1
KOOPERATİF BİLGİ SİSTEMİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
I. Ticaret İl Müdürlüklerinin Sorumlulukları
1. Ticaret İl Müdürlükleri illerinde kurulu bulunan tüm kooperatif ve üst
kuruluşları ile ortaklarına Koop-Bis projesini yazışma ve/veya yerel imkânlarla duyuracaklar
ve kullanımı için yönlendirme yapılmasına ihtiyaç duyulan noktalarda, İl Müdürlükleri olarak
gerekli destek verilecektir.
2. Genel kurul toplantısı öncesi veya sonrası yapılacak başvurular sırasında konunun
önemi hakkında kooperatif yöneticilerine bilgi verilecek ve ekte yer alan kullanıcı rehberinin
bir nüshası da teslim edilecektir.
3. Kooperatiflerin teknik bilgi ihtiyacı ve gerekli diğer destekler, İl Müdürlüklerince
uygulamalı eğitim ve duyuru gibi yollarla karşılanacaktır. İhtiyaç görülen hallerde, kooperatif
ortak ve yöneticilerine yönelik Koop-Bis eğitim organizasyonları için gerekli koşulların İl
Müdürlüklerince sağlanmasının ardından eğitimci görevlendirilmesi amacıyla
Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü ile temas sağlanabilecektir.
4. Kooperatif sorumluları ve İl Müdürlüğü personelince yapılacak veri girişlerinin
düzenli şekilde yapılması İl Müdürlerince takip edilecektir. Veri girişine ilişkin gelişmeler ve
ortaya çıkan sorunlar Bakanlığımıza bildirilecektir. Kooperatif yöneticilerinin ortak
girişlerini düzenli olarak yapmaları ve genel kurullarda kullanılacak hazirun listelerinin
sistem üzerinden temin edilmesi esas olacaktır. Zorunluluk durumları haricinde sistem dışı
oluşturulan hazirun listeleri dikkate alınmayacaktır.
5. Kurum kullanıcıların sisteme girebilmesi için kullanıcı adı ve şifrelerinin
tanımlanması ve diğer sistem talepleri Bakanlığımızın kurumsal elektronik posta altyapısı
aracılığıyla Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Şubesi [email protected]
e-posta adresine “* Yetki Talep Formu” doldurularak iletilecektir. Genel Müdürlük gerekli
gördüğü durumlarda resmi yazı talep edebilir.
(* Yetki Talep Formu e-posta ile İl Müdürlüklerine bildirilecektir)
6. Yeni kuruluşu yapılan kooperatifler ile kuruluşu önceden yapıldığı halde sisteme
eklenmediği tespit edilenlerin, İl Müdürlükleri personelince sisteme eklenmesi yapılacak,
kooperatif künyeleri düzenli olarak güncellenecektir.
7. İl Müdürlükleri, kooperatiflerin düzenledikleri genel kurulların ardından yönetim,
denetim ve tasfiye kurulları bilgilerini sisteme işleyecektir.
8. Bu sistemde yer alan bilgilerin amacı dışında veya kötüye kullanılması ve kişisel
verilerin gizliliğine riayet edilmemesi durumunda disiplin ve ceza sorumluluğu ilgili
kullanıcıya ait olup, Ticaret İl Müdürleri personelin bu hususlarda gerekli dikkat ve özeni
göstermesini sağlamakla yükümlüdür.
9. İl Müdürlüğü kullanıcıları sistem kullanımı esnasında aşağıda hususlara dikkat
etmelidir;
a) Kooperatif üst kuruluşlarının bilgisayar kayıtlarında ortak olan kooperatif sayısı
yerine sehven temsilci sayısı işlenmektedir. Ayrıca, bir kooperatifin üst birliğe bağlama ve
2
birlikten ayırma işlemlerinin etkin ve düzenli bir şekilde yapılmaması nedeniyle, Kooperatif
Temel Bilgisinde bulunan ortak sayısı ile Birliğe bağlı kooperatif sayıları gerçekte birbirini
tutmamaktadır.
b) Uygulamalar sırasında yapılan hataların düzeltilmesi ile ilgili olarak kurum
kullanıcılara gönderilen e-postalara olumlu veya olumsuz bir cevap verilmemekte, sağlıklı
sonuç alınamamaktadır. Gönderilen e-postalarda yapılması belirtilen işlemler ivedilikle
tamamlanarak bilgi dönülmelidir.
c) Genel kurul toplantısında yapılan seçim sonucunda mevcut kurulların tekrar
yönetim ve denetim kuruluna seçilememesi halinde ‘Göreve Başlama Tarihi’ değiştirilmeden
‘Görev Bitiş Tarihi’ seçilmelidir. ‘Ayrılış Nedeni’ ayrıldı seçilerek kayıt güncellenmelidir.
ç) Mevcut kurullar tekrar seçilmiş ise ‘Göreve Başlama Tarihi’ değiştirilmeden eksik
bilgi adres, T.C. Kimlik No gibi verileri güncellenmelidir.
d) Genel kurul toplantı sonucunda eskiden görev yaparak görevden ayrılan ve tekrar
ileriki yeni bir genel kurulla göreve gelen Yönetim, Denetim Kurulu üyeleri yeni kayıt olarak
işlemi yapılmalıdır. Eski kayıtlar üzerinden değişiklik yapılmamalıdır.
e) Kooperatif genel kurul toplantısında tasfiye kararı alınmış ise tasfiye kurullarının
sisteme işlenmesi tasfiye ve yönetim kurulu aynı kişilerden oluşmuş ise Yönetim Kurulunun
aynı zamanda Tasfiye Kurulu olarak da işlenmesi gerekmektedir.
f) Kooperatif panelinden kooperatifin hukuki durumuna Tasfiye ya da Terkin
yapılmamalı ancak Ticaret sicil gazetesi geldiğinde bu işlem gerçekleştirilmelidir.
10. İl Müdürlükleri, kooperatif unvanlarının uygunluğunu denetlerken sistem
üzerinden unvan araştırması yapmalı ve ayrıca aşağıdaki kurallara dikkat etmelidir;
a) Unvanlar bir veya birden çok kelimeden oluşabilir. Bu ve benzer durumlarda sorgulama
yapılırken unvan bitişik ve ayrı yazılarak sorgu yapılmadır.
Örnek: hem “güzel kent”, hem de “güzelkent” yazılarak sorgulama yapılması gerekmektedir.
b) Kooperatif ve üst kuruluşlarının unvanlarında kamu kurum ve kuruluşlarının
unvanlarına yer verilememektedir.
c) Türk, Türkiye ve Milli kelimelerinin tek başına veya ek olarak kullanılabilmesi
Bakanlar Kurulu izni ile mümkündür.
ç) Köylerin tüzel kişilik olması nedeniyle köy adları kullanılamaz.
d) Unvanların ülke çapında korunabilmesi için unvan sorgulamaları Türkiye genelinde
yapılmalıdır.
e) Unvanlar bir veya daha fazla kelimeden oluşabilir.
f) İyi niyet esasları göz önünde bulundurulmak kaydıyla (olumlu izlenimler bırakarak
belirli bir güven inşa etmiş şirket ve kooperatif unvanlarını çağrıştırır benzer unvanlar
oluşturmamak) daha önceden kurulmuş bir unvana, karışıklığa neden olmayacak şekilde bir
eklenti yapılması ile yeni unvan oluşturulabilir.
g) Kullanılacak unvanların anlamlı kelimelerden oluşması ve açılımı olmadan
anlamsız kısaltmalara yer verilmemesi gerekmektedir.
ğ) Kooperatiflerin unvanlarında rakamsal ifadeler kullanılmamalıdır.
h) Unvanlarda noktalama işaretleri kullanılmamalıdır.
ı) Mesleki gruplara ilişkin unvanların örneğin; Hakimler, Savcılar, Doktorlar,
Avukatlar, Mühendisler vb. türdeki kelimeler ilk bakıldığında farklı bir intiba bırakarak iyi
niyet esasları çerçevesinde farklı değerlendirilebileceğinden bu tür kelimeler içeren unvanlar
kullanılmamalıdır.
i) Daha önce kuruluşu yapılmış ve Bakanlık bilgisayar sisteminde mevcut olan
kooperatiflerin arama yapılmadan (Unvan, sicil, yönetim, denetim kurulları) tekrar kuruluşu
yapılmakta olup, bu nedenle oluşan mükerrer kayıtlar kooperatif istatistiklerinde hatalı
bilgiye neden olmaktadır.
3
j) Mevcut ve yeni kurulan kooperatif kayıtlarında; unvanın başına sistemden otomatik
geldiği için eklenmesine gerek olmayan “S.S.” veya “SS” eklenmemeli, unvanın
devamına kooperatif türü yazılmamalıdır.
k) Çift haneli sicil numaraları işlenirken tire ” – ” yerine taksim ” / ” yazılmakta olup,
arandığında mevcut “-” li kayıt bulunamadığı için yeniden kuruluş yapılmakta bu da yine
mükerrer kayıt oluşumuna neden olmaktadır. Bu durumdan kaçınılmalıdır.
II. Kooperatif Sorumlularının Yükümlülükleri
1. Kooperatif portalına http://koopbis.gtb.gov.tr web adresi üzerinden veya e-devlet
üzerinden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı e-hizmet menüsü linkinden e-devlet oturumu açılarak
giriş yapılacaktır.
2. Bir kooperatife ortak olduğu halde sistemde ortağı olduğu kooperatifin bölümüne
erişemeyen kişi kooperatif yetkilileriyle iletişime geçerek kendisinin ortak olarak sisteme
eklenmesini talep etmelidir. Talep üzerine dahi kooperatife ortak olarak eklenmeyen kişi olası
hak kayıplarının önüne geçmek için hukuki yollara başvurmalıdır.
3. Bir kooperatifin yönetim kurulu üyesi olduğu halde sistem tarafından ilgili
kooperatif verilerine erişim yetkisi sağlanmayan kişi Ticaret İl Müdürlüklerine, yönetim ve
denetim kurullarının tescil evrakları da dahil durumunu gösterir belgelerle müracaat ederek
ilgili kooperatifin yönetim veya denetim kurulu üyesi olarak kendini tanımlatmalıdır.
4. Kooperatife genel müdür veya Koop-Bis vekili/yetkilisi atanması durumunda
yönetim kurulu üyelerinden biri, durumu gösterir belgelerle Ticaret İl Müdürlüğüne müracaat
ederek ilgili kooperatif genel müdürünün veya Koop-Bis vekilinin sisteme tanıtılması, bu
görevden ayrılma halinde de görevden çıkarılması sağlanmalıdır.
5. Kooperatif yetkilileri ortaklarını eksiksiz bir şekilde sisteme eklemelidir. Sistemde
var olan entegrasyon sayesinde T.C. kimlik numarası ve doğrulama bilgisinin girilmesiyle
ortağa ilişkin birçok bilgi otomatik olarak çekileceğinden bu işlem kolaylıkla yapılabilecektir.
Kooperatif portalına kaydedilecek hususlar şunlardır;
a) Ortaklıktan çıkarılması henüz kesinleşmeyen kişilere ilişkin olarak yönetim
kurulunun çıkarma kararının tarihi ve numarası, çıkarılmaya ilişkin ihtarnamelerin tarih ve
numarası, genel kurula veya mahkemeye itiraz edilip edilmediği,
b) Ortaklığın devri halinde devre ilişkin yönetim kurulu kararının tarih ve numarası,
c) Ortağın ölümü durumunda yerine bildirilen kişinin adı ve soyadı ile kimlik bilgileri,
ç) Ortağın mesleği vb. hususlar.
6. Kooperatif ortaklığına giriş ve çıkışa ilişkin olarak yapılan her türlü işlem (ortaklığa
giriş, ortaklığın devri, ortağın ölümü, çıkma, çıkarılma, tüzel kişi ortağı temsil eden kişilerde
değişiklik olması vb. durumlarda) konuyla ilgili olarak yönetim kurulu kararının alınmasının
ardından yedi gün içinde elektronik ortamda Kooperatif Bilgi Sistemine de işlenecektir.
7. Kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantıları öncesinde hazırlamak
zorunda oldukları hazirun listelerinin Kooperatif Bilgi Sisteminde kayıtlı ortak listeleri ile
uygunluk içinde bulunması sağlanmalıdır. Bu hususlar kooperatif yönetim kurulunun
sorumluluğu altındadır.