Kooperatifler ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği!

KOOPERATİFLER, KOOPERATİF BİRLİKLERİ, KOOPERATİF MERKEZ BİRLİKLERİ VE TÜRKİYE MİLLİ KOOPERATİFLER BİRLİĞİ MUHASEBE YÖNETMELİĞİ

Yayımlandığı R.G. : 28.11.1973 – 14726

Amaç ve kapsam:

Madde 1- 1163 sayılı Kooperatifler Kanununa göre kurulan kooperatiflerin, kooperatif birliklerinin ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği’ nin muhasebe usulleri ve tutacakları defterler hakkında bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.

BİRİNCİ BÖLÜM

Tutulacak defterler:

Madde 2- Kooperatifler ve bunların üst kuruluşları aşağıda belirtilen defterleri tutarlar.

a) Kanuni defterler,

b) Diğer kanuni defterler,

c) Yardımcı defterler.

A) Kanuni defterler:

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 182 ve 6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun 66 ncı maddeleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerdir.

a) Yevmiye defterleri:

(TTK. md. 70)

Yevmiye defteri kayda geçirilmesi icabeden işlemleri vesikalardan çıkararak tarih sırasiyle ve madde halinde tertipli olarak yazmaya mahsus defterdir.

Yevmiye defteri ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralı olur. Vergi kanunlarına göre, müteharrik yapraklı yevmiye defterinin kullanılmasına müsaade olunduğu takdirde, vergi kanunlarına uygun olarak bu defterler de kullanılabilir.

Yevmiye defterinin en az aşağıdaki bilgileri ihtiva etmesi gerekmektedir.

1) Madde sıra numarası,

2) Tarih,

3) Borçlu hesap,

4) Alacaklı hesap,

5) Meblağ (Yardımcı hesaplara taksim edilenlerin izahat sütununda gösterilmesi şarttır)

6) Her kaydın dayandığı vesikaların nev’ i, varsa tarih ve numarası.

Bu defter; borç, alacak, izahat, fiş numarası, yevmiye defteri, madde numarası, defteri kebir sahife numarası ve varsa tarih kayıtlarının yazılmasına imkan verecek şekilde tertip edilir.

Nakden yapılan işlemler için tahsil veya tediye, mahsuben yapılan işlemlerde mahsup fişi kullanılır.

Günlük işlemleri ihtiva eden bu işler, yevmiye defterine aşağıda belirtilen şekilde kaydedilir.

İş hacminin genişliği, işlemlerin bir yevmiye defterine kaydına imkan vermediği durumda tek ve çift günler veya tek ve çift aylar için ayrı ayrı yevmiye defteri kullanılabilir.

İş yılı bittiği halde defter dolmamışsa, gelecek yıl işlemlerinin kaydında da kullanılabilir.

Yevmiye defterinin borç ve alacak toplamlarının birbirine eşit olması gerekir.

Her iş yılı sonunda kati mizanın çıkarılmasını müteakip kati mizan bakiyeleri esas alınmak ve borç bakiyesi veren hesaplar alacak, alacak bakiyesi veren hesaplar borç kaydedilmek üzere bir mahsup fişi düzenlenerek yevmiye defterinin sonuna kapanış maddesi kaydedilir. Yeni iş yılında yevmiye defterinin ilk maddesine kati mizan bakiyeleri yazılır.

b) Defteri kebir:

(TTK. md. 71)

Defteri kebir, yevmiye defterine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir surette hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

Defteri kebir en azından şu bilgileri ihtiva etme zorundadır.

1) Tarih,

2) Yevmiye defteri madde numarası,

3) Meblağ,

4) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.

Defteri kebir ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralıdır. Karşılıklı iki sahifesi bir hesaba tahsis edilir. Birinci sahifeye ilgili hesabın borç işlemleri, ikinci sahifeye alacak işlemleri kaydolunur.

Defteri kebir sahifeleri, hesap planındaki sıraya ve hesabın işleme durumuna göre takdim olunur.

İş hacmi az olan kooperatif kuruluşlar, yevmiyeli defteri kebir kullanabilirler.

Bu defter, defteri kebir ile yevmiye defteri ve kasa defterinin birleşmesinden meydana gelmiştir. Bu üç defterin vazifesini görür.

Kasa ve mahsup işlemlerinin tarih sırasıyla düzenli ve müfredatlı alacak kaydına mahsustur. Ciltli olup sahifeleri müteselsil sıra numaraları taşır.

c) Envanter ve bilanço defteri:

(TTK. md. 72, 73)

Envanter çıkarmak; saymak, ölçmek, tartmak ve değerlendirmek suretiyle, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları, kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmektir.

Envanter defteri, işe başlama tarihinde ve müteakiben her iş yılı sonunda çıkarılan envanter ve bilançoların kaydına mahsus defterdir.

Envanter defteri ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralıdır.

Kanunda aksine hüküm olmadıkça iş yılı sonu için çıkarılacak envanter ve bilançoların gelecek iş yılının ilk üç ayı içinde tamamlanmış olması lazımdır.

Envanter esas itibariyle defter üzerine çıkarılır. Ancak işlerinde geniş ölçüde ve çeşitli mal kullanan büyük kooperatifler işletmeleri, envanterlerini listeler halinde tanzim ve listeler muhteviyatını envanter defterine icmalen kaydedebilirler.

Bu takdirde envanter cetvellerinin;

a) Sahifelerinin numaralanarak sıraya konulması,

b) Envanterleri çıkaran memurla yetkililer tarfından imzalanması ve tanzim tarihinin konulması gerekir.

ç) Karar defterleri:

(TTK. md. 78. 236)

Karar defterleri kooperatifin yetkili organlarınca (Genel Kurul ve Yönetim Kurulu) alınan kararların kaydına mahsus defterlerdir.

I- Genel kurul karar defteri:

Bu deftere, genel kurul tarafından alınmış olan kararlar, toplantı tarihi, toplantıda bulunan ortakların ortak numarası, ad ve soyadları ile, alınan kararlarda oy sayısı ve müzakerelerin tam bir surette bilinmesi için gerekli diğer hususlar kaydedilir, kararların altı imzaya yetkili olanlar tarafından imzalanır.

Defter ciltli ve müteselsil sıra numaralı olacaktır.

Bu defter, sahifeleri bitinceye kadar kullanılır.

II- Yönetim kurulu karar defteri:

Yönetim kurulu karar defteri yönetim kurulu tarafından alınan kararların kaydına mahsustur.

Ciltli ve müteselsil sıra numaralıdır.

Yönetim kurulu tarafından alınan kararların, deftere yazılması ve altının toplantıda hazır bulunan üyeler, tarafından toplantı sırasında imsalanması mecburidir.

Verilen karara aykırı oy kullanılan veya çekimser kalan üyeler sorumluluktan kurtulabilmek için karar altına aykırı oy kullanma ve çekimserlik sebeplerini belirterek kararı imzalarlar ve bu durumu denetçilere bildirirler.

Karar metninde; toplantı günü, karar numarası, toplantıda hazır bulunan üyelerin ad ve soyadları, beyan edilen oy ve müzakerelerin tam bir suretle bilinmesi için gerekli diger hususlar bulunur.

d) Ortaklar defteri:

(TTK.md.326; KK. md. 16)

Bu deftere; ortakların ad ve soyadları, iş ve konut adresleri, ortaklığa giriş çıkış tarihleri ve çıkarılma sebepleri, taahhüt ettikleri sermaye payları ile bu paylara karşılık yapılan tahsilat ve iadeler, ortaklığa kabul ve çıkışları ile ilgili yönetim kurullarının kararı tarih ve numaraları kaydedilir.

B) Diğer kanuni defterler:

(VUK. md. 197, 201, 206, 213)

Vergi Usul Kanunu işletmelerin özelliğine göre bazı ilave defterlerinin tutulmasını gerekli kılmıştır. Eğer kooperatif, sınai bir işletme kurmuşsa, bu işletme için ( İmalat Defteri ) ile ( İstihsal Vergisi Defteri ) tutacaktır. Kooperatif nakliyat işleri için uğraşıyorsa ( Nakliyat Vergisi Defteri ) veya zırai işletme söz konusu ise ( Çiftçi İşletme Defteri ) tutulması gereklidir.

C) Yardımcı defterler:

Kooperatifler ve üst kuruluşlar kanuni defterler dışında aşağıda belirtilen yardımcı defterleri tutmakla zorunludur.

1- Kasa defteri, (kaldırıldı)

2- Stok giriş-çıkış defteri veya kartları,

3- Sabit kıymetler ve demirbaş defteri,

4- Kıymetli evrak defteri,

5- Teftiş defteri,

6- Gelen-giden evrak kayıt defteri.

Bu defterler dışında ihtiyaca göre her hesap için ayrı ve müfredatlı diğer defter ve föyler tutulabilir.

Bu defterler tasdike tabi değildir. Defter veya kalamoza şeklinde tutulur. Şekilleri ihtiyaç ve iş icaplarına göre değişik olabilir.

1- Kasa defteri:

Günlük tahsil ve tediye işlemlerinin kaydına ve kasa mevcudunun kontroluna yarıyan yardımcı bir defterdir.

Tahsil edilen paralar bu defterin borç kısmına, nakden yapılan ödemeler de alacak kısmına kaydedilir. Bu defterin borç bakiyesi kasa mevcudunu gösterir.

Günlük işlemlerin sonunda kasadaki paralar sayılarak kasa yardımcı defteri kayıtlarına uygun olup olmadığı kontrol edilir.

Yevmiyeli defteri kebir kullanan kooperatif  kuruluşlar, kasa mevcudunu bu defter üzerinde takip edebileceklerinden ayrıca kasa kasa yardımcı defteri tutmalarına lüzum yoktur.

( Tahsil ve tediye işlemlerinden ve kasadaki paraların saklanmasından sorumlu olanların yönetim kurulu tarafından alınacak bir kararla yazılı olarak tespiti gerekir.)

2- Stok giriş ve çıkış defteri:

Depoya giren ve çıkan malların kaydına ve depodaki malların kontroluna mahsus bir defterdir.

Bu defterin borç kısmına depoya giren mallar, alacak kısmına depodan çıkan mallar miktar ve bedel olarak kaydedilir. Her malın cinsine göre bu defterde aynı bölümler tahsis edilebildiği gibi işin önemine göre çeşitli türdeki mallar için ayrı ayrı defterler de tutulabilir.

3- Sabit kıymetler ve demirbaş defteri:

Bu defter, kooperatif kuruluşlara ait sabit kıymetlerle, demirbaşların alım tarihini, cinsini, maliyet bedellerini, miktarını, yıllar itibariyle ayrılan amortismanları gösteren bir defterdir. Sabit kıymetler ve demirbaş defteri şeklinde ayrı ayrı olarak da düzenlenebilir.

4- Kıymetli evrak defteri:

Bu defteri kooperatifte kullanılan çekler, tahsil, tediye ve mahsup fişleri, ambar giriş ve çıkış fişleri, çek pusulaları, nakliye fişleri gibi evrakın giriş ve çıkışlarının kaydına mahsus defterdir.

5- Teftiş defteri:

Bu defter Ticaret Bakanlığı veya görevlendireceği kuruluşların müfettişleri tarafından yapılan teftişler ve düzenlenen raporlarla ilgili defterdir.

6- Gelen-giden evrak defteri:

Kooperatife gelen, kooperatiften gönderilen yazıların kaydına mahsus defterdir.

Hesap dönemi:

Madde 3- Defterler hesap dönemi itibariyle tutulur. Kayıtlar her hesap dönemi sonunda kapatılır ve ertesi dönem başında yeniden açılır.

Hesap dönemi normal takvim yılıdır.

Şu kadar ki, takvim yılı dönemi faaliyet ve muamelelerinin mahiyetine uygun bulunmayan kooperatif kuruluşları Maliye Bakanlığına müracaat ederek 12 aylık özel hesap dönemleri uygulayabilirler. (VUK. md. 174).

İKİNCİ BÖLÜM

Kanuni defterlerin tasdiki:

Madde 4- Yevmiye defteri defteri kebir ( veya yevmiyeli defteri kebir), envanter ve bilanço defteri, karar defterlerinin kullanılmaya başlanılmadan önce notere tasdik ettirilmesi gerekir (TTK. md. 69).

Vergi mükellefiyeti yönünden defterlerin tasdiki hakkında Vergi Usul Kanununun 220 ve 221 inci maddeleri hükümleri saklıdır.

A) Beyanname verme:

Kooperatif ve üst kuruluşlar tutmaya mecbur oldukları diğer defterlerle tutmak istedikleri defterlerin her birin nev’ i ve mahiyetleriyle sayfa sayılarını gösteren iki nüsha beyannameyi bu defterleri kullanmaya başlamadan önce sicil memuruna vermeye mecburdur.

Memur bunlardan birisini tasdik ederek ilgili kuruluşa geri verir. Bu mükellefiyeti hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirmeyen kooperatif kuruluşun bu gibi defterleri lehine delil olamaz. ( TTK. md. 69).

B) Tasdikli yenileme:

Yevmiye ve envanter defteri ile V. U. Kanununa göre tutulması mecburi olan diğer defterleri ertesi yıl da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar. (VUK. md. 222).

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kayıt nizamı:

Madde 5- Bu Yönetmeliğin 2 nci maddesinde sayılan kooperatif kuruluşları tutacakları defter ve kayıtların:

a) Türkçe olarak tutulması, ( VUK. md. 215 )

b) Mürekkeple veya makine ile yazılması (VUK. md. 216) gerekir.

Bilumum defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemle yapılabilir. Bu mizan çıkarılarak mutabakat sağlandıktan sonra mürekkeplenir ve müteakip aya kurşun kalem ile yazılmış yazı veya yekun bırakılamaz. (VUK. md. 216).

Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde, düzeltmeler ancak yalnız rakam  ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üste veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirmek yasaktır. ( VUK. md. 217 ).

Defterlerde, kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.

Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (VUK. md.  218).

Kayıtların mazeretsiz ve sebepsiz olarak 10 günden fazla geciktirilmesi caiz değildir. (VUK. md. 219/9).

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Muhasebeyle ilgili belgeler:

Madde 6- Kooperatif  kuruluşların işlemlerinin muhasebeleştirilmesinde aşağıdaki belgeler kullanılır;

A) Fişler:

1- Tahsil fişi,

2- Tediye fişi,

3- Mahsup fişi.

1-Tahsil fişi:

Tahsil fişleri, numaraları, teselsül eden ve her numarası biri dip koçan olmak üzere ikişer nüshalı olan matbu belgelerdir. Kasaya giren paralar için kullanılır.

2- Tediye fişi:

Tediye fişleri de tahsil fişleri şeklinde matbu belgelerdir. Kasadan çıkan paralar için kullanılır.

Fişlerin üzerinde borçlu veya alacaklı hesapların numara ve isimleri, tahsil veya tediyenin yapıldığı şahıs veya müessesenin  ismi, meblağ ve muamelenin açık şekilde müstenidatının cins, numara ve tarihini de belirtecek izahat bulunur.

Fişlere eklenen evrakı müsbitenin cinsi ve adedi fiş üzerine kaydedilir. Fiş onu yazan tarafından ve ayrıca yetkililer tarafından imzalanır. Fişlere istinaden kasadan yapılacak tediye veya tahsilatı müteakip bunların üzerine veznedar tarafından “tahsil edilmiştir”, “tediye edilmiştir” damgası vurulur ve imzalanır.

Bu fişlerin ilk nüshaları müsbet evrak olarak kayıt ve muhafaza olunur. Dip koçanı ayrıca muhafaza edilir.

3- Mahsup fişi:

Mahsup fişlerinin numaralı olması zorunlu değildir. Bu fişte de tahsil ve tediye fişlerinde olduğu gibi muamelenin mahiyetini açıkca belirtecek şekilde izahat, müstenidatın cins, tarih ve numarası, borçlu ve alacaklı hesapların isim ve numaraları, miktar, fişi yazanın ve yetkililerin imzası bulunur. Fişlerin dayanağı olan eklerin adetleri de fişe kaydedilir.

Tahsil, tediye ve mahsup fişleri yevmiye defterine işlendikten sonra yevmiye defterinin madde numarası kırmızı mürekkeple bu fişlerin üzerine kaydedilir.

B) Makbuz:

Kasaya giren paralar ile depoya giren ayniyat karşılığında verilen vesikalara makbuz denir.

Kasaya giren para karşılığında ve yatıranın isteği üzerine verilen kasa makbuzları iki nüsha olarak düzenlenir. Makbuz numaraları matbu ve müteselsildir. İlk nüsha ilgili şahıs ve müesseseye verilir. Sabit nüshası dip koçan olarak saklanır.

Makbuz üzerinde paranın niçin alındığı, parayı verenin adı, alınan paranın yazı ve rakamla miktarı, makbuzu yazanın ve ayrıca yetkililerin imzaları ve tarih bulunur.

C) Çek:

Kooperatif bankalar nezdinde açtırmış olduğu mevduat hesaplarından veya bankalarca kooperatif lehine açılmış bulunan kredi dahilinde borçlu cari hesaplardan çekilecek paralar için kullanılan, usulüne uygun şekilde düzenlenen matbu bir vesikadır. Çekler ilgili bankalardan temin edilir. Kullanılan çeklerin dip koçanları saklanır.

D) Faturalar:

Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.

a) Faturada bulunması gereken bilgiler:

Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur.

1- Faturanın sıra numarası ve tarihi,

2- Faturayı çıkaranın ticaret ünvanı ve iş adresi,

3- Müşterinin ticaret ünvanı ve adresi,

4- Emtianın veya işin nev’i, miktarı, fiyatı ve tutarı,

5- Satılan malların faturanın düzenlenmesinden evvel teslim edilmemişse teslim tarihi.

b) Fatura düzenlenmesi: (VUK. md. 230, 231)

Faturaların düzenlenmesinde aşağıdaki kaideler uygulanır.

1- Faturalar sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri ayrı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde, bu faturalara şube ve kısımlara göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki yapılması mecburidir.

2- Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kalemiyle doldurulur.

3- Faturalar en az bir asıl ve bir örnek çıkarılır. Birden fazla örnek çıkarıldığı takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.

c) Fatura kullanma mecburiyeti: ( VUK. md. 232)

Kooperatif kuruluşlar Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre birinci sınıf tüccar olarak mütalaa edilir.

Bu bakımdan:

1- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara,

2- Serbest meslek erbabına,

3- Kazançları götürü usulde tespit olunan tüccarlara,

4- Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere,

5- Vergiden muaf esnafa,

sattıkları emtia veya yaptırdıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetindedirler.

Yukarıdakiler dışında kalanların kooperatiften satın aldıkları emtia  veya kooperatife yaptırdıkları iş bedelinin bin lirayı geçmesi veya bedeli bin liradan az olsa dahi istemeleri halinde kooperatifin fatura vermesi mecburidir.