutanağında yer alıp almadığını incelemek.

(3) Toplantı yeter sayısı, ilan edilen toplantı saatinden sonra makul bir süre beklenmesine rağmen sağlanamamışsa, temsilci genel kurulu toplantıya çağrıya yetkili olanlardan en az biri ile erteleme tutanağı düzenleyerek toplantı yerinden ayrılır.

(4) Temsilci, imza sırasında ortakların ya da temsilcilerinin kimliklerinin ve temsil belgelerinin ibrazı işlemini takip eder ve gerektiğinde uyarılarda bulunur. Ancak, şikâyet veya ihbar olduğunda ya da kuşku duyulduğunda kimlik denetimini bizzat yapar. Ayrıca, temsile ilişkin hükümleri açıklayarak, ıslak imzası bulunmayan temsil belgelerinin geçersiz olduğunu ve temsil edilenin aynı genel kurul için farklı kişilere temsil yetkisi vermesi halinde ise temsil edilemeyeceğini belirtir.

(5) Temsil belgesinde; temsil yetkisi veren ortağın adı, soyadı ve imzası, temsilcinin adı ve soyadı, temsilci ortaklık sıfatına haiz değilse; ortağın birinci derece kan ve kayın hısmı (ortağın eşi, annesi, babası, çocuğu gibi) olduğuna dair bilgi, temsil belgesinin ait olduğu genel kurul bilgileri ve temsil yetkisinin kapsamı yer alır.

(6) Ölen ortağın mirasçılarının kooperatifte ortak olarak kalmalarının sağlanmış olması ve bir temsilciyi üç ay içinde veraset ilamı ile birlikte kooperatife bildirmeleri halinde ortaklığa ilişkin hak ve vecibeler temsilci aracılığıyla yürütülür.

(7) Haklarındaki çıkarma kararı kesinleşmeyen ortakların hak ve yükümlülükleri devam ettiğinden genel kurula katılma, seçme ve seçilme haklarını kullanmaları sağlanır.

(8) Genel kurul toplantı yönetiminin, ortaklar veya üst kuruluş tarafından görevlendirilen temsilcilerinden seçilen başkan ve üyeler tarafından yürütülmesine dikkat edilir ve toplantı heyetinin seçimi titizlikle izlenir. Temsilci, genel kurul toplantısının sevk ve idaresine müdahalede bulunmaz, ancak gerektiğinde toplantı başkanını ve genel kurulu uyarıp yol gösterir ve açıklamalarda bulunur.

(9) Genel kurul toplantısı için birden fazla temsilcinin görevlendirilmesi halinde, toplantının temsilcilerin huzurunda açılması ilke olmakla birlikte temsilcilerin aynı anda gelememesi durumunda, makul bir süre beklenir. Bu süre içinde de gelmediği takdirde toplantı mevcut temsilcinin gözetiminde açılır. Toplantının açılmasından sonra gelen temsilci toplantıya katılamaz ve kendisine temsilci ücreti ödenmez.

(10) Kanunun 87 nci maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen bir saatlik süre beklendikten sonra toplantının temsilci olmadan açılması durumunda, bu toplantılara temsilciler sonradan katılamaz ve kendilerine temsilci ücreti ödenmez.

Konuşma metni

MADDE 15 – (1) Temsilci, toplantı açılışını müteakiben, kendisini tanıtarak, görev ve yetkilerini belirten bir bilgilendirmede bulunur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Gündem Maddelerinin Görüşülmesi, Kararların Alınması ve Tutanağın Yazılması

Temsilcinin toplantı sırasındaki görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 16 – (1) Temsilci; genel kurulda, toplantıyla ilgili olarak kendisine sorulan soruları cevaplandırır, toplantının ilgili Kanunlar, anasözleşmeler ve diğer mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak üzere gereken açıklamaları yapar.

(2) Kanunun 46 ncı maddesine göre, dörtten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az yirmi gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme alınması zorunludur. Gündem ortaklara duyurulduktan sonra başvuru yapıldığı takdirde, başvuruya konu hususlar yine de gündeme eklenir. Dörtten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az yirmi gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme alınmasına ilişkin zorunluluğa yönetim kurulunun uymaması halinde toplantı başkanının konuyu gündeme alması sağlanır. Ancak, bu durumda istemde bulunan 1/10 ortağın, yasal başvuruyu zamanında yaptığını kanıtlaması gerekir.

(3) Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce, Kanunun 46 ncı maddesinde sayılan konularla sınırlı kalmak üzere gündeme madde eklenmesi hususunda teklif bulunup bulunmadığının genel kurulun bilgilendirilmesi hususunda toplantı başkanlığı uyarılır.

(4) Tartışmanın yoğun olarak yaşandığı genel kurul toplantılarında açıklama ve uyarılar kısa, açık, kesin ve uygun bir dille yapılır. Tereddütlü ifadeler kullanılmaz. Karmaşık ya da tartışmalı konularda ilgili mevzuat ve anasözleşme hükmü yüksek sesle okunur.

(5) Toplantı heyeti üyeleri ve ortaklar ile tartışmadan kaçınılır, toplantıyı terk etme gibi bir davranışa kesinlikle gidilmez.

(6) Toplantı başkanı ve kâtip üyeler toplantıyı yönetebilecek ve tutanağı yazabilecek bilgi ve yeteneğe sahip değilse, temsilci toplantı heyetine yardımcı olur ve tutanağı bizzat yazmayıp, yapılan konuşmaların ve alınan kararların tutanağa yazılmasına nezaret eder.

(7) Genel kurul toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yerde yazılıp imzalanması zorunlu olup tutanağın toplantı yerinde, genel kurul toplantı heyetince düzgün ve okunaklı biçimde yazdırılmasına temsilci yardımcı olur. Toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yer ve zamanda yazılıp imzalanmaması durumunda temsilci, tutanağa şerh düşüp imzalar, raporunda bu hususa yer verip, toplantıda alınan kararlardan raporunda kısaca bahseder. Şerhli tutanak İl Müdürlüğü tarafından acele olarak ticaret sicil müdürlüğüne intikal ettirilir ve genel kurul toplantı tutanağının tescil edilmemesi istenir.

(8) Temsilciler, Kanunun 49 uncu maddesi gereği anasözleşmesinde hüküm bulunan ve ortak sayısı 1000’in üstünde olan kooperatiflerde asaleten ve temsilen (bir ortağın dokuz ortağı temsil etmesiyle) genel kurul toplantısında var olan nisabın organ seçimlerine gelindiğinde korunması şartıyla, yeni bir toplantı nisabı aranmaksızın her ortağın seçimlerde en fazla bir ortağı temsilen oy kullanacağı hususuna dikkat eder.

(9) Temsilciler, genel kurul toplantısında ilgili kanunlar ve her kooperatifin anasözleşmesinde öngörülen toplantı ve karar nisaplarına dikkat eder. Temsilciler genel kurul toplantısında ilgili kanunlara ve anasözleşmelere aykırı karar alındığı veya karar nisabı bulunmadığının sayısal olarak tespit edildiği durumlarda, kararların geçerli olmayacağı yönünde gerekli uyarılarda bulunur. Buna rağmen karar alınmışsa, alınan kararlar hakkındaki şerhini tutanakta ve temsilci raporunda belirtir. Tutanak ve temsilci raporu, İl Müdürlüğü tarafından acele olarak ticaret sicili müdürlüğüne gönderilir ve şerh kapsamındaki konuların tescil edilmemesi istenir.

(10) Temsilci, genel kurul tutanağında, görüşmelerin içeriği, söz alanların kimler olduğu, sorulan sorular, verilen cevaplar, kimlerin alınan kararlara karşı muhalefet şerhi düştükleri ve muhalefet sebepleri, lehte, aleyhte ve çekimser oyların sayıları ile bilinmesi gerekli diğer hususlar açıkça belirtilir. Toplantı sırasında önerge verilmesi durumunda, önergelerden özetle söz edilip alınan kararlar açıkça yazılır, önergelerin özetlenemeyecek kadar uzun ve karmaşık olması gibi durumlarda tutanağa geçirilmekle birlikte, önergelerin tüm sayfalarının altları toplantı heyeti (toplantı başkanlığı) ve temsilci tarafından imzalanır ve önergeler tutanağa ek yapılır. Süre darlığı ya da başka bir toplantıya yetişebilme gibi nedenlerle yükümlülükler aksatılmaz.

(11) Bakanlık müfettiş veya kontrolörlerince yapılan denetim veya incelemeler ile İl Müdürlüğünce yapılan incelemeler sonucunda kooperatife gönderilen talimatların bir örneği temsilcide bulunur. Talimatlar gündeme alınmış ise ilgili gündem maddesinde görüşülmesine nezaret edilir, gündeme alınmamış ise yönetim ve denetim kurulu üyelerinin ibrasına ilişkin gündem maddesinde söz konusu talimatlarla ilgili olarak temsilci tarafından genel kurula ayrıntılı bir şekilde açıklama yapılır.

(12) Gündemde anasözleşme değişikliği varsa, temsilci, Bakanlıkça izin verilip verilmediğini araştırır, izin alınmamışsa genel kurula gerekli uyarılarda bulunur.

(13) Anasözleşmelerinde ibra edilmeyen yönetim ve denetim kurulu üyelerinin bu organlara aynı genel kurulda tekrar seçilemeyecekleri hükmü yer alan kooperatiflerde, ibra edilmeyen yönetim ve denetim kurulu üyelerinin aday olamayacakları konusunda toplantı başkanı ve genel kurul uyarılır.

(14) Genel kurul toplantısında, yönetim ve denetim kurulu raporları ile bilanço ve gelir tablosunun mutlaka okunması konusunda gerekli uyarılar yapılır.

(15) Esnaf ve sanatkârlar kredi ve kefalet kooperatifleri hariç olmak üzere, ortak sayısı 500’den fazla olan kooperatiflerin ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarındaki yönetim ve denetim kurulu belirleme seçimlerinin, gizli oy açık tasnif esasına göre yapılması sağlanır. Ortak sayısı 500’den az olan kooperatiflerde ise yönetim ve denetim kurulu üyelikleri seçimine geçilmeden önce verilen yazılı önergenin genel kurulda kabul edilmesi halinde seçimler gizli oy açık tasnif ile yapılabilir.

(16) Yönetim ve denetim kurulları üyeliklerine seçilme koşullarına ilişkin Kanunun 56 ncı ve ek 3 üncü maddeleri ve anasözleşmelerin ilgili hükümlerinin, seçimlere geçilmeden önce gerektiğinde genel kurula okunması ve üyelerin kaç yıl için seçildiğinin tutanakta belirtilmesi sağlanır.

(17) Tutanakta yanlış yazılan kelime, rakam ve satırlar karalanmaz, okunacak biçimde ortasından tek çizgiyle çizilerek iptal edilir, yanına parantez içinde (çizildi) denilerek doğrusu yazılır. Ay adları, bir ve iki basamaklı sayılar, rakamla değil yazıyla yazılır; tutanakta sonradan ilaveler yapılmasına imkân verebilecek boşluklar bırakılmaz. Tutanağın başlangıç kısmına, genel kurul toplantısının başlama saati ve tutanağın son kısmına da genel kurulun bitiş tarihi ve saati mutlaka yazılır.

(18) İlgili kanunlar, anasözleşmeler ve iyi niyet kurallarına aykırı olarak yapılan işlemler hakkında temsilci tarafından tutanağa şerh düşülür.

(19) Tutanakta sırasıyla; giriş bölümü, genel kurulda her bir gündem maddesine ilişkin yapılan açıklamalar ya da alınan kararlar ve tutanağın bitiş bölümü toplantı başkanınca kâtiplere eş zamanlı olarak yazdırılır.

(20) Kanun ve anasözleşmede yer alan toplantı nisabının kalmadığı sayım sonucu tespit edilmişse, toplantıya devam edilmemesi yönünde gerekli uyarılarda bulunulacak ve durum tutanağa bağlanacaktır. Düzenlenecek bu tutanakta toplantı nisabına ilişkin olması gereken ortak sayısı ile toplantı mahallinde bulunan mevcut ortak sayısı ayrıca belirtilecektir.

(21) Kooperatif unvanı; toplantı tutanağına ve temsilci raporuna, Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinde ilan edilen şekliyle tam olarak yazılır.

(22) Toplantı nisabı kaybedilmemekle birlikte, genel kurulun sevk ve idare edilemez hale gelmesi ve benzeri nedenlerle toplantının tamamlanamaması hallerinde; Kanunun 45 inci maddesinin beşinci fıkrası hükmünden hareketle, toplantı başkanı tarafından toplantı ertelenebilir. O ana kadar alınan kararlar tutanağa bağlanır.

(23) Temsilci, genel kurul toplantı tutanağını ve ortaklar listesini imzalar. Bunların dışındaki genel kurul evrakı görüldü şerhi düşülerek imzalanır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Toplantının Sona Ermesi

Toplantı sonrası yapılacak işlemler ve rapor düzenlenmesi

MADDE 17 – (1) Toplantıya temsilci katılmış ise genel kurul tutanağı ve ortaklar listesinin sadece birer nüshası temsilci tarafından toplantı bitiminde alınıp genel kurul toplantısına ilişkin belgelerin nelerden ibaret olduğunu belirten temsilci raporu ile İl Müdürlüğüne teslim edilir. Bu belgeler kooperatif yetkililerinden ayrıca istenmez.

(2) Temsilci raporunda, muhalefet şerhi ile diğer önemli hususları belirtir. Ayrıca, toplantı tutanağının taraflarca düzenlenememesi ya da imzalanamaması gibi durumlarda bu hususlara raporda mutlaka yer verilecektir. Bu gibi hususlar söz konusu değilse raporda, toplantıda önemli bir hususun olmadığının belirtilmesi ile yetinilir.

ALTINCI BÖLÜM

Tarım Satış Kooperatifleri ve Birliklerinin Genel Kurullarında

Temsilcinin İlave Görevleri

Tarım satış kooperatifleri ve birliklerinin genel kurullarına ilişkin özel hususlar

MADDE 18 – (1) Tarım satış kooperatif birliklerinde, 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanunun 5 inci maddesi kapsamındaki birlikler için bağımsız denetçi seçilir. Bu seçimde, yönetim kurulunca veya genel kurulda önerilen isimler arasından açık oylama ile seçim kuralına uyulup uyulmadığına dikkat edilir.

(2) Genel kurula katılma hakkı olan ortakların/temsilcilerin yarısından fazlasının toplantıda hazır bulunması ve ortaklar listesini imzalamaları halinde toplantı açılabilir. İlk toplantıda toplantı nisabı sağlanamadığı takdirde, ikinci toplantı için en az toplantı heyetini ve yönetim kurulu asıl ve yedek üye sayısını oluşturacak sayıda genel kurula katılma hakkına sahip ortak/temsilcinin bizzat hazır bulunması ve ortaklar listesini imzalaması gerekir. Temsilci belirtilen hususlara uygunluğu kontrol eder.

(3) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası, bunlara yapılacak ödemeler ile diğer iç düzenlemeler ve düzenleyici işlemlerin kabulü veya değiştirilmesi; iç düzenlemelerde genel kurulun yetkisinde tanımlanan gayrimenkul alımı ve satımı ile gayrimenkullerin değerlendirilmesi, kredi kullanımı, yatırım, imalat ve inşaat iş ve işleri, alacakların terkini, şube açılması ve işletme kurulması, şirket ve diğer teşekküllere iştirak etme veya çıkma kararlarının alınabilmesi için her halükarda birliklerde temsilcilerin en az 1/4’ünün; kooperatiflerde ise ortakların en az 1/10’unun (genel kurula katılma hakkına sahip ortak sayısı 1.000’in üzerinde ise 1/20’sinin) bizzat toplantıda bulunması ve ortaklar listesini imzalaması gerektiğinden genel kurul toplantılarında bu hususlara riayet edilmesi takip edilir.

(4) Yönetim kurulu üyelerinin görev süreleri dolmadan azli ve yerlerine yenilerinin seçilmesi ile ilgili hususlar; genel kurula katılma hakkına sahip olanların beşte üçünün gündem maddelerinin görüşülmesine geçilmeden önce yazılı olarak talepte bulunması hali ile haklarında Kanunda sayılan ve göreve seçilmelerine engel teşkil eden suçlar veya görevi kötüye kullanma suçu nedeniyle adli makamlarca dava açılması, Bakanlıkça Kanunun 90 ıncı maddesi gereği görevlerine tedbiren son verilmesi, denetim sonucunda düzenlenen raporda ibra edilmemeleri yönünde görüş belirtilmesi halleri dışında, genel kurul toplantısı gündemine alınıp görüşülemeyeceğinden, yönetim kurulu üyelerinin azli ve yerlerine yenilerinin seçilmesine ilişkin kararların ancak bu hususların varlığı halinde, ortaklar listesinde imzası bulunanların yarıdan fazlasının oyuyla alınması gerektiğinden genel kurul toplantılarında bu hususa azami ölçüde dikkat edilir.

(5) Genel kurulca seçilecek birlik yönetim kurulu üyelerinin, 4572 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrası gereği en az ikisinin dört yıllık yükseköğrenim görmüş kişilerden olması, aynı Kanunun 7 nci maddesi uyarınca hazırlanan Tarım Satış Kooperatifleri Birliği Örnek Anasözleşmesinde belirtilen niteliklere sahip olması ve temsilciler ile genel kurula katılma hakkına sahip kooperatif ortakları dışından yükseköğretim kotasından seçilecek kişiler hakkında genel kurul öncesinde Bakanlığın uygun görüşünün alınıp alınmadığı hususlarına dikkat edilir.

(6) Birlik genel toplantılarında dört yıllık yükseköğretim kurumu mezunu üyelik kotası için yapılacak seçimlerde, bu adayların isimlerinin karşısına “Yükseköğretim Kotasından” ibaresinin yazılması zorunlu olduğu hususuna dikkat edilir ve bu konularda gerekli hallerde toplantı başkanlığı uyarılır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Düzenlenecek formlar

MADDE 19 – (1) Uygulamada birlik sağlanması amacıyla, genel kurul toplantıları için çalışma konusuna göre ekte yer alan Ek-2 ilâ Ek-6 formları kullanılır.

Toplantı sonrası kooperatif dosyasına konulacak belgeler

MADDE 20 – (1) Toplantı sonrasında, gündem, genel kurul toplantı çağrısına ilişkin belgeler, varsa gazete ilanı, toplantı tutanağı, yönetim kurulu ve denetleme organı yıllık çalışma raporları, genel kurula katılan ortaklarca imzalanmış ortaklar listesi, bilanço, gelir-gider tablosu, genel durum bildirim formu, kooperatif dış denetime tabi ise dış denetim raporu, bağımsız denetime tabi ise bağımsız denetim raporu ve temsilci tarafından hazırlanan rapordan birer adet olmak üzere alınarak dosyasına konulur.

Yönetim kurulu ve denetleme organınca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile dış denetim raporu

MADDE 21 – (1) Yönetim kurulunca ve denetleme organı üyelerince hazırlanacak yıllık çalışma raporları mevzuata uygun olarak tanzim edilir.

(2) Dış denetime tabi kooperatiflerde, dış denetimin Kanun ve ilgili Yönetmelik hükümlerine göre yapılıp dış denetim raporunun hazırlanması gerektiğinden bu konulara da dikkat edilmesi gerekir.

(3) Bağımsız denetime tabi kooperatiflerde denetim raporunun bulunup bulunmadığına bakılır.

(4) Mevzuata uygun olarak hazırlanmayan raporlar, genel kurul toplantılarında görüşülemez. Görüşülmesi halinde görevli temsilcilerce toplantı tutanağına gerekli şerh düşülür. Yönetim kurulu ve denetleme organı yıllık faaliyet raporları ile dış denetim raporunun mevzuat hükümlerine uygun olmaması nedeniyle görüşülememesi, yönetim ve denetim kurullarının ibra edilmedikleri anlamına gelmez.

Suç duyurusu

MADDE 22 – (1) Genel kurulu yasal süresinde toplanacak şekilde çağıran ancak, İl Müdürlüğüne yapılan temsilci görevlendirilmesi talebinde süreye uymayan ya da temsilci talebine yönelik başvuruda belge eksikliği bulunan kooperatiflerin yöneticileri hakkında çağrıyı süresinde yapmış olmaları nedeniyle suç duyurusunda bulunulmaz.

(2) Olağan genel kurulu süresinde toplantıya çağırmayan faal kooperatiflerin yönetim kurulu üyeleri hakkında Kanunun ek 2 nci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, İl Müdürlüğünce Cumhuriyet başsavcılığına suç duyurusunda bulunulur.

Bakanlık tarafından yapılan sınavlar

GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden önce ilgili Bakanlıkça yapılan Bakanlık Temsilciliği Sınavında başarılı olanlar, kooperatif genel kurul toplantılarında temsilci olarak görevlendirilmeye devam ederler.

Genel kurul toplantısına katılma hakkını haiz ortakları gösteren mevcut listeler

GEÇİCİ MADDE 2 – (1) Bakanlık temsilcisine 14 üncü maddenin ikinci fıkrasının (b) bendi ile verilen görev KOOPBİS’in yayına alınmasından sonra hüküm ifade eder. KOOPBİS yayına alınıncaya kadar geçecek sürede kooperatifler ve üst kuruluşları, genel kurul toplantısına katılma hakkını haiz ortakları gösteren listeleri bu Yönetmelik yürürlüğe girmeden önceki usullere göre almaya devam ederler.

Yürürlük

MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.

Ekleri için tıklayınız