Bu yazı ozmconsultancy.com sitesi için hazırlanmıştır.
Kooperatif ve Sitelerde Satın Alma Süreci Neden Önemli ?
Gerek danışmanlık yaptığımız, gerek diğer bir çok kooperatif veya toplu yapı site yönetimlerinin yıllık bütçeleri göz önüne aldığımızda neredeyse Anadolu’da bir belediyenin bütçe tutarlarına aşan veya denk gelen bir çok kooperatif ve site yönetimlerinin mevcut olduğu bilinmektedir. Tabi oldukları kanun gereği her zaman incelenmesi ve şikayete konu olabilmesi mümkün olması nedeni ile site ve kooperatiflerde yönetim kurullarının satın alma süreçlerini dijital ortamda ve titizlikle takip etmesi gerekmektedir. Deneyimlerimizden satın alma işlemlerinin geriye dönük incelemelerde en fazla baş ağrıtan konu başlıklarından biri olduğunu bilerek, bu yazımızın süreçlerin şeffaflaşmasını ve standardize edilmesini sağlamasına bir nebze de faydası olacağını umuyoruz.
Kooperatif ve Sitelerde Satın Alma Yönetmeliğinin Dayanağı Ne Olacaktır ?
Öncelikle Toplu Yapı Site yönetim kurullarında veya kooperatiflerde hazırlanacak satın alma yönetmeliğinin uygulanabilmesinin temel şartı yönetmeliğin kooperatifin genel kurulunda veya sitenin kat malikleri toplantısında kabul edilmesi ve tutanağın ekinde resmileştirilmesidir. Aksi takdirde yönetim kurulları tarafından hazırlanan ve genel kuruldan onay alınmadan yürürlüğe konulmayan yönetmelikler başka bir yönetim kurulu veya mevcut yönetim kurulu tarafından her zaman değiştirilebilir olduğundan istenilen amaca ulaşması mümkün olmayacaktır.
- Kooperatiflerde Satın Alma Süreci
Her ne kadar kooperatifler 1163 sayılı kooperatifler kanununa ve site yönetimleri ise 634 sayılı kat mülkiyeti kanununa tabi olsalar da zaman zaman her iki kanunun da ortak uygulama alanları olması nedeni ile satın alma süreçleri benzerlik göstermektedir.
Kooperatif ve Sitelerde Satın Alma Süreci Hangi Noktadan Başlar ?
Bilinenin aksine Kooperatif ve Site yönetimlerinde satın alma süreci satın alma talebi ile değil bütçe ile başlar.
Bütçe sürecinde ;
1. Her birim bir sonraki sene yapacağı harcamaları bütçe kontrol müdürüne gönderir
2. Bütçe kontrol müdürü tarafından birimlerden gelen bilgiler, geçmiş yıl gerçekleşmeleri, devam eden sözleşmeler ve diğer değişkenlerde dikkate alınarak bütçe bir kaç farklı senaryo ile hazırlanır.
3. Bütçe gerekli organlarda onaylanarak kesinleşir. ( Kooperatif ve Sitelerde süreç birbirinden farklı olması nedeni ile bütçenin veya işletme projesinin kesinleştirilmesi bu yazının konusunu oluşturmamaktadır)
Kooperatif ve Sitelerde bütçenin kesinleşmesinden sonra bütçe kapsamında satın alma faaliyetleri nasıl gerçekleşecektir ?
Satın alma süreçleri bankalarda, bir çok uluslararası şirkette ve kurumsal şirketlerde dijital ortamda yürütülmektedir. Dijital ortam olarak kast edilen, firma içinde kullanılan internal bir yazılımdır. Bu iç yazılım üzerinden talep açma,onaylama, sipariş verme ve muhasebe programına entegrasyon sağlanmaktadır. Artık son derece uygun maliyetlere web sayfası üzerinden çalışan programlarda mevcuttur. Bu tip programlar sayesinde süreçler eksiksiz olarak takip edilebilmektedir.
Kooperatif ve Sitelerde Satın Alma Sürecinde Hangi Adımlar İzlenmelidir ?
1-Satın alma sürecinde ilk adım talep girme ( ticket açma ) dır. Talep giren kişi ilk olarak kullanılan sisteme ihtiyacın nedenini ve en geç karşılanma süresini de detaylı yazarak talebini açar.
2-Açılan talep kooperatifin veya sitenin yapısına satın almayı yapacak kişinin veya birimin ekranına düşer. Satın almayı yapacak kişi sistemde tanımlı onaylı tedarikçilerden online ortamda teklif toplar, gerekli pazarlık işlemlerini yapar.
Kooperatifler ve Siteler için Satın Alma Sürecinde Onaylı Tedarikçi Nedir ? Neden Gereklidir ?
Öncelikle onaylı tedarikçi nedir onu açıklayalım. Onaylı Tedarikçi kurumunuza ürün veya mal, hizmet satma yeterliliğine sahip kişi veya kurumlardır.
Peki bu yeterlilikler nelerdir ?
- Zamanında Teslim
- Fiyat
- Teslimat Süresi
- Teknik Yeterlilik ve Kalite
Kurumsal işletmeler onaylı tedarikçi listesinde olmayan kişi veya kurumlardan mal veya hizmet almaz. Öncelikle sizin kooperatifinize veya sitenize mal veya hizmet satılabilmesi için aşağıdaki listede yer alan bilgi ve belgelerin hazırlanması gerekmektedir. Bugün bir çok işletmede tedarikçiler aşağıdaki yer alan bilgi ve belgeleri müşterinin sistemine yükledikten sonra teklif verebilmektedirler. Bu bilgi ve belgeler;
- Firmanın vergi ve sigorta borcu olmadığına dair yazı ( Çalıştığınız satıcının devamlılığını ölçebilmeniz için çok önemli bir kriterdir)
- Vergi Levhası, Yetki Belgesi, Şirketi Temsil edenlerin kimler olduğunu gösteren imza sirküleri
Satın alma sürecine devam edersek
3.Aşama: Onaylı tedarikçilerden gelen tekliflerin değerlendirilmesi ve yönetim kurulunun seçimine sunulması. Programlar sayesinde mukayese formları ve tasarruf tutarları online ortamda hazırlanabilmektedir. Ayrıca bu tip programlar sayesinde talep takibi yapılırken Departman, Personel, Bütçe Kalemi, Tarih, Ürün ve Tedarikçi bazlı raporlar alınabilmektedir. Bu raporlar bir sonraki senenin bütçesi için önemli bir veri oluşturmaktadır.
Bu noktada belli tutarlar altında kalan satın almaları yönetim kurulunun onayına düşmemesi de sağlanabilir. Ancak kooperatiflerde yönetim kurulunun bu yetkiyi ancak yönetim kurulu kararı ile müdür atayacağı kişiye vermesi gerekmektedir. Yönetim kurulu yine internal sistem üzerinden satın almaya onay verebilir. Bu noktada onay sürecinin mail üzerinden takip edilmesi de mümkündür. e-mail ortamında onaylanan satın alma kararları fiziksel olarak yönetim kurulu toplantısında karar defterine yazılarak imzalanır.
Eğer sözleşmeye dayanan bir satın alma ise, sürece mutlaka mali müşavir ve hukuk danışmanın da dahil edilmesi gerekmektedir.
4.Aşama Sistem üzerinden sipariş formunun oluşturulması, mal ve hizmetin alımı, tedarikçi tarafından faturanın düzenlenmesi ve faturanın ödenmesi ve tedarikçinin değerlendirilmesi
Sonuç olarak, her ne kadar satın alma süreci online ortama taşınsa da kooperatif ve sitelerde incelemeler evrak üzerinden gerçekleşeceği için satın alma sürecindeki tekliflerin, sipariş formlarının ve diğer evrakların bastırılarak dosya üzerinde saklanması gerekmektedir. Bu tip programlar üzerinden alınan dökümanlar,(teklif formları, karşılaştırma tabloları v.b. )belli bir standarta sahip olması nedeni ile inceleme sürecinde fayda sağlayacaktır.
Saygılarımızla
Özmen Mali Müşavirlik