1163 sayılı yasaya tabi birer tüzel kişilik olan kooperatifler ve üst kuruluşlarında, “Türk Ticaret Kanunu”, “Kooperatifler Kanunu”, “Vergi Usul Kanunu” ve “Kooperatifler, Kooperatif Birlikleri, Kooperatif Merkez Birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği” hükümlerine göre;

  – Yevmiye Defteri

  – Defteri Kebir

  – Envanter (ve Bilanço) Defteri

  – Karar Defterleri

1)   Genel Kurul Karar Defteri

2)   Yönetim Kurulu Karar Defteri, tutulması ve tasdiki zorunlu defterlerdir.

Bu defterlerin yanında tasdiki zorunlu olmayan

– Kasa defteri

– Ortaklar Defteri

– Sabit Kıymetler ve Demirbaş Defteri

– Teftiş Defteri

– Gelen-Giden Evrak Kayıt Defteri

– Personel Yıllık İzin Defteri gibi defterlerin de tutulması gerekmektedir.

a) Defterlerin tasdiki:

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter ve bilanço defteri ile karar defterleri kullanılmaya başlanmadan evvel notere ibraz olunarak tasdik ettirilir (TTK m.66, 326). İşe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ay içinde, yasal defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler, kullanacakları yılın ocak ayı içinde, yıl içinde defterleri dolanlar yeni defterleri kullanmaya başlamadan önce notere tasdik ettirmek zorundadırlar.

Tasdike tabi defterler ertesi yılda da kullanılacak ise ocak ayı içinde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Ancak yönetim kurulu ve genel kurul karar defterleri açılış tasdiki yapıldıktan sonra sayfaları bitinceye kadar kullanılır. Bu defterlerin sayfaları bittikten sonra yeni bir deftere başlanırsa onun açılış tasdiki yapılır.

b) Açılış tasdikine tabi defterler:

Kooperatifler kanununda, defterler ve tasdiki hakkında bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak, aynı kanunun 98’inci maddesi yollamasıyla TTK hükümleri, 89’uncu maddesine istinaden ilgili bakanlıkça hazırlanan Kooperatifler Muhasebe Yönetmeliği ve Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre hareket etmek gerekmektedir.

Bilindiği üzere, ticari defterler ve tasdiki ile ilgili hükümlere, TTK’nın 66’ncı ve izleyen maddelerinde yer verilmiştir. TTK’nın 69’uncu maddesinin birinci fıkrası 2003 yılında 4884 sayılı yasa ile değiştirilmiş ve sadece kuruluş sırasında açılış tasdiki ile sınırlı olmak üzere ticaret sicili memurlukları da tasdik ile yetkili kılınmıştır. Takip eden yıllarda ise, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun, defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerine göre tesdik olunacağı düzenlemesi yapılmıştır. VUK’un 220’nci maddesinde yevmiye defteri ile envanter (ve bilanço) defterinin tasdike tabi olduğu hükme bağlanmıştır. Burada bir hususu dile getirmekte fayda vardır. Şöyle ki: Defteri kebirin, TTK’ya göre tesdik zorunluluğu bulunduğu halde, VUK’a göre tasdik zorunluluğu bulunmamaktadır. 2003 yılında TTK’da yapılan düzenlemede, kuruluşu takip eden yıllarda VUK hükümlerine atıf yapıldığı halde iki kanun arasındaki çelişki giderilmemiştir. TTK hükümlerine göre defteri kebirin her yıl noter tasdiki yaptırılmalıdır. Nitekim Bakanlığın hazırladığı yönetmeliğin 4’üncü maddesine göre de defteri kebirin notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir.

Diğer taraftan; Yönetmelik ve TTK’da ortaklar defterinin açılış tasdikine tabi bulunduğuna ilişkin bir hükme rastlanılmamakla birlikte, uygulamada, bu defterde tasdik ettirilmekte ve böylece suiistimallerin önüne geçilebilmektedir.

4884 sayılı kanun ile değiştirilmeden önce, TTK’nın 69’uncu maddesi gereğince, defterlerin tasdiki sırasında noterler “sicil tasdiknamesi” istiyordu. Bu yöndeki düzenleme, 2003 yılında 17.06.2003 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren ve Türk Ticaret Kanununun 69’uncu maddesinin 1’inci fıkrasını değiştiren 4884 sayılı Kanunun 1’inci maddesi ile kaldırıldığından, noterlerin defter tasdiki sırasında sicil tasdiknamesi araması zorunluluğu kalkmış, nitekim Türkiye Noterler Birliği genelgeleri ile bu düzenleme noterlere duyurulmuştur.

c) Kapanış tasdikine tabi defterler:

Diğer tüzel kişi tacirler gibi, kooperatiflerde de kapanış tasdiki yükümlülüğü sadece TTK’da yevmiye defteri ile envanter (ve bilanço) defteri için getirilmiştir. TTK’nın 70’inci maddesi gereğince, takip eden yılın ocak ayı sonuna kadar yevmiye defteri, yine TTK’nın 72’nci maddesi gereğince takip eden yılın nisan ayı sonuna kadar envanter ve bilanço defteri notere ibraz edilerek kapanış tasdiki yaptırılmalıdır. Vergi usul kanununda bu ve diğer defterler için kapanış tasdiki ön görülmemiştir. Yasa koyucunun yevmiye defteri ile envanter (ve bilanço) defteri için kapanış tasdiki ön görmesindeki amacı bu defterlere sonradan kayıt düşülmesini ve böylece tartışmalı işlemlere yer verilmesini önlemektir.

Uygulamada yukarıda değinilen iki defterin kapanış tasdiklerinin yaptırıldığına çok ender rastlanılmakta, tasdik ettirilmeyen diğer defterler gibi, kapanış tasdikinin de yaptırılmaması halinde, TTK’nın 67’nci madde son fıkrası hükmü gereğince, yetkililer hakkında savcılığa suç duyurusunda bulunulmaktadır. Bu husus ve ayrıca kapanış tasdiki yaptırılmayan defterlerin, kooperatif lehine delil sayılmadığı da dikkate alındığında, kooperatif yöneticilerinin ve muhasebecilerinin bu defterlerin kapanış tasdiklerini mutlaka yaptırmalarının kooperatif ve kendileri açısından ne kadar önem taşıdığı ortaya çıkmış olmaktadır.

d) Beyanname verme:

TTK’nın 69’uncu maddesi gereğince kooperatifler, tutulması zorunlu olan defterlerle, tutmak istedikleri diğer defterlerden her birinin adını, mahiyetini, sayfa sayılarını gösteren iki nüsha beyannameyi, bu defterleri kullanmaya başlamadan önce sicil memuruna vermeye mecburdurlar. Sicil memuru bunlardan birini tasdik ederek kooperatife geri verir.

e) Defterlerin kayıt nizamı:

Kayıt nizamı konusunda TTK’da açık hükümlere yer verilmemiş, sadece 75’inci maddesinde; envanter ve bilançoların ticari esaslar gereğince eksiksiz, açık ve kolay anlaşılır bir şekilde ve Türk Lirasına göre düzenleneceği hüküm altına alınmıştır. Aynı maddenin devamında da aktif ve pasiflerin hangi kıymetler üzerinden kaydedileceği belirtilmiştir.

Defter ve kayıtların nizamı konusunda Kooperatifler Muhasebe Yönetmeliğinin 5’inci maddesinde ve bu madde yollamasıyla VUK’ da geniş açıklamalara yer verilmiştir.

Defterler Türkçe tutulur. Mürekkepli kalemle yazılır. Bilgisayar ile muhasebe tutuluyorsa bilgisayar çıktısından alınır. Defterlere geçirilen bir kaydı silmek, çizmek, kazımak suretiyle okunamaz hale getirmek yasaktır. Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar muhasebe kurallarına göre, diğer defterlerindeki yanlış rakam ve kayıtlar üzeri okunacak şekilde ve yanına veya uygun bir yerine doğrusu yazılmak suretiyle düzeltilir.

Kullanılan bütün defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.

Muhasebe işlemlerinin kayıtlara 10 gün içinde geçirilmesi zorunludur. Ancak, kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde muamelelerin bunlara işlenmesi deftere işlenme hükmünde olup, bu kayıtların esas defterlere 45 gün içinde intikal ettirilmesi gerekir.

f) Defter ve belgelerin saklanması, kayıtların belgelere dayanması:

TTK’nın 66’ncı maddesinin son fıkrası gereğince, (defterlerle birlikte) kayıtların dayanağını teşkil eden belgelerin de saklanması gerekir. Defterler bu belge ve dayanakları ile geçerlidir. Yargıtay 11. Hukuk Dairesinin 06.11.1989 tarih, E.8242, K.5987 no’lu kararında da belirtildiği üzere, dayanağı olmayan defter kayıtları delil olabilme özelliğine sahip değildir. Defterler ile dayanağını teşkil eden belgelerin, TTK’nın 68’inci maddesinin birinci fıkrası gereğince, defterlerin son kayıt tarihinden, diğer belgelerin ise tarihlerinden itibaren on yıl süreyle saklanması gerekmektedir.

g) Cezai sorumluluk:

g.1- Türk Ticaret Kanunu’na göre cezai sorumluluk:

TTK hükümlerine göre defter tutma mükellefiyetinin hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirilmemesi halinde, tespiti yapan yetkililerce, yine TTK’nın 67’nci maddesinin son fıkrası hükmü gereğince Cumhuriyet Başsavcılıklarına “defter ihbarnamesi” adı verilen raporlar ile suç duyurusunda bulunulmakta, bu nedenle, aynı maddenin üçüncü fıkrası gereğince yönetim kurulu üyeleri ile defterleri tutmakla görevlendirilenler (kooperatif personeli, muhasebeci, mali müşavir) hakkında öngörülen ve her yıl değişen miktarda ağır para cezası verilmektedir.

Anılan hükümle; tutulması zorunlu olan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defterlerini hiç veya kanuna uygun olarak tutmayan kooperatif yöneticileri ile bunları tutmakla görevlendirilmiş kimseler cezalandırılmaktadır.

g.2- Vergi Usul Kanunu’na göre cezai sorumluluk:

TTK’nın 67’inci maddesinin üçüncü fıkrasının son cümlesinde, “diğer kanunlarda bulunan cezai hükümler mahfuzdur” denilmiştir.

Defterlerle ilgili hükümler ve cezai sorumluluklar denildiğinde TTK’dan sonra ilk akla gelen kanun VUK’ dur. Anılan kanunla defterlere ilişkin usulsüzlük cezaları getirilmiştir. Her ne kadar kooperatifler genel anlamda vergiden muaf olduklarından vergi kaybına sebebiyet verilmesi söz konusu değil ise de, vergi kanunlarının şekil ve usulle ilgili hükümlerine riayet edilmesi gerekir.

g.3- Kooperatifler Kanunu’na göre cezai sorumluluk:

Kooperatiflerde ve üst kuruluşlarında görevli bulunanlar; bunlarla ilgili defter ve belgeleri istenildiğinde müfettişlere, kooperatif kontrolörlerine ve kredi veren kuruluşların denetim görevlilerine göstermekle ve incelemesine yardımda bulunmakta yükümlü tutulmuşlardır (KK. m. 90, f.5).

Bu yükümlülüğe aykırı hareket eden, yani müfettiş, kooperatif kontrolörü, kredi veren kuruluşların denetim elemanları gibi görevlilere defter ve belgeleri vermeyen ve incelemelerine yardımda bulunmayan kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyeleri ile memurları hakkında fiilin önem ve mahiyetine göre hapis ve ayrıca ağır para cezası öngörülmüştür (KK. Ek m. 2/1).

h) Sonuç:

Defterlerle ilgili mükellefiyet hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirilmez ise ne olur?

1- İlk olarak, yukarıda da değinildiği üzere, suç duyurusunda bulunulması halinde, kooperatif veya üst kuruluşların yönetim kurulu üyeleri ile defterleri tutmakla görevlendirilenler hakkında ağır para cezası verilmektedir.

2- Defterler yasal düzenlemelere uygun tutulması halinde sahibinin lehine, aksi halde sahibinin aleyhine delil olmaktadır. Kooperatifle ilgili bir konunun yargıya intikal etmesi halinde, usule uygun tutulmayan defterler kooperatifin, dolayısıyla yöneticiler ile personelin aleyhine delil teşkil etmektedir.

Hata: İletişim formu bulunamadı.