Kooperatifler İçin KOOPBİS Yol Haritası
Kooperatifler İçin KOOPBİS Yol Haritası
Mali Müşavir Evren ÖZMEN
Kooperatiflerde denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu arttırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan KOOPBİS-Kooperatif Bilgi Sistemi uygulamada birçok farklılık getirmektedir.
Ana hatları ile KOOPBİS sistemi ile getirilen yeni düzenlemeler; hazirun cetvellerinin sistemden hazırlanması, genel kuruldan en az 15 gün önce mali tabloların ve raporların KOOPBİS sistemine yüklenmesi, ortaklara aydınlatma metninin imzalatılması ile genel kurul sonrası gündem dahil birçok belgenin en geç 15 gün içinde KOOPBİS sistemine yüklenmesi olarak özetleyebiliriz.
KOOPBİS sistemi henüz kullanıma hazır olmayıp, kullanıma açıldıktan sonra en geç altı ay içinde kooperatifler tarafından KOOPBİS yetkilisinin belirlenip cezai sorumluluk söz konusu olmaması için yönetmelikte belirlenen bilgi ve belgelerin yüklenmesi gerekmektedir.
KOOPBİS Nedir? (Kooperatif Bilgi Sistemi)
Tüm kooperatif ve üst kuruluşlar ile kooperatif ortaklarının, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezî veri tabanının yönetildiği sisteme KOOPBİS -Kooperatif Bilgi Sistemi denir.
Kooperatifler tarafından hangi işlemler yapılacaktır?
1-Kooperatif yönetim kurulu tarafından KOOPBİS yetkilisi belirlenmesi
KOOPBİS yetkilisi: Kooperatif yönetim kurulu üyelerini ve/veya kooperatif yönetim kurulunun KOOPBİS işlemlerini yürütmek için yetki verilen kişiyi/kişileri ifade eder.
KOOPBİS yetkilisi kim veya kimler olabilir?
Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir.
- Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi atanabilir.
Kooperatif personel veya personelleri de KOOPBİS yetkilisi olabilir
- KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
- KOOPBİS yetkilisinin belirlendiği yönetim kurulu kararının fiziki veya dijital bir nüshası ile yetkilendirilen kişinin TCKN’si ve iletişim bilgileri İl Müdürlüğüne iletilerek yetki tanımlama talebi gerçekleştirilir. Bu süreç KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır.
2-KOOPBİS’te kooperatiflerin hangi bilgileri yer alacaktır?
KOOPBİS’te,
- Kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları,
- Finansal tabloları,
- Gayrimenkul durumları,
- Yönetim kurulu ve denetçi raporları,
- Genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınır.
Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.
3-Belirlenen KOOPBİS yetkilisinin görevleri ve sorumlulukları nelerdir?
KOOPBİS yetkilisi;
- Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
- Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
- Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,
- Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,
- Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,
Kooperatif Ortakları İçin Aydınlatma Metni ile ilgili yapılması gerekenler
KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek KOOPBİS yetkilisinin görevleri kapsamındadır. ( Örnek Aydınlatma Metni kitapçığın sonunda mevcuttur)
4-KOOPBİS sistemine en geç ne zamana kadar giriş yapılması gerekmektedir ? Giriş yapılmaması halinde cezai sorumluluklar nelerdir ?
KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde
- Ticaret sicili kayıtlarını,
- Finansal tablolarını,
- Faaliyet raporlarını
- Genel kurul toplantı evrakını
- Ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemeleri
- Gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgileri
Gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.
KOOPERATİF ORTAKLARI İÇİN ÖRNEK AYDINLATMA METNİ
Ticaret Bakanlığı Kooperatif Bilgi sistemi kullanıcılarının ad-soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, ana baba adı, T.C.Kimlik No, yerleşim yeri, iletişim bilgisi ve kooperatif ortaklık bilgileri gibi kişisel verilerini
- a) Kooperatifçilik hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması ve otomasyonun artırılması
- b) Genel kurul belgelerin elektronik ortamda üretilmesi
c)Kooperatif ortaklarının haklarının kurulması
d)Denetim faaliyetlerinde kullanılması
- e) Devlet desteklerinin ve ekonomik politikaların koordinasyonunda kullanılması
- f) Ülke kooperatifçiliğinin gelişmesi
Amaçları ile sınırlı olarak işlenmektedir.
Bu kişisel veriler yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.
Bu kişisel veriler
1163 Sayılı Kanununun 24’üncü ve ek 5. maddeleri ile 1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 453’üncü maddesi kapsamında,
6698 Sayılı Kanununun 5 inci maddesinde belirtilen kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebebine dayalı olarak
Kooperatif yöneticilerinin elektronik veya fiziki ortamda doldurduğu formlar, genel kurul toplantılarında üretilen belgelerin taranarak sisteme yüklenmesi veya diğer kamu kurumları ile gerçekleştirilen veri paylaşımı entegrasyonları üzerinden otomatik olarak işlenmektedir.
6698 sayılı Kanunun, kişisel verisi işlenen kişinin haklarını düzenleyen 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi dilekçe yoluyla Ticaret Bakanlığı’nın “Üniversiteler Mahallesi Dumlupınar Bulvarı No 151 PK 06800 Çankaya/Ankara” adresine yazılı olarak iletebilirsiniz.
Tarih-İsim, Soyad-İmza
İletişim-Özmen Mali Müşavirlik