634 Sayılı kat mülkiyeti kanununun 37.maddesine gore işletme projesi hazırlanırken işletme projesi kapsamında herkesin bildiği üzere

a) Ana gayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları

b) Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20. maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar (Eğer site yönetim planı farklı bir dağıtım öngörmüyor ise )

c) Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20. maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı

 gösterilir.

Aslında işletme projesi, site yönetim kurulunun site ile ilgili planladığı faaliyetlerin rakamsal olarak ifade edildiği bir dokümandır. Ancak günümüzde özellikle 1000 konutun üzerinde bulunan sitelerde işletme projesi hazırlamak profesyonel bütçe raporlama bilgisi gerektirmektedir. Bütçe çalışması çok markalı konut projelerinde bile maalesef afaki rakamlara dayanmaktadır.

Öncelikle işletme projesi (Tahmini bütçe) hazırlanırken mutlaka bir önceki sene içinde aylık bazda her giderin bütçe varyans analizi yapılmalıdır. Bütçe hazırlama her yıl yeni bir tecrübe edinip bir sonraki yılada hatasız olarak bütçe hazırlama prosedürüdür.

Örnek olarak işletme projesinde yer almayan veya daha az tutarda dikkate alınan kar küreme çalışmaları için alınan tuz miktarı veya sitenin yapılaşmasından kaynaklanan kanalizasyon açma gideri, bir sonraki senenin işletme projesinde mutlaka dikkate alınmalıdır. Bu şekilde her sene sitenin kendine has özelikleri dikkate alınarak her yıl bütçenin gerçeğe en yakın gerçekleşme oranını yakalaması hedeflenir. Yönetim kurulu için hedeflenen bütçe gerçekleşmenin yakalanması, bütçenin zorunlu olmadıkça aşılmaması bir başarı kriteridir. Her ne kadar maliklerden istenen aylık ücretlerin avans niteliğinde olup, yıl sonunda kesin hesaba dönüşse de hiç bir kat maliki bir sonraki senenin aidatından düşmesi karşılığında bu yılın aidatını fazla ödemeyi kabul edeceğini düşünmemekteyim. Bu nedenle hedeflenen bütçenin aşılmaması ve gerçekçi bütçe yapılması kat maliklerinin site yönetimine olan güveninin artıracağı şüphesizdir.

Başka bir ilginç örnek ise 2016 yılında İstanbul’da yaşanan elektrik kesintileri nedeni ile jeneratör yakıt talebi ihtiyacıdır. Bu ve benzer bütçe kalemleri için jeneratör yakıt gideri kalemine ek olarak mutlaka öngörülemeyen gider kalemi toplam bütçenin belli bir oranında bütçeye eklenmelidir.

Bu rakamlara göre bir sonraki yılın enflasyon oranı da dikkate alınmalıdır. Ayrıca mutlaka site yönetim kurulunun imzaladığı sözleşmeler ve ödeme yükümlülükleri gözönüne alınmalıdır.

Bütçe uluslararası şirketlerde hazırlanırken nasıl bir süreç takip ediliyor ise benzer bir süreç yürütülmeli, bütçe çalışmaları kapsamında her birimden bilgi talep edilmelidir. Örnek olarak güvenlik, temizlik, teknik birimler ile görüşüp, talepleri olup, olmadığı, ek personel veya malzeme kalitesindeki eksiklik nedeni ile farklı malzeme talepleri olup, olmadığı control edilmelidir.

Bütçe hazırlanırken eğer site dahilinde çalışan personeller taşeron firma çalışanı değil ise kıdem tazminatı karşılığının mutlaka dikkate alınması gerekmektedir. Kıdem tazminatı karşılığı hesaplanırken ne gereğinden fazla ne de az hesaplanmalıdır. Kıdem tazminatı karşılığı personelin devir hızı dikkate alınarak aktüeryal yöntem ile hesaplanması mümkündür.

Ayrıca sitenin demirbaşlarının yenilenmesi hususu da gerekli ise bu konuda dikkate alınmalıdır.

İşletme projesi iki şekilde kesinleştirilebilir.

1. Kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi güniçinde projeye itiraz edilmez ise kesinleşir

2. Kat malikleri kurulunda karar alınması

Sonuç olarak tarafımdan birçok konut ve sanayi sitesi işletme projesi ve tahmini bütçesi hazırlandığı için bu konuda yapılan hataları ve eksiklikleri tespit etme imkanım olmuştur. Sitede yaşayan insanların huzurunun kaçmaması, aidatların karşılığını aldıklarını hissetmeleri için mutlaka işletme projesi özenli ve detaylı olarak hazırlanıp kat maliklerine sunulmalıdır.

Evren Özmen